Upaya PT Binakarsa Swadaya Meningkatkan Efisiensi dan Kepuasan Pelanggan dengan Tomps Building

Manajemen properti yang efektif menjadi kunci penting bagi keberhasilan bisnis properti dan infrastruktur.

Mengelola gedung, penagihan, dan penjadwalan teknisi secara manual sering kali menimbulkan berbagai tantangan yang mempengaruhi efektivitas operasional dan kepuasan pelanggan. Di tengah situasi ini, Tomps Building hadir sebagai solusi inovatif yang dirancang untuk mengatasi berbagai kendala tersebut.

Tantangan Operasional dalam Manajemen Properti Secara Manual

Manajemen properti mencakup berbagai tugas yang tidak sedikit, mulai dari pemeliharaan dan perawatan, penyewaan dan pemasaran, hingga pengelolaan keuangan dan hubungan penyewa. Terkadang tugas-tugas tersebut perlu dilaksanakan dengan segera karena akan berpengaruh kepada biaya operasional, bahkan kenyamanan pelanggan.

1. Inefisiensi Waktu

Proses monitoring gedung secara manual memerlukan waktu yang lama untuk inspeksi rutin dan pencatatan kondisi gedung. Penundaan dalam identifikasi dan penanganan masalah dapat mengakibatkan kerusakan yang lebih parah dan biaya perbaikan yang lebih tinggi. Penagihan sewa dan pembayaran secara manual juga memakan waktu, terutama jika ada banyak penyewa, dan kesalahan dalam penagihan bisa memerlukan waktu lebih lama untuk dikoreksi. Penjadwalan teknisi secara manual dapat menjadi rumit dan memakan waktu, terutama saat harus mengkoordinasikan jadwal teknisi dengan ketersediaan penyewa dan prioritas pekerjaan.

2. Human Error

Pencatatan manual rentan terhadap human error atau kesalahan manusia yang dapat menyebabkan data tidak akurat dan pengambilan keputusan yang salah. Kesalahan dalam input data penagihan dapat menyebabkan kekeliruan dalam jumlah yang ditagih, mengakibatkan masalah dengan penyewa dan potensi kehilangan pendapatan. Kesalahan dalam penjadwalan teknisi bisa menyebabkan ketidakcocokan jadwal, penundaan perbaikan, dan ketidakpuasan penyewa.

3. Kurangnya Transparansi dan Pelacakan

Tanpa sistem terpusat, sulit untuk melacak kondisi gedung secara real-time dan mengakses riwayat perawatan dengan mudah. Sulit untuk melacak pembayaran penyewa, riwayat penagihan, dan status pembayaran secara real-time. Kurangnya visibilitas dalam jadwal teknisi dan status pekerjaan dapat menyebabkan kebingungan dan inefisiensi.

4. Scalability Problem

Seiring dengan bertambahnya jumlah properti, monitoring manual menjadi semakin tidak efisien dan tidak praktis. Mengelola penagihan untuk banyak penyewa secara manual menjadi semakin rumit dan memakan waktu. Penjadwalan manual menjadi lebih sulit diatur seiring bertambahnya jumlah teknisi dan pekerjaan yang perlu dijadwalkan.

5. Miskomunikasi dan Miskoordinasi

Komunikasi antara tim manajemen dan teknisi bisa menjadi tidak efisien tanpa sistem yang terpusat. Komunikasi dengan penyewa terkait status pembayaran dan masalah penagihan bisa terhambat tanpa sistem yang terorganisir. Koordinasi antara teknisi, manajemen, dan penyewa bisa menjadi kacau tanpa alat bantu penjadwalan yang efisien.

6. Dokumentasi dan Pelaporan

Menyimpan dan mengakses dokumentasi inspeksi, perawatan, dan perbaikan secara manual bisa menjadi sulit dan tidak terorganisir. Menyimpan catatan pembayaran dan penagihan secara manual meningkatkan risiko kehilangan atau kesalahan data. Dokumentasi pekerjaan teknisi dan status perbaikan bisa menjadi tidak teratur tanpa sistem yang terpusat.

Tantangan ini pulalah yang dihadapi oleh PT Binakarsa Swadaya, sebuah perusahaan terkemuka di sektor manajemen properti. Kendala dalam proses manual telah menyebabkan beberapa miskomunikasi yang mempengaruhi pengalaman kenyamanan pelanggan. Proses penagihan yang lama, laporan keuangan bulanan yang tidak sesuai, dan pengawasan gedung yang kurang efektif menjadi beberapa masalah yang acap muncul. Untuk itulah, perusahaan memilih bekerjasama dengan Tomps Building sebagai solusi dalam pengelolaan atau manajemen gedung terhadap tantangan operasional tersebut.

“Kami menyadari bahwa untuk terus memenuhi dan melampaui ekspektasi pelanggan, perlu ada perubahan dalam cara kami mengoperasikan aspek-aspek kritikal bisnis kami,” kata Wilman, Manager BM & Marketing PT Binakarsa Swadaya. Lanjutnya, “Sebagai pengguna yang membutuhkan laporan tiap bulannya, implementasi Tomps Building melalui fitur compliance dan pengelolaan data report tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, juga memastikan bahwa komunikasi antar tim kami dan tenant berjalan lancar.”

Solusi Inovatif Management Properti Tomps Building

Mengatasi berbagai tantangan operasional tersebut, Telkom Indonesia menghadirkan Tomps Building, sebuah solusi manajemen properti yang komprehensif dan terintegrasi. Dengan fitur-fitur canggih yang ditawarkan, Tomps Building membantu mengoptimalkan proses pengelolaan gedung dan properti secara digital, sehingga dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi.

Fitur Utama Tomps Building, di antaranya:

1. Automasi Penagihan

Tomps Building dilengkapi dengan sistem otomatis untuk mengelola faktur dan pembayaran, memastikan proses penagihan yang tepat waktu dan akurat. Dengan fitur ini, risiko kesalahan manusia dalam penagihan dapat diminimalkan, sehingga pembayaran dari penyewa dapat dikelola dengan lebih efisien.

2. Penjadwalan Teknisi

Platform ini memungkinkan penjadwalan teknisi yang lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Dengan fitur ini, manajer properti dapat dengan mudah mengkoordinasikan jadwal teknisi, memastikan bahwa setiap masalah dapat ditangani tepat waktu tanpa adanya kebingungan atau ketidaksesuaian jadwal.

3. Monitoring Gedung Real-Time

Kemampuan untuk memonitor kondisi gedung secara real-time memungkinkan respons yang cepat terhadap masalah sebelum berkembang menjadi lebih serius. Dengan fitur ini, manajer properti dapat memantau status gedung dan aset secara langsung, mengidentifikasi masalah sejak dini, dan mengambil tindakan yang diperlukan dengan segera.

4. Sistem Informasi Pintar

Tomps Building menyediakan sistem informasi pintar yang memungkinkan manajemen untuk mengelola data properti dan hak akses aplikasi dengan lebih mudah dan aman. Sistem ini memastikan bahwa semua data yang tersimpan aman dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.

5. Pembayaran Cashless

Fitur pembayaran cashless memudahkan proses pembayaran sewa dan layanan lainnya secara digital, sehingga mengurangi waktu penagihan dan potensi kesalahan. Penyewa dapat melakukan pembayaran dengan mudah melalui berbagai metode pembayaran digital yang tersedia.

6. Smart Security

Sistem keamanan cerdas dari Tomps Building memastikan keselamatan properti dan penghuni dengan teknologi terkini. Fitur ini membantu manajer properti dalam menjaga keamanan gedung dan memberikan rasa aman bagi penghuni.

7. Customer Service

Tomps Building menyediakan fasilitas untuk komunikasi yang lancar antara penghuni dan manajemen gedung. Dengan fitur ini, penyewa dapat dengan mudah mengajukan keluhan, permintaan, atau pertanyaan, dan manajer properti dapat merespons dengan cepat dan efektif.

Sejak dihadirkan pada tahun 2017, Tomps telah dipercaya untuk mengerjakan lebih dari 40.000 proyek di seluruh Indonesia. Tomps terus berupaya untuk berkontribusi dan melahirkan berbagai inovasi yang diharapkan akan dapat mendukung agenda pemerintah untuk membangun Indonesia agar makin mampu bersaing di tengah persaingan global.

Tomps sendiri berkomitmen untuk mendukung program pemerintah dalam memajukan dan mensejahterakan bangsa. Hal ini juga didukung melalui ragam langkah sinergi dan kolaborasi baik dengan pemerintah, swasta, maupun masyarakat. Kinerja tim yang baik dan kompak merupakan salah satu kunci agar Indonesia mampu menjadi negara yang luar biasa.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai Tomps Building dan bagaimana solusi ini dapat membantu mengoptimalkan manajemen properti Anda, kunjungi situs resmi Tomps.