OKR: o que é, porque e como implementar

O método ganhou fama por ter suportado o crescimento do Google — a empresa foi de cerca de 40 pessoas em 1999 para mais de 60 mil atualmente, mostrando que pode ser utilizado tanto por pequenas empresas como por grandes corporações.

Não é de hoje que planejamento e execução das estratégias empresariais são alguns dos principais desafios das organizações. Em um contexto de globalização e com um cenário extremamente competitivo no qual as empresas estão inseridas, ter uma estratégia bem consolidada é fundamental para o funcionamento da organização.

Colocando no contexto de Pequenas e Médias Empresas, a falta de gestão estratégica é um dos principais motivos de falência das empresas, segundo o SEBRAE.

Apesar de pouco comum, por um curto período, algumas empresas conseguem atingir sucesso sem, no entanto, terem um modelo formal de metodologia de gestão. Isso ocorre pois, em alguns casos, a estratégia está bem delimitada nas cabeças dos fundadores da empresa. Soma-se a isso, também, a comunicação direta dos que trabalham e de um time mais enxuto, que facilita o alinhamento dos funcionários na cultura e estratégia da empresa.

Afunilando este cenário para a área de marketing, também encontramos muitas empresas não sendo capazes de priorizar as ações de marketing com base nos resultados que elas podem gerar e não tendo objetivos claros para conseguir medir o sucesso da estratégia.

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A importância de uma metodologia de gestão

O aumento do time e o crescimento da empresa começam a gerar certos desafios para os gestores, principalmente nos quesitos de comunicação e externalização da estratégia da empresa.

De fato, um estudo realizado pela Leadership IQ com 400 empresas revelou que apenas 15% dos funcionários acreditam que suas atividades contribuem diretamente com os objetivos da empresa.

Para o crescimento sustentável de uma organização, é fundamental que todos os colaboradores saibam responder algumas questões como:

  1. Quais são as prioridades da empresa hoje?
  2. O que eu estou fazendo para atingir os objetivos da organização?

Por muitos anos surgiram inúmeras metodologias com o propósito de resolver esse problema.

Nos anos 50, Peter Drucker, já dizia: “O que não se pode medir, não dá para gerenciar”, e desenvolvia metodologias como o APO (Administração por objetivos) e teorias de como ter um bom gerenciamento e performance da organização.

Já no final dos anos 80, os professores de Harvard, Robert Kaplan e David Norton, criaram o BSC (Balanced Score Card) que consiste em uma ferramenta com o propósito de mostrar de forma clara os objetivos da empresa divididos em 4 principais perspectivas: Financeiro, Clientes, Processos Internos e Aprendizado e Desenvolvimento.

No Brasil, também tivemos grandes estudiosos no assunto como Vicente Falconi trazendo o conceito de Gerenciamento pelas diretrizes.

Tendo cada teoria a sua particularidade, o que todas elas têm em comum é tentar trazer, de forma visual, as suas métricas para que seja possível monitorá-las com o objetivo de melhorar de forma eficiente a performance da companhia.

OKRs: o que são e como implementá-los em sua empresa

Ao passo que surgem cada vez mais startups e modelos inovadores de negócios, diferentes métodos de gestão são criados para acompanhar o ritmo acelerado e dinâmico deste cenário.

Os Objectives and Key Results (OKR) foram criados pelo ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove, mas se tornaram mais conhecidos quando, em 1999, um dos investidores do Google, John Doerr, apresentou a metodologia para os funcionários da empresa em volta de uma mesa de ping pong.

Sim, todos os funcionários do Google cabiam em torno de uma mesa de ping pong.

O método ganhou a fama por ter suportado o crescimento do Google — a empresa foi de cerca de 40 pessoas em 1999 para mais de 60 mil atualmente, mostrando que pode ser utilizado tanto por pequenas empresas como por grandes corporações.

De modo simplificado, Doerr estabeleceu a fórmula para definir metas sendo como:

“Eu vou” (Objetivo)

“medido por” (conjunto de resultados-chave)

Ou seja, nos OKRs nós temos dois principais componentes:

  • Objetivos (O): declaração concisa da direção desejada pela empresa. Um bom objetivo tem que ser vividamente descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante será alcançá-lo;
  • Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja realizada com sucesso.

O objetivo é qualitativo e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.

Enquanto os objetivos devem ser concisos, claros e aspiracionais para estarem sempre na cabeça dos colaboradores, os key results são usados para indicar se o objetivo foi atingido até o final de período — normalmente trimestre para OKRs táticos e anual para OKRs estratégicos. Eles são usados como uma ferramenta de gestão e comunicação muito eficaz, pois auxiliam na criação de foco e alinhamento do esforço de toda a equipe em torno de um objetivo desafiador.

Exemplo de OKRs de Marketing:

Por que OKR é diferente?

Um dos aspectos mais interessantes dos OKRs é o fato do modelo não ser sistemático e com diversas regras inflexíveis.

Ao criar a metodologia, Andrew S. Grove não indicou práticas específicas e rigorosas do que deveria ser feito para que a metodologia fosse implementada com sucesso.

De fato, a maior parte das organizações adaptam certos detalhes da metodologia para a realidade da empresa e seguem boas práticas e casos de sucesso de uma comunidade colaborativa cada vez maior daquelas que já utilizam OKR.

Além disso, podemos listar seis principais diferenças entre OKR e as metodologias tradicionais:

  1. Suas metas são definidas para um período de tempo mais curto, sendo mais tangível onde você pode alcançar e também permitindo corrigir um erro rapidamente;
  2. A clareza e a simplicidade dos objetivos e resultados-chave são a base para a metodologia gerar um alto engajamento do time;
  3. Os resultados-chave são reportados mensalmente ou até semanalmente, fazendo com que seja possível antecipar o final do trimestre e recuperar-se para alcançar a meta estabelecida. Caso não tenha sucesso, o aprendizado e a iteração serão em cima de um trimestre e não em relação a um ano inteiro;
  4. Como forma de facilitar o alinhamento, OKR é uma ferramenta que prioriza a transparência. Todos os funcionários podem ver os OKRs da empresa. Além disso, os diretores falam claramente qual é a prioridade da empresa e como isso se desdobrará nos objetivos e resultados-chave;
  5. Os OKRs reforçam a cultura data-driven dentro de uma empresa pois fazem com que as decisões sejam tomadas com base em dados. Diversas análises acabam ganhando prioridade e tornando-se OKR no trimestre seguinte. Para ter sucesso nas metas, é planejado e desenvolvido um projeto de acordo com uma metodologia de projetos própria;
  6. Ao usar OKR, você medirá resultado e não o esforço das tarefas. Para alcançar grandes resultados, serão necessários grandes esforços. No entanto, somente dedicação não fará com que atinja os seus objetivos.

Fazendo uma analogia com o mundo do futebol, em 2012, o Barcelona, com o famoso Tiki-Taka, era comandado por Josep Guardiola e considerado o melhor time do mundo pelo seu futebol envolvente, com domínio da posse de bola em todos os jogos. Na semifinal do campeonato europeu, a UEFA Champions League, o Barcelona enfrentou o Chelsea e, como já era esperado, apresentou ampla vantagem nas estatísticas nos dois jogos.

No entanto, de nada adiantou ter todas as estatísticas favoráveis (esforço) se o time não conseguiu transformá-las em gols (resultados). O Chelsea foi mais eficiente, gerou mais resultados e foi contemplado com a vaga para a final, eliminando o Barcelona — que era favorito, de acordo com comentaristas de futebol e com as casas de aposta.

Apesar dessas vantagens citadas, a metodologia, assim como qualquer outro processo dentro da empresa, não gera resultados sem o engajamento de todos que ali trabalham. Quanto maior for o esforço em planejamento, execução e acompanhamento dos funcionários, sejam eles gestores ou colaboradores individuais, mais rápida será a percepção de impacto e geração de resultados.

Execução e acompanhamento dos OKRs

Essa é considerada a parte mais importante de todo o processo, pois de nada adiantará você ter planejado e realizado várias análises se a execução não for bem feita. O acompanhamento das metas é a melhor fonte de informação para saber se a execução está conforme o planejado — e, caso não esteja, para tomar ações que revertam este cenário.

Cerimônias

Para a boa execução da metodologia, há várias cerimônias no decorrer do trimestre para planejamento, definição dos OKRs e apresentação dos resultados. Assim, o primeiro passo da execução da metodologia é o corpo executivo definir os OKRs estratégicos anuais da empresa.

Após isso, temos as cerimônias que ocorrem todo trimestre. Com os OKRs estratégicos definidos, as áreas discutem quais são as suas prioridades no trimestre para auxiliar no alcance dos objetivos da empresa.

Feito isso é definido um cronograma de entregas e cerimônias de OKRs:

  1. A primeira cerimônia é feita quando o diretor traz a visão da área para o trimestre, já alinhada com outras áreas da empresa para gerar sinergia ao trabalho;
  2. A segunda cerimônia é um seminário com os líderes dos times expondo a visão e alinhamento de cada time.
  3. Baseado nesses dois primeiros eventos, os times elaboram um esboço dos OKRs que são apresentados na próxima etapa. Essa etapa é uma apresentação do esboço para toda área, conhecida como “pinga-fogo”, onde os líderes apresentam o esboço dos OKRs e todos da área podem questionar e dar feedbacks para melhorá-las.
  4. A próxima etapa é realizar os ajustes de acordo com os feedbacks recebidos deixando tudo pronto para a nossa principal cerimônia: a Apresentação de OKRs e Projetos.
  5. Nessa última cerimônia são exibidos, para toda a empresa, os resultados do último quarter, os OKRs do próximo quarter e os projetos que farão a empresa atingir os resultados-chave. Essa etapa, além de ser o divisor de águas dos trimestre, é importantíssima para a comunicação clara e transparente do corpo executivo com todos os colaboradores sobre os resultados alcançados e as prioridades de cada área, gerando um maior alinhamento do time.

Dashboard

Uma vez definidos os OKRs, é preciso que haja alguém responsável pela mensuração mensal de cada KR da área. A realização da mensuração tem como principal objetivo reagir o quanto antes caso as coisas não ocorram conforme o planejado.

Por exemplo, se o KR é aumentar de 50% para 80% a taxa de qualificação e ele ficar em 50% durante 2 meses, é muito difícil que, no final do trimestre, seja atingido esse KR. Deste modo, observa-se de forma rápida que o KR não está convergindo para a projeção da meta e uma ação é tomada para alterar o panorama.

Além disso, para cada Resultado-chave, é calculado o seu progresso em relação ao valor alvo e também ao QTD (quarter-to-date), que é basicamente o cálculo de como a KR está em relação ao valor alvo projetado para o dia corrente considerando que a progressão seja linear. Por exemplo, se o KR é vender 10 novas contas e no meio do trimestre o valor atual é 5, o progresso é 50% e o seu QTD é 100%.

Comunicação

O Dashboard deverá estar disponível para todos da empresa, podendo ser acessado pelo Google Drive. No entanto, assim como vários documentos no seu próprio computador, ele pode ficar perdido no mundo do Cloud Computing, sendo pouco acessado pelos funcionários e tendo pouca efetividade na comunicação, alinhamento e acompanhamento das metas da empresa.

Para garantir que os OKRs estejam no dia a dia de todos, é conveniente criar alguns métodos de comunicação. Alguns exemplos:

  • OKRs visíveis nas paredes;
  • Reports mensais;
  • Notificações no Slack;
  • Reports trimestrais.

Conclusão

O OKR chegou para auxiliar a gestão de forma simples e ágil, sendo uma grande ferramenta de comunicação e alinhamento da empresa. É importante salientar que só falar que a empresa usa a metodologia por ela estar “em alta” não fará com que os resultados sejam gerados.

Como todo método ágil, você tem que estar pronto para falhar (muito). Porém, com muito esforço e melhorias contínuas, os resultados e as rotas são corrigidas cada vez mais rapidamente e os resultados começam a emergir.

E você? Como mede os resultados da sua empresa? Já teve alguma experiência com OKR ou está pensando em implementá-lo?

Ferramenta

Exemplos de gráficos dos planos de ação por objetivo

A boa notícia é que temos uma ferramenta que pode ajudá-lo, e muito, na implantação, acompanhamento, mensuração e controle dos OKRs na sua empresa. E você pode baixar a versão demonstrativa clicando aqui.

Com ela você define o período, cria os objetivos e resultados-chave, planeja e acompanha o desempenho das metas, define planos de ação e encontra os resultados quantitativos e qualitativos, inclusive, de forma gráfica. Não deixe de conferir! ;)

Se você tiver dúvidas sobre OKR, especialmente como funcionaria na sua empresa, mande um e-mail pra mim: exlplanilhas@gmail.com.