Como melhorar suas reuniões ao usar o Learning Canvas

Publicado em: https://medium.com/learning30co/how-to-improve-your-meeting-by-using-the-learning-canvas-cbc3454aa80b

A primeira versão do Learning Canvas foi lançada pelo Learning 3.0 e atualmente é uma ferramenta muito popular, regularmente usada em sessões de diversas conferências internacionais, como o Agile Trends no Brasil, a Agile Conference em Washington DC (USA), a Spark the Change em Toronto (Canada), o Scrum Gathering em Shanghai (China), para nomear algumas. Além disso, existem canvas pregados em paredes de corredores e salas de reuniões por todo o mundo.

Mas se esse é apenas um outro canvas, por que você precisa de mais um? Você está certo. Há uma sobrecarga de canvas e eu sou o primeiro a dizer quando já chega. Entretanto, me dê uma chance de explicar porque o learning canvas é uma ferramenta altamente efetiva para colocar um fim nas reuniões chatas e aparentemente sem fim.

Me deixe começar respondendo uma pergunta importante: por que eu criei mais um canvas?

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A origem do canvas

Um dos meus primeiros experimentos conduzidos nos primeiros dias do Learning 3.0 foi tentar juntar profissionais os quais compartilhavam o interesse pelo mesmo assunto, mas que tinham experiências diferentes ou de organizações diferentes.

O primeiro assunto que eu experimentei foi sobre Serviço ao Cliente e para ser honesto, a primeira reunião não foi tão boa. Eu coloco o motivo disso principalmente pelas seguintes razões: foi difícil colocar disciplina e controle no tempo limitado.

Você sabe: todo mundo tem toneladas de histórias que elas querem compartilhar…em detalhes.

Os participantes com as melhores habilidades de apresentação ou aqueles com mais experiência no assunto, sutilmente assumem o controle da sessão. E os outros, os participantes menos arrojados se tornam mais silenciosos durante as principais conversas. As experiências prévias eram consideradas mais importantes que as ideias não testadas e as histórias das pessoas com menos experiências eram simplesmente ignoradas.

Por isso, o Learning Canvas nasceu das contribuições emergentes e derivadas dos participantes os quais estavam tentando solucionar problemas do mundo real enquanto eles aprendiam em grupo.

Não ignore as ideias

As pessoas estão acostumadas a prestar mais atenção nas experiências passadas que em novas ideias. Isso acontece porque as pessoas acreditam que desde que isso funcionou (ou não) na primeira vez, funcionará, claro, quando aplicado novamente. Isso é seguro e previsível, certo? E é este o nosso problema; porque no mundo complexo dos negócios, não há garantia que uma experiência repertirá o resultado quando aplicada em um novo contexto de espaço e tempo.

Por que nós devemos prestar atenção a antigas ideias mais que a novas ideias?

Eu também encontrei a solução para esse enigma na primeira sessão. Lá eu usei um quadro branco com duas áreas separadas para gerir a sessão seguinte:

• Passado (para histórias)
• Futuro (para ideias)

Isso serviu como base para as nossas reuniões. Então eu usei o mesmo limite de tempo para as conversas que caíram em ambas as áreas.

Com essas restrição, eu colecionei histórias do passado e ideias para o futuro e assim as pessoas começaram a dar o mesmo crédito para ambas as áreas. Essa organização foi sem dúvida o primeiro passo na criação do learning canvas.

Espero ter deixado claro, este simples desenho no quadro branco foi o ponto de partida do Learning Canvas.

Quebrando a hierarquia do conhecimento

Tendo bem definidas as áreas para histórias e ideias, isso me ajudou a por ambos no mesmo nível. Entretanto, outro problema ainda permanecia: pessoas experientes (ou auto proclamadas especialistas) estavam dominando as conversas, e com isso, uma hierarquia do conhecimento tomava lugar. Como eu já escrevi, “a hierarquia pode ser um grande inibidor da aprendizagem emergente”. Isso está no centro do Learning 3.0, assim eu precisei encontrar uma forma de elevar todos os participantes ao mesmo nível. Esse foi o motivo para eu criar papéis definidos para o canvas.

O “Asker” (ou o Questionador) é a pessoa que compartilha seus problemas sobre um assunto específico. Ele ou ela estão pedindo ajuda. Os “Sharers” (ou os Compartilhadores) são os participantes os quais têm histórias relacionadas ou ideias para compartilhar. Todos os “sharers” estão no mesmo nível, independente do nível de conhecimento que eles possam trazer para o grupo.

Um das primeiras pessoas a adotar o Learning Canvas foi o CEO de uma empresa líder em negócios digitais no Brasil. Em uma das nossas conversas ele disse para mim, “Geralmente eu enfrento muitos desafios que eu não tenho ideia de como lidar com eles. Eu quero ouvir as minhas pessoas, todas elas, mas isso é muito caro, chato e às vezes desleal, pois apenas as pessoas trabalhando em papéis importantes são convidadas para contribuir”.

Nós decidimos executar um experimento: um learning canvas semanal na sala principal da empresa onde o CEO (identificado como “The Asker”) colocava seus problemas mais recentes e perguntava por histórias e ideias para o canvas e para que cada empregado compartilhasse seu conselho. Foi um grande sucesso! Em uma das sessões, uma ideia vinda de um assistente de escritório foi movida por um executivo para a coluna “Tentar”, significando que o executivo colocaria a ideia em prática.

Usando o Learning Canvas em sua próxima reunião

Por que você não tenta isso na sua próxima reunião ou apenas cancela a reunião original e coloca alguns canvas nas entradas e corredores da sua organização?

Qual o motivo disso? Por que esta reunião esta acontecendo (ou não)? Use estas respostas para definir o tema do canvas.

Quem precisa de ajuda? Use esta pessoa como o “Asker”

Quem pode ajudar? Esses serão os “Sharers”.

Defina um limite de tempo e deixe o “Asker” apresentar seus problemas e sua versão de um futuro desejado na seção “Resultados Esperados”.

Para finalizar: o “Asker” coleciona as histórias ou as ideias que ele ou ela pensa serem úteis para o seu mundo real e as move para a seção “Tentar”.

Está feito, simples assim!

O canvas é poderoso porque ele coloca todas as pessoas no mesmo nível. Além disso, as ideias e experiências são igualmente importantes.

Você pode saber mais sobre o Learning Canvas, incluindo dicas de facilitação, no livro: “How Creative Workers Learn”. Nele você descobrirá todo o sistema de aprendizagem por detrás do Learning 3.0.

E não se esqueça, compartilhar é o novo ensinar…então por favor compartilhe aqui suas experiências com o Learning Canvas.