Photo: https://francescocirillo.com/

6 ขั้นตอนทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นทันทีด้วย Pomodoro Technique

By Tupthai Ritthaprom

Pomodoro Technique เป็นวิธีการทำงานที่เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายในเรื่องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้การจับเวลา มีเว็บไซต์จำนวนมากได้ทำการอธิบายวิธีการทำงานของเทคนิคนี้ และแอพพลิเคชั่นอีกมากมายที่ออกแบบมาเพื่อรองรับ

ภาพจากการค้นหาคำว่า “Pomodoro” ใน App Store

เทคนิคนี้ถูกพัฒนาขึ้นโดย Francesco Cirillo ในขณะที่เค้าเป็นนักศึกษามหาวิทยาลัยโดยตั้งชื่อเทคนิคนี้ตามนาฬิกาจับเวลาในครัวรูปทรงมะเขือเทศ(Pomodoro แปลว่ามะเขือเทศในภาษาอิตาเลียน)

เทคนิค Pomodoro เป็นหนึ่งในเทคนิคที่ง่ายที่สุดที่จะช่วยให้คุณสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและเสร็จเร็วขึ้น โดยจุดเด่นในการทำงานลักษณะนี้คือการแบ่งเวลาการทำงานเป็นบล็อก บล็อกละ 25 นาที ตามด้วยการพักเบรค 5 นาที ซึ่งเชื่อว่าการแบ่งเวลาแบบนี้สามารถทำให้งานเสร็จได้ไวกว่าการนั่งทำงานนานๆเป็นชั่วโมง

เริ่มกันเลย!

6 Steps of Pomodoro Technique

1.เลือกงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จมาหนึ่งอย่าง และทำการวางแผนคร่าวๆว่างานนี้ต้องใช้เวลาทำทั้งหมดกี่นาที แบ่งออกเป็น Session ละ 25 นาทีโดยจะเรียกแต่ละ Session ว่า Pomodoro
ยกตัวอย่างเช่น ผมต้องการทำรายงานสรุปการประชุมกับลูกค้า 1 ราย ใช้เวลาประมาณ 50 นาที แสดงว่าผมต้องแบ่งงานนี้ออกเป็น 2 Pomodoros

2. ตั้งนาฬิกาเตือนเป็นระยะเวลา 25 นาที จากนั้นก็เริ่มทำงานได้เลย ให้พยายามป้องกันไม่ให้มีสิ่งอื่นมารบกวน Pomodoro ของเราตลอดระยะเวลาที่เรากำลังโฟกัสกับงาน โดยสิ่งที่มักทำให้เราหลุดโฟกัสในขณะทำงานคือ Social Media ต่างๆ, แชท, Email และการคุยเล่นกับเพื่อนร่วมงาน ให้ลองปิดทุกช่องทาง Social, เปิดโหมด Do not disturb ในโทรศัพท์ และใส่หูฟัง

3. หากเรานึกขึ้นได้ว่ามีสิ่งอื่นที่ต้องทำหรือถูกมอบหมายงานจากเจ้านายกลางคัน ให้หากระดาษจดไว้ก่อนเพื่อกันลืม แล้วค่อยมาคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ช่วงพักเบรค

4. เมื่อนาฬิกาเตือนครบเวลา 25 นาที ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกงานที่เราทำเสร็จเพื่อแสดงว่า เราได้ทำไป 1 Pomodoro แล้ว จากนั้นดูว่าจำนวนงานที่ทำเสร็จเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่

5. พักเบรค 5 นาที ทำอะไรที่ไม่เกี่ยวกับงานเช่น ออกไปเดินเล่น หายใจเข้าออกลึกๆ กดกาแฟ ทำสมาธิ เพื่อให้สมองได้พักและคลายความตึงเครียด

6. ทุกๆ 4 Pomodoros ให้พักยาว 1 ครั้ง(20–30 นาที) เพื่อให้สมองได้ทำการย่อยข้อมูล และได้พักผ่อนก่อนเริ่ม Pomodoro รอบถัดไป

ประโยชน์ที่ได้ทันทีเมื่อใช้ Pomodoro Technique

1. ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดของงานเพราะเรามีการโฟกัสที่ดีขึ้น
2. สามารถรับมือกับสิ่งรบกวนรอบข้างได้ดี ไม่เสียเวลากับสิ่งที่ไม่จำเป็น เพราะการแบ่งเวลาออกเป็นท่อน เปรียบเสมือนการจำลอง Deadline เราจะมีความกระตือรือร้นให้งานเสร็จ
3. ฝึกให้เรามีการประเมินระยะเวลาทำงานที่แม่นยำมากขึ้น ทำให้สามารถกำหนดปริมาณงานในแต่ละวันได้ และไม่สร้างงานค้างที่ไม่จำเป็น
4. ลดความซับซ้อนของงาน เพราะการทำงานเป็นบล็อกจะทำให้เราได้สำรวจภาพกว้างของงานทั้งหมด และมีการวางแผนการทำงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน

Tips:

1. เราไม่จำเป็นต้องยึดติดว่าต้องแบ่งเวลาเป็น 25 นาทีเสมอไป ขึ้นอยู่กับลักษณะงานของเรามากกว่าว่าควรแบ่งสัดส่วนอย่างไร อาจจะแบ่งเป็น 30 หรือ 40 นาทีก็ได้ แต่ระวังอย่าให้น้อยหรือมากจนเกินไป
2. พักเบรค 5 นาที ทำอะไรดี?
   = ในเวลาพักเบรค 5 นาที หากเราไม่ได้วางแผนไว้ก่อนว่าจะทำอะไร เชื่อผมเถอะครับ มักจะจบที่การเดินไปเดินมา หาของกินเล่น กดกาแฟ เล่นเฟสบุค ซึ่งไม่ผิดครับ แต่ผมอยากแชร์แนวทางการพักเบรคที่ผมเห็นว่าควรมีไว้เป็นทางเลือก เช่น การยืดเส้นยืดสาย, เปิดฟัง TED Talk, โทรไปทักทายเพื่อนหรือญาติพี่น้องเพื่อรักษาความสัมพันธ์, เคลียภาระส่วนตัวเล็กๆน้อยๆที่ไม่ต้องใช้สมอง(เช่น จ่ายบิล, จองตั๋วหนัง, ติดต่อช่างซ่อมแอร์ที่บ้าน หรือหาที่เที่ยววันหยุด)
3. สิ่งที่ไม่ควรนับว่าเป็นการพักเบรค
   = เพื่อนร่วมงานชวนคุยจนต้องหยุดทำงานเพื่อมาเบรค, สมาธิหลุดกลางคัน หรือลงไปนั่งร้านกาแฟนานๆ

โดยทั่วไปแล้วเป็นเรื่องธรรมดามากที่ก่อนเริ่มทำงานเราก็จะวางแผนก่อนเสมอ ไม่ว่าจะรู้จักเทคนิคนี้หรือไม่ แต่มีสิ่งหนึ่งที่ผมคิดว่าเป็นประโยชน์ที่ผมได้หลังจากได้เรียนรู้เทคนิคนี้คือ ไม่ใช่แค่ “ทำงานเสร็จ” แต่ต้องมีการวางแผน “ให้สมองได้พักผ่อน” ด้วย

ผมหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน และได้นำไปปรับใช้ในการทำงานนะครับ อย่าลืมติดตามอ่านบทความอื่นๆของ Laptop is my pillow ได้ที่ FB Page: https://facebook.com/laptopismypillow/ หรือ ทาง Website: http://laptopismypillow.com/