Pourquoi votre startup a besoin d’un offsite (et comment s’est passé le 1er de 1001menus)

Début janvier, l’équipe de management de 1001menus est partie faire son 1er “offsite”, autrement dit un séminaire mais ça le fait quand même beaucoup plus en anglais ;)

Contexte

Cela faisait longtemps que j’avais envie d’organiser ce offsite avec notre G6 (mes deux associés, notre directeur commercial, notre directrice marketing et notre directeur du service client). Le problème est que l’on a toujours mieux à faire et il est difficile de consacrer 2 jours en dehors du bureau. C’est en discutant avec des amis entrepreneurs, notamment Stéphanie Pelaprat et Yan Hascoet, que je me suis enfin décidé à l’organiser.

Après une première date annulée, nous sommes enfin partis le 8 janvier dernier en Normandie pendant un jour et demi, voici comment cela s’est concrètement passé pour nous et pourquoi après coup, je suis convaincu que c’était indispensable.

La préparation

Tout d’abord, je me suis renseigné auprès d’autres entrepreneurs pour savoir comment ça s’était passé pour eux, quels avaient été leurs programmes et ce qui avait bien marché. Après avoir fait la synthèse de tout ça, je me suis mis à préparer ce séjour d’une soirée et d’une journée avec pour objectif qu’il en ressorte davantage qu’un simple bon moment passé entre collègues.

J’ai envoyé un email à tous les participants quelques jours avant pour leur demander ce qu’ils attendaient de cet offsite et de préparer en amont les réponses aux questions suivantes :

- votre bilan personnel 2014 (réussites et échecs)

- le bilan que vous tirez de 2014 pour la société

- comment voyez-vous la société dans 12 mois, dans 36 mois

- vos objectifs (quanti et quali) pour 2015

Le départ

Nous sommes donc partis du bureau jeudi vers 18h en voiture (nous devions initialement prendre 2 voitures personnelles mais j’ai finalement préféré louer un grand SUV pour que nous puissions être tous ensemble pendant le voyage). Après un rapide passage au supermarché pour faire les courses pour le diner, nous avons pris la route pour 2h direction la maison de campagne de mes parents en Normandie.

La soirée

Arrivés sur place, nous avons commencé à cuisiner tous ensemble en prenant l’apéro, cette ambiance de colonie de vacances était super sympa nous a permis de débuter par une soirée décontractée, avant de se mettre au boulot le lendemain. Quelques bouteilles de vin et conversations animées plus tard, nous sommes allés nous coucher.

Le matin

Nous avions RDV le lendemain à 9h prêts à attaquer la journée, après un petit-déjeuner pris tous ensemble. Cette soirée et le fait de se réveiller tous ensemble dans la même maison a créé un climat très propice aux échanges personnels qui ont suivi.

Nous nous sommes ensuite installés confortablement dans les canapés du salon, en cercle et sans ordinateur pour commencer la 1ère session.

J’ai demandé à tout le monde de prendre la parole chacun son tour quelques minutes pour raconter son histoire personnelle, pas son CV mais son parcours depuis son enfance. Le but était que l’on puisse tous apprendre à mieux se connaitre, savoir d’où l’on venait, comment et pourquoi on en était arrivés à être là aujourd’hui. Ce qui devait durer une demi-heure a finalement duré presque 2 heures et étonnement, nous avons tous appris des choses que l’on ne connaissait pas sur les autres et cela a suscité beaucoup de questions, cela nous a aussi permis de nous mettre à l’aise avant de passer aux choses sérieuses.

Une fois cet exercice terminé, j’ai donné à chacun une feuille et un stylo et j’ai demandé à tout le monde de prendre 5 minutes pour écrire sur chaque personne du groupe dont soi :

- sa plus grande contribution à la société

- la chose qu’il peut le plus améliorer

Une fois terminé, j’ai démarré le tour en expliquant que mes forces étaient ma passion, ma confiance indefectible dans la réussite de cette société et que pouvais largement améliorer ma communication et ma gestion du stress. Cela a donné lieu a des discussions et chacun a tour à tour partagé ses retours librement. Cela n’était pas facile mais tout le monde a vraiment apprécié savoir ce qui était valorisé dans son travail et ce qui devrait être amélioré. Nous étions tous d’accord dans l’ensemble et chacun a pris des engagements de faire des efforts pour s’améliorer.

Nous avons ensuite fait une pause pour déjeuner, encore une fois nous avons cuisiné le déjeuner ensemble. Déjà à mi-journée, on sentait une évolution dans la cohésion du groupe. Pouvoir critiquer l’autre sans risquer de le blesser nécessite un très haut niveau de confiance et de bienveillance.

L’après-midi

Vers 14h, nous avons repris et chacun a partagé son bilan de 2014, ses réussites, ses échecs et nous avons tous débattu des raisons de ceux-ci. Chacun a apporté son analyse et comment il comptait faire en sorte de ne pas refaire les mêmes erreurs en 2015. Nous avons ensuite partagé nos objectifs respectifs et comment nous comptions y arriver. Cela a donné lieu a des conversations qui ont nous ont permis de comprendre plus en détail comment chacun travaillait et comment on pouvait s’aider mutuellement.

Après une courte pause, nous avons repris et chacun a partagé sa vision de l’entreprise à 12 mois et à 36 mois. C’était très intéressant de constater le très haut niveau d’ambition que tout le monde a et les différences entre les visions de chacun.

J’ai ensuite pris la parole pour expliquer ma vision du développement de 1001menus, que nous avons grandi très vite et que notre réussite repose maintenant sur notre capacité à travailler ensemble. Chaque service est lié comme les pièces d’un puzzle et si nous devons réussir, ce sera grâce à notre capacité à nous coordonner pour aller tous vers le même but. Nous visons l’excellence dans tous les domaines, depuis le produit jusqu’au service client et cela nécessite une attention particulière de tout le monde au détail. Je veux qu’un jour on se souvienne de ce qu’on a fait et que chacun puisse être très fier d’avoir contribué à ce succès. Combien de personnes ont la chance de participer à une telle aventure ?

Je pense qu’il était important de donner le cap, une amie entrepreneuse m’a dit récemment “une entreprise, ce n’est pas une démocratie mon Xav, c’est un bateau avec un capitaine, la nuance est importante!” et je pense qu’elle a raison, on a tous besoin de connaitre la direction pour pouvoir ensuite être autonome, responsable de ses actions et tout mettre en oeuvre pour servir le mieux possible l’objectif de la société.

Nous avons ensuite rangé la maison et préparé nos sacs avant de reprendre la route vers Paris. L’ambiance avait déjà beaucoup changé par rapport au trajet aller et j’ai vraiment eu le sentiment que nous étions une équipe plus forte, prête à rentrer sur le terrain et en découdre.

Conclusion

Il faudra certainement du temps pour en être sûr mais je trouve que cette première édition a été un succès. Nous sommes revenus plus soudés, plus motivés et j’ai l’impression que les effets bénéfiques se font déjà ressentir dans l’organisation de notre travail et de nos communications.

Si vous êtes entrepreneur, je vous conseille fortement de prendre le temps de sortir du bureau avec votre équipe, pour ma part, je ne regrette absolument pas.