【遠距工作】小主管要如何帶領Work from home團隊？
新手小主管的學習筆記，建立團隊默契與有效溝通模式。
9月開始帶領新一批的實習生，雖然內心有先規劃好想要教導以及交付的內容，但還是發先...時間不夠用啊！然後自己的工作項目進度拖延，還有因為大家都在家遠距工作，很擔心無法給予實習生良好的工作體驗，也會加重我自己的工作，所以一直在想要如何有效的安排溝通時間、線上會議以及工作項目安排。
在準備給實習生們的Marketing教材的同時，在LinkedIn Learning看到一堂《如何領導遠距專案和線上團隊》(Leading Remote Projects and Virtual Teams)的課程，和大家分享我的筆記。
1、設定工作團隊的價值觀
領導者需要讓團隊夥伴有一些共識，大家才能在個人工作項目、合作項目上，能達到一定的水準。
範例：We encourage creativity. 我們鼓勵大家發揮創意。
We assume everyone is doing their best. 我們會假設大家都是努力在做最好的狀態。
2、Open Communication
公開的資訊和討論對於遠距工作團隊其實很重要，尤其是在於資訊的取得上如果很多種限制和小圈圈的討論，對於管理者來說很麻煩，對於工作夥伴來說也是會覺得自己是不是不受重視或是信任。所以建立一個可以公開討論的溝通方式很重要。
3、把該Project的所有資訊整合在協作平台上
延續上一點，要把工作需要用到的資訊整合在平台讓大家知道哪裡可以找到哪些資源、大家的工作項目和進度。依據你的需求和習慣的呈現方式，有很多平台可以使用，建議大家挑選1-2個搭配使用即可，以免新成員要摸索平台也需要花時間。
資訊分享、檔案存放最常用的應該就是Google Drive、Google Doc系列，Project管理可以使用Trello、Monday等等。(以前在Comma是使用Slack+Trello，現在的公司使用Monday，很多功能還在摸索中！)
要建立更有系統的溝通方式！
5、設定工作時段
除了設定團隊的共同價值觀之外，也需要設立工作時段。畢竟在家工作，很容易突發一些需要處理的家務，或是有些人會很想要彈性的在平日去購物，更不用提或許你會有跨國家、時區的工作夥伴，那麼，了解團隊夥伴的工作時間，以及設定的office hour就至關重要。
一方面是知道什麼時候可以聯繫到你的工作夥伴，一方面也是要建立團隊能夠集體進行線上討論的時間。更重要的是，你自己的時間。如果總是配合別人的時間安排工作項目、進行討論，很多時候自己的工作項目就會沒有正常進行。所以設定office hour，也是確保有時間留給自己。
6、製造人與人的連結
在我的上一篇文章《多倫多日記：找到工作的意義，才有工作的動力》中有提到：
孤獨世代對工作的歸屬感不再是來自工作本身，反而是重視與人互動上得到的反饋、與團隊的默契溝通，勝過於薪水與福利。
所有的問題不免俗都要回歸到人身上，如何作為一個有凝聚力的團隊將成為重點。
其核心價值應包含了同理心、社群、工作倫理、制度和儀式。
在遠距工作中，我們更是需要建立人與人之間的連結，避免有隻身抗戰導致最後工作越來越無力的感覺。
在設定完大家的工作時段後，需要設定的就是團隊meeting時間。依據專案、團隊需求的不同，可以使用不同的meeting模式，例如scrum的stand-up meeting形式，每天10-15分鐘分享工作進度和遇到的問題。
又或是設定放鬆的時間，每週/雙週可以來一天coffee day，大家線上一起喝飲料，分享工作、生活的近況。
7、使用多種溝通工具
現在通訊軟體很多，根據公司的不同，也會採用不同的通訊工具。在遠距工作中，建議大家使用多種溝通工具，而每一種使用通訊工具都有利弊和使用上的時機。比如說，簡訊(Messanger、LINE、WhatsApp等等)雖然方便，但可以溝通的資訊較少，也可能因為文字內容造成誤解。
我們可以依據「溝通內容的多寡、有效程度」分成三個層次：
A、資訊內容最多、最有效率傳達資訊的：面對面、視訊溝通
當你在專案起步階段、團體會議、給予成果反饋以及處理問題的時候，應該採用面對面或是視訊的直接溝通，一個眼神一個動作都是很重要的資訊，也因為在口語上直接傳達，馬上確認對方是否有理解你的意思，可以避免造成不必要的誤會。
B、資訊傳遞內容次多的：電話、Email溝通
在交換意見、情報消息，還有簡單的討論時，適合使用電話和Email。
C、資訊內容傳遞量最少的：簡訊類軟體
由於簡訊類的軟體(Messanger、LINE、WhatsApp等等)雖然快速方便，但容易產生溝通誤會，適合即時回報情況、輕鬆的對談，但不適合存放重要資訊和團體討論專案內容。
我個人認為Slack、Discord此類的平台介於B和C之間，要看團隊怎麼運用。我是很喜歡用Slack討論公事，把LINE、Messanger僅限在私人事務上使用，但依據工作性質的不同，相信很多人需要使用到LINE、Messanger、微信等軟體工作，我目前WhatsApp也是充斥著私人與工作群組，亦是一個需要建立習慣的地方。
8、了解你的工作夥伴，也讓他們了解你
如果有團隊夥伴一直很安靜、所以突然變得靜悄悄，記得要主動去關心一下。了解團隊夥伴們的需求以及工作動力很重要，如果有人出現一直說到卻作不到的情況，記得要提出一個具體的目標和願景，幫助你和團隊夥伴。
希望以上的分享對你有幫助 :)
我相信以上的8點，都只是大方向，1點都還有很多細節可以深入討論，不過可以當作是 remote project leader 的 check list ，目標朝向以上8點都要做到！我今後也會持續分享工作上遇到的問題和試圖解決的過程。
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出身於內容農場的文章寫手，在內容行銷/PM的精進之路前進中，接下來也會持續在Medium分享我的生活。請多指教！【粉絲專頁】廢文女孩。
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