ฝึก 7 Core Skills เพื่อการทำงานอย่างมืออาชีพ
By Tupthai Ritthaprom
ยิ่งเราโตขึ้น ยิ่งมีโอกาสได้เห็นคนที่มีความสามารถ ได้ทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่เก่งๆหลายคน มีหลายครั้งที่เราได้เห็นความสามารถพิเศษลับๆของเพื่อนร่วมงานแต่ละคนที่คอยปล่อยออกมาโดยที่เราไม่คาดคิดมาก่อน
“เฮ้ย ทำได้ด้วยหรอวะ?” “ไปฝึกมาจากไหนเนี่ย?” “ทำไมถึงทำได้ดีขนาดนี้?” ทำไมคนพวกนี้รู้งานจัง นี่หรอที่เค้าเรียกว่า “มืออาชีพ”
การที่เราได้ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่มีความเป็นมืออาชีพสูง บางครั้งก็กดดันนะ แต่มันก็ทำให้เราได้รับฟังไอเดียเจ๋งๆ แนวคิดดีๆ จากหลายคนที่ผ่านประสพการณ์ที่ต่างๆกัน ผมถือว่าเวลานี้ต้องตักตวงให้ได้มากที่สุด
ความเป็นมืออาชีพที่ผมพูดถึงคืออะไร?
สำหรับผม ความเป็นมืออาชีพคือ การรู้และเข้าใจว่าตัวเองต้องทำอะไร ตอนไหน ในปริมาณมากน้อยเพียงใด มีความรับผิดชอบ และให้เกียรติผู้อื่น การจะเป็นมืออาชีพได้ เราควรมีพื้นฐานในการทำงานที่ดีก่อน โดยผมขอยก “7 Core Skills” ที่ควรฝึกฝนมาเป็นเนื้อหาหลักในบทความนี้ครับ
7 Core Skills
Core #1: การสร้าง Relationship ในที่ทำงาน
การที่เราโฟกัสที่เรื่องงานอย่างเดียวอาจทำให้เราทำงานเสร็จได้ก็จริง แต่ถ้าเราต้องทำงานที่ยากขึ้น ต้องการความช่วยเหลือจากคนอื่นโดยที่เราไม่เคยสร้างมิตรภาพในที่ทำงานไว้เลย คงจะยากที่คนอื่นจะช่วยเหลือเราได้อย่างสะดวกใจ มันอาจทำให้เรากลายเป็นคนมือไม่ถึง และย่ำอยู่กับที่
ทักษะนี้จึงจำเป็นมากๆครับ ลองเดินไปคุยเล่นๆกับคนอื่นระหว่างพักเบรค ชวนออกไปทานข้าวด้วยกันบ้าง และที่สำคัญหากเราต้องการทำความรู้จักกับคนที่ยังไม่เคยคุยกันมาก่อน First impression สำคัญมากครับ ลองทักด้วยคำพูดที่สุภาพจริงใจ ชวนคุยเรื่องที่สนใจร่วมกัน และเริ่มต้นด้วยการเป็นผู้ให้มากกว่าผู้รับ
Core #2: การจัดการกับความขัดแย้ง(Conflict management)
การขัดแย้งเป็นเรื่องธรรมดาที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน หรือพูดได้ว่าการไม่มีข้อโต้แย้งเลยอาจส่งผลเสียต่อองค์กรมากกว่าผลดี แต่จะทำยังไงให้การขัดแย้งที่เกิดขึ้นเป็นการขัดแย้งที่เหมาะสม และเป็นประโยชน์
การขัดแย้งเกิดขึ้นเมื่อมีความคิดเห็นหรือไอเดียเกิดขึ้นมากกว่าหนึ่งอย่าง โดยความคิดเห็นหรือไอเดียที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้ไปในทางเดียวกัน เราควรเรียนรู้ที่จะจัดการกับความขัดแย้ง หากใครยังไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ลอกฝึกคิดตามหลักการดังนี้ดูครับ เป็นหลักการที่ผมใช้เสมอเมื่อมีข้อโต้แย้งในที่ประชุม
- แยกแยะคนและปัญหาออกจากกันก่อน โดยให้มองที่ “ปัญหา” เป็นหลัก ว่าปัญหานั้นคืออะไร อย่ามองว่าใครเป็นคนยกปัญหานี้ขึ้นมา
- หากคุณเป็นคนกลาง ให้เช็คให้มั่นใจว่าความสัมพันธ์ของผู้โต้แย้งยังคงดีอยู่ อาจจะใช้การสังเกตุอารมณ์คนพูด หรือดูจากสีหน้า
- หยุดและรับฟังอย่างตั้งใจ มุ่งเน้นให้เกิดการเรียนรู้
- ตรวจสอบให้มั่นใจว่าทุกคนในที่ประชุมได้ยินข้อโต้แย้งที่เกิดขึ้น หากมีคนไม่ได้ยินให้ทวนข้อโต้แย้งอีกครั้ง
- ยอมรับปัญหา อย่าเข้าข้างหรือปลอบใจตัวเอง และอย่ากลัวที่จะผิด
- หาข้อสรุปที่ตรงกัน
- มองหาทางเลือกที่เป็นไปได้มากที่สุด
Core #3: ความหลักแหลมทางธุรกิจ(Business Acumen)
หากคุณต้องการก้าวขึ้นไปเป็นผู้บริหารในอนาคต คุณควรรู้จักคำว่า Business Acumen ไว้ครับ โดยคำนี้หมายถึง การมีความเข้าใจธุรกิจอย่างถ่องแท้ และสามารถรับมือสถานการณ์ต่างๆได้อย่างฉลาดหลักแหลม ซึ่งจริงๆแล้วเป็นทักษะที่กว้างมากๆ ผมขอยกตัวอย่างทักษะที่จำเป็น 2 ข้อครับ
- Financial acumen skills คือการมีความรู้ทางการเงิน เช่น การเข้าใจ financial statements, การคำนวณงบประมาณ, การใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์การเงินเป็น เป็นต้น
- Market Orientation การทำธุรกิจโดยไม่รู้แนวคิดทางการตลาดแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยในยุคปัจจุบัน การเข้าใจลูกค้าและรู้พฤติกรรมในการซื้อสามารถสร้างผลกำไรได้อย่างมหาศาล และหากเรารู้วิธีการสร้างแบรนด์ ทำ Digital marketing เป็นก็ยิ่งเป็นสกิลที่ได้เปรียบ
Core #4: ทักษะความเป็นผู้นำ(Leadership Skills)
Core นี้ยาวหน่อยนะครับ ผมจะพูดถึง 3 สกิลคือ “การจูงใจ” “การช่วยตัดสินใจ” และ “การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง”
การจูงใจ(Influence): หลายครั้งที่เราจำเป็นต้องจูงใจคนอื่น แม้ว่าจะไม่ใช่ผู้รับผิดชอบเนื้องานนั้นๆ หรือไม่มีอำนาจเลยก็ตาม แต่เพื่อให้งานโดยรวมออกมากดี เราต้องสวมหมวกเป็นยอดนักจูงใจ
- กรณีตัวอย่างในการจูงใจที่ต้องเจอเช่น ที่ประชุมได้มีมติให้เปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานใหม่ทั้งหมด แต่หลังจากประชุม ยังมีบางคนที่ไม่เห็นด้วย ต่อต้านและไม่ทำตาม เราจำเป็นต้องจูงใจคนที่ไม่เห็นด้วยให้ทำตามมติที่ตั้งไว้
หลักการจูงใจในกรณีนี้คือ
- ต้องเข้าใจมุมมองของผู้ต่อต้านว่าทำไมถึงไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลง
- เข้าใจอุปสรรคที่เกิดขึ้นพร้อมทั้งมองหาแรงกระตุ้นที่จะช่วยเหลือผู้ต่อต้าน
- ทำให้ผู้ต่อต้านเชื่อและเข้าใจถึงเหตุผล และประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลง ทำให้เค้าสะดวกใจที่จะพูดเปิดใจถึงปัญหา
เมื่อเข้าใจถึงเหตุผลในมุมมองของผู้ต่อต้าน เราสามารถจูงใจและหาทางแก้ไขได้อย่างตรงจุดมากขึ้น
การช่วยตัดสินใจ(Decision-making): การเป็นผู้สนับสนุนในการตัดสินใจ เป็นทักษะที่ฝึกฝนได้ยากพอสมควร เพราะเราต้องเก่งในการออกไอเดีย ช่วยวิเคราะห์ และวางแผนการตัดสินใจต่างๆ หากต้องการช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพ อาจเริ่มจากเข้าใจและตอบคำถาม 4 ข้อนี้ให้ได้ คือ
- ขั้นตอนการตัดสินใจคืออะไร?
- ประเมินผลยังไง? ต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง?
- ผู้นำต้องการอะไร? และอะไรบ้างที่ผู้นำต้องตัดสินใจ?
- จะนำเสนอข้อมูลยังไง?
การสนับสนุนการตัดสินใจเป็นหน้าที่ที่สำคัญมากในการทำธุรกิจ หรือพูดได้ว่าเป็นการช่วยกำหนดอนาคตขององค์กร
การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง(Change management): เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น สิ่งที่ควรพิจารณาคือ มีใครได้รับผลกระทบในการเปลี่ยนแปลงนี้บ้างและจะจัดการยังไง
หากวันนึงคุณได้รับหน้าที่เป็นคนจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ลองนำขั้นตอนเหล่านี้ไปปรับใช้ได้ครับ
- ระบุกลุ่มคนที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง
- กำหนดว่าอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง
- ช่วยเหลือกลุ่มคนที่ได้รับผลกระทบรวมถึงปรับทัศนคติให้ดีขึ้น
- จัดหา Trainer เพื่อเตรียมความพร้อม
Core #5: การนำประชุม (Facilitating meeting)
ทักษะการจัดประชุมและนำที่ประชุม(Facilitating meeting): เป็นทักษะที่คุณจะได้เรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่องในการทำงาน เริ่มจากการประชุมเล็กๆ ไปจนถึงการประชุมใหญ่ๆที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก โดยสิ่งสำคัญที่คนส่วนใหญ่มองข้ามไปคือการเตรียมตัวก่อนประชุม
การเตรียมตัวจะทำให้คุณประสพความสำเร็จในการนำประชุม
โดยการเตรียมตัวนั้นให้คุณสร้างวาระการประชุม(Agenda)แบบง่ายๆ โดยคำนึงว่าจะต้องมี 3 ข้อนี้ 1. มีจุดมุ่งหมาย 2. ไม่หลุดจุดประสงค์(ไม่ออกทะเล) 3. ตัดหัวข้อ หรือกิจกรรมที่ไม่มีความหมายทิ้ง
Core #6: การเป็นผู้ฟังที่ดี(Listening Skills)
การเป็นผู้ฟังที่ดี จะทำให้ผู้ที่ร่วมงานกับเรารู้สึกมั่นใจ เชื่อใจและมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน หากคุณมีทักษะการฟังที่ดีจะทำให้คุณเข้าใจสิ่งต่างๆมากขึ้นและเกิดการเรียนรู้ ผมแบ่งการฟังเป็น 3 รูปแบบ เพื่อปรับใช้ในแต่สถานการณ์ครับ
- การฟังอย่างตั้งใจ(Active listening) เป็นการฟังแบบจดจ่อเพื่อให้รู้สึกถึงเจตนาและความรู้สึกของผู้พูด การฟังลักษณะนี้ใช้ได้ดีกับการแก้ไขข้อโต้แย้ง, สร้างความเชื่อใจและสร้างความสัมพันธ์
- การฟังเชิงวิจารณ์(Critical listening) เป็นการฟังเพื่อประเมินและตัดสิน โดยทักษะนี้จะถูกใช้เมื่อคุณต้องการเข้าใจปัญหา หาไอเดียในการแก้ไข และทางเลือกต่างๆ
- การฟังเนื้อหา(Content listening) เป็นการฟังเพื่อความเข้าใจ โดยการตั้งคำถามหลังจากฟังเป็นหัวใจสำคัญของการฟังลักษณะนี้
Core #7: ทักษะการคิดอย่างเป็นระบบ(Systems Thinking)
การมองสิ่งต่างๆอย่างเป็นระบบและการมองภาพรวมคือปัจจัยสำคัญในการทำงานอย่างเป็นมืออาชีพ หากเรามีการคิดอย่างเป็นระบบและมองเห็นจุดเชื่อมที่คนส่วนใหญ่มองไม่เห็นหรือเห็นได้ยากทำให้เราสามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้อย่างมหาศาล
เทคนิคที่ดีมากสำหรับการคิดอย่างมีระบบคือการ “Chunking” ครับ โดยการ Chunking down คือการย่อยแนวคิดที่ใหญ่ๆออกเป็นชิ้นเล็กๆ เหมือนการหั่นเรื่องออกมาดูทีละมุม ช่วยให้เราเห็นว่าสิ่งไหนสำคัญ ไม่สำคัญ สิ่งไหนมีจุดเชื่อมกัน มองเห็นสิ่งที่มีผลกระทบซึ่งกันและกัน การทำแบบนี้จะช่วยให้เราสามารถลงมือทำงานได้ง่ายขึ้น
นอกจากย่อยแล้ว เราต้องเรียนรู้ที่จะสรุปรวบรวมข้อมูลต่างๆเพื่อมองภาพใหญ่ให้เป็น(Chunking up) เมื่อเราสามารถย่อยและรวมเรื่องโดยใช้หลักการคิดที่เป็นระบบ เราจะมองเห็นโมเดลการทำงานของสิ่งนั้น และสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสพความสำเร็จครับ
ผมหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์และช่วยให้คนที่กำลังต้องการพัฒนาตัวเอง สามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมืออาชีพนะครับ หากมีข้อสงสัย หรือข้อติชม สามารถคอมเม้นได้ทาง Medium นี้ หรือทาง Facebook Page: Laptop is my pillow ได้เลยนะครับ
