PaDi UMKM: Transparansi Pengadaan Jasa Raharja dengan Vendor yang Variatif
Tantangan yang cukup nyata dalam bisnis pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah menghadapi vendor yang itu-itu saja!
“Kami merasa pakai vendor itu-itu saja, kurang variatif!” ungkap Yoga Untoro, Staf Pengadaan Belanja Rutin Divisi Umum PT Jasa Raharja.
Sebetulnya, tantangan dalam proses pengadaan barang dan jasa cukup kompleks. Variasi vendor hanyalah salah satunya saja. Sementara itu beberapa hal lain juga menjadi hambatan yang cukup berarti, seperti proses pengadaan yang berjenjang dan memakan waktu. Proses pengadaan tradisional yang dilakukan secara manual seringkali melibatkan banyak tahapan yang memakan waktu, mulai dari pendaftaran, pengadaan, tender, pemesanan, hingga evaluasi. Ini bisa memperlambat pemenuhan kebutuhan operasional yang mendesak.
Tantangan lainnya adalah persoalan transparansi dan akuntabilitas. Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam setiap tahap pengadaan adalah tantangan besar, terutama dalam menghindari praktik penyelewengan dan memastikan semua proses sesuai dengan peraturan yang berlaku. Begitu pula dengan sumber daya dan biaya yang perlu dialokasikan. Proses pengadaan yang panjang dan kompleks seringkali memerlukan biaya administrasi yang tinggi dan penggunaan sumber daya manusia yang signifikan.
Tantangan-tantangan ini perlahan mulai teratasi dengan hadirnya solusi digital dari PaDi UMKM. Sebetulnya, Jasa Raharja juga sudah menyadari bahwa digitalisasi proses pengadaan mampu mengatasi hambatan-hambatan tersebut. Sehingga, penggunaan e-procurement telah dilaksanakan secara internal. Sejak saat itu, dokumen-dokumen dan legalitas proses pengadaan sudah paperless. Namun, Yoga mengungkap bahwa masih ada kendala meskipun sudah menggunakan e-proc internal. Kendalanya seperti yang diungkap di awal tadi, bahwa vendor begitu terbatas dan terkesan itu lagi-itu lagi.
“Sebelum ada PaDi, kami sudah punya e-proc sendiri, jadi rekanan kami proses, mulai dari pendaftaran, pengadaan, tender, pemesanan, evaluasi, sampai akhirnya pengumuman pemenang. Semua mekanismenya di tempat kami. Bahkan, untuk beli langsung tanpa proses pengadaan dengan nominal 10 juta rupiah juga di kami. Sementara itu, kebutuhan perusahaan kian meningkat, banyak sekali belanja yang tidak terlalu besar tetapi kebutuhannya tinggi, yang seharusnya bisa dilakukan beli langsung. Maka, tahun 2023 sejak ada PaDi UMKM, beli langsung kami ubah aturan nominalnya dari yang sebelumnya 10juta menjadi 100juta rupiah,” papar Yoga.
Yoga juga menjelaskan bahwa proses pengadaan di Jasa Raharja cukup berjenjang. Sebelumnya, jika suatu unit membutuhkan barang atau jasa tertentu, mereka perlu mengajukan terlebih dahulu ke unit pengadaan. Setelah kebutuhan diajukan, maka unit tempat Yoga bekerja akan mencari di e-proc siapa saja vendor yang memungkinkan. Nah, di sinilah tantangan itu muncul. Dengan vendor yang terbatas, membuat vendor tersebut tidak selalu siap dalam menerima pesanan.
“Sejak adanya PaDi jadi berbeda. Meskipun ada e-commerce lain, tapi memang kan konsepnya berbeda. Di PaDi kita jadi tahu vendor-vendor yang dipakai BUMN lain, jadi lebih variatif, pilihannya lebih banyak,” tambah Yoga.
Yoga memberi contoh, jika suatu unit akan mengadakan kegiatan sosialisasi misalnya, mereka kan membutuhkan souvenir. Nah, Yoga dan tim tinggal mengarahkan saja ke PaDi UMKM. Unit tersebut bisa melakukan pemilihan vendor yang sesuatu, baik dari sisi harga dan waktu pengerjaan, serta melakukan pemesanan dengan segera. Yoga dan tim tidak perlu khawatir dalam proses kurasi vendor, karena semua penjual yang sudah bergabung dalam e-commerce PaDi sudah terverifikasi dan tervalidasi kelayakannya.
Yoga juga memberi gambaran bahwa unit tempatnya bekerja menangani pengadaan khusus opex, yaitu pengadaan yang ending-nya menjadi biaya, seperti sewa laptop, sewa kendaraan, dan kebutuhan operasional.
“Proses pengadaan di tempat kami mutlak dibutuhkan karena jika tidak dilakukan akan menghambat operasional. Misal, cleaning servis, driver, kalau tidak ada proses pengadaan, tidak ada orangnya, ya akan terhambat pekerjaan yang lain,” jelas dia.
Beberapa manfaat pengadaan barang dan jasa dan perubahan yang dirasakan Jasa Raharja setelah menggunakan PaDi UMKM:
- Vendor jadi lebih bervariasi
PaDi UMKM memungkinkan Jasa Raharja untuk mengakses ribuan vendor baru yang juga digunakan oleh BUMN lain. Ini tidak hanya meningkatkan variasi tetapi juga memungkinkan penilaian yang lebih kompetitif, memastikan bahwa perusahaan mendapatkan layanan terbaik dengan harga yang lebih kompetitif.
2. Efisiensi Proses dan Waktu
Dengan meningkatkan batas pembelian langsung tanpa proses pengadaan dari 10 juta rupiah menjadi 100 juta rupiah, Jasa Raharja dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang-barang kecil namun penting. PaDi UMKM mempermudah proses ini dengan fitur-fitur digital yang efisien, memungkinkan pembelian langsung dari platform.
3. Transparansi dan Akuntabilitas
PaDi UMKM dilengkapi dengan sistem yang memastikan setiap transaksi tercatat dan dapat diaudit. Ini meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan. Vendor yang terdaftar di PaDi juga melalui proses verifikasi yang ketat, memastikan mereka memenuhi standar yang ditetapkan.
4. Efisiensi Biaya dan Sumber Daya
Digitalisasi melalui PaDi UMKM memungkinkan Jasa Raharja untuk menghemat biaya administrasi dan mengurangi beban kerja staf pengadaan. Dengan sistem yang lebih efisien, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya manusia ke tugas-tugas yang lebih strategis.
5. Investasi ESG
Banyak perusahaan besar saat ini berusaha mengintegrasikan prinsip Environmental, Social, and Governance (ESG) dalam operasional mereka. Ini termasuk mengurangi jejak karbon dan penggunaan sumber daya alam. Implementasi sistem paperless dan penggunaan platform digital seperti PaDi UMKM membantu Jasa Raharja mengurangi penggunaan kertas dan mendukung inisiatif ramah lingkungan. Ini adalah bagian dari investasi jangka panjang perusahaan dalam keberlanjutan dan tanggung jawab sosial.
Tantangan dalam proses procurement adalah nyata dan kompleks, namun melalui integrasi PaDi UMKM, Jasa Raharja mampu mengatasinya dengan solusi yang inovatif dan efisien bahkan mendapat keuntungan pengadaan barang dan jasa. Transformasi digital ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan transparansi, tetapi juga membuka peluang baru dan mendukung inisiatif keberlanjutan perusahaan. Dengan terus beradaptasi dan mengadopsi teknologi baru, Jasa Raharja siap menghadapi tantangan pengadaan di masa depan dengan lebih baik.
“Bersama PaDi, kami jadi punya pengalaman baru secara corporate, yang sebelumnya terbatas hanya sebatas offline dengan rekanan saja, sekarang menjadi terbuka dengan banyak rekanan atau vendor baru,” pungkas Yoga.
