Digital Workplace : Comment tirer au mieux le potentiel des messageries d’équipe pour l’expérience de collaboration ?
CONTEXTE :
En ce temps de confinement, le travail à distance est devenu la norme. Les messageries d’équipe sont là pour accompagner ce mode de travail, qui requiert plus d’agilité. Comment cela se traduit-il face aux différents environnements existants ?
Philippe est chef de projet, et, comme 3 Milliards de personnes, est aussi confiné et se doit de travailler de manière distribuée avec son équipe. Avant la pandémie COVID-19, son équipe et lui étaient sur le point de lancer un nouveau projet : préparer un événement annuel dans leur entreprise afin de présenter un nouveau produit. Philippe souhaite poursuivre son objectif en s’appuyant sur deux environnements de travail différents : Slack d’un côté et Teams de l’autre.
Le contexte actuel renforce son besoin de proposer un environnement collaboratif efficace à ses collègues et il hésite entre l’articulation de produits spécialisés (Slack, Trello, Evernote, Gsuite, Zapier) et la suite Office 365 (Teams, Planner, OneNote, Excel, Power Automate). Son objectif est de vérifier que l’ensemble de l’activité pourra être fédérée à un seul endroit pour faciliter le travail de son équipe. Nous avons alors comparé ces deux environnements pour Philippe.
Découvrons à travers l’analyse de 5 situations, comment, pour des mêmes usages, l’expérience de collaboration peut-être vécue différemment selon l’environnement de travail choisi, en mettant le doigt sur le potentiel et les limites des deux outils de collaboration : Slack & Teams.
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#1- PRÉPARER ET ANIMER LA RÉUNION DE LANCEMENT
Afin de bien démarrer son projet, Philippe programme une réunion de lancement avec son équipe pour une mise en route officielle du projet : cette réunion a pour but de communiquer sur l’organisation future du projet.
- Option Slack et Google Calendar
✔️Réception d’une notification dans l’espace de travail
✔️Possibilité de lancer la visioconférence Hangout Meets depuis Slack
❌ L’intégration entre Google Calendar et Slack ne permet pas de créer des réunions depuis l’environnement Slack
- Option Teams et Outlook
✔️Possibilité de lancer la visioconférence depuis Teams
✔️Possibilité de créer un événement Outlook depuis Teams
❌ L’intégration entre Teams et Outlook ne déclenche pas (à ce jour) des notifications dans l’espace de travail
#2- PRÉPARER ET PARTAGER SES NOTES
En amont de la réunion de lancement, Philippe renseigne l’ensemble de ses idées sur son bloc-note en ligne : Ordre du jour, différents chantiers associés au projet… Ces idées sont amenées à être discutées et enrichies. Il souhaite aussi partager ses notes à tous les membres de son équipe pour pouvoir interagir à l’issue de la réunion.
- Option Slack et Evernote
✔️Accès et partage de ses notes sans avoir à quitter la Workspace Slack
✔️Intégration avancée entre Evernote et Slack à travers un bot prêt à l’emploi
✔️Enregistrement de messages Slack vers Evernote simplifié
- Option Teams et OneNote
✔️Possibilité d’ajouter un carnet de notes OneNote accessible depuis la Workspace via un onglet
❌ Intégration inexistante entre Teams et OneNote au-delà d’un accès « rapide», l’onglet OneNote étant hermétique au flux de conversations Teams
#3- PILOTAGE DE PROJET
Arrivé à cette étape, Philippe s’organise avec son équipe de manière agile pour le pilotage et le suivi du projet en s’appuyant sur la méthode KANBAN afin de suivre : le planning, la gestion des tâches, les priorisations et fixer des jalons.
- Option Slack et Trello
✔️Intégration forte et simple entre Slack et Trello
✔️Notifications « enrichies » disponibles avec la possibilité de déclencher des actions sur Trello depuis Slack (déplacer une carte, ajouter un commentaire, etc.)
✔️Pilotage de projet centralisé au sein de la workspace
- Option Teams et Planner
❌Impossibilité d’avoir des notifications « enrichies » entre Planner et Teams. L’onglet Planner étant hermétique au flux de conversations Teams
❌ L’absence de notification automatisée dans le flux de conversations Teams rend le suivi des tâches difficile. Nécessité de se rendre régulièrement sur l’onglet Planner pour observer d’éventuelles modifications
#4- GESTION DOCUMENTAIRE ET CO-ÉDITION
Philippe souhaite centraliser l’avancée de certains chantiers logistiques associés à son événement. Il demande alors à toute son équipe de compléter un seul et même fichier au fur et à mesure que les actions sont réalisées.
- Option Slack et GoogleSheet
✔️Possibilité de créer un tableur GoogleSheet depuis Slack
✔️Réception de notifications « enrichies » dans l’espace de travail centralisant les échanges associés au document
✔️Possibilité de répondre à un commentaire associé au document depuis la Workspace
- Option Teams et Excel :
✔️Possibilité de créer des documents nativement depuis Teams
❌ Co-édition documentaire complexifiée du fait de l’impossibilité de mentionner un collègue à travers les commentaires au sein du document, édité depuis Teams
#5- SUIVI DES INSCRIPTIONS EN TEMPS RÉEL
Philippe gère les invitations à son événement à l’aide d’Eventbrite et souhaite dans un premier temps suivre en temps réel les inscriptions. Dans un second temps, il voudrait que les informations renseignées par les participants (nom, prénom, adresse mail) soient automatiquement consolidées dans un fichier Excel, ce qui lui permettrait un gain de temps considérable. Il utilise alors des services web permettant d’interconnecter différentes applications entre elles afin d’automatiser certains processus. Il s’agit des orchestrateurs.
- Illustration avec Teams, Power Automate, Eventbrite et Excel
✔️Automatisation de certains processus possible avec Power automate
✔️ De nombreux connecteurs avec la suite O365
Il est également possible de créer simplement cette interconnexion entre Zapier, leader sur le marché des orchestrateurs, Slack, Eventbrite et GSheet. De plus, Slack permet de créer des workflows nativement avec l’outil workflow builder.
EN CONCLUSION
Trois grandes constatations ressortent de cette étude de cas :
- Les API des Best Players apportent plus que les suites intégrées. Contrairement aux idées reçues, l’intégration des solutions n’est pas la garantie d’une suite dite “intégrée” comme Office 365. Une stratégie d’ouverture des APIs et d’animation d’un écosystème est plus forte à l’instar de Slack, Trello, Google.
- Une messagerie d’équipe est bien plus qu’un espace de Chat, c’est une façon de construire sa Digital Workplace.
- Indépendamment de la solution technologique retenue, les Best Players avec leurs APIs et les suites intégrées offrent tous les deux de nombreuses possibilitées à ceux qui veulent se transformer. Il s’agit là d’un réel potentiel à aller chercher !
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