Checklist pour bien préparer son workshop

Il est devenu courant de réaliser des ateliers UX au sein de la Digital Data Factory, la DSI de Leroy Merlin. Ces ateliers permettent d’inclure davantage l’utilisateur dans le processus de création et ainsi faire un produit qui correspond à leurs usages et besoins.

À la lecture de cet article, vous allez repartir avec des conseils à appliquer directement dans vos prochains ateliers.

Cet article ne traite pas sur le “Quand, Qui, Pourquoi et Comment” réaliser un atelier. Si un de ces thèmes pourrait vous intéresser, n’hésitez pas à me le demander en commentaire.

Checklist pour la préparation de votre atelier

❏ Formuler une problématique claire à annoncer aux parties prenantes.

❏ Sélectionner un IceBreaker pour casser la glace entre les participants du groupe.

❏ Recrutez une équipe pour votre atelier. A peu près sept personnes composées d’utilisateurs et de parties prenantes. Obtenez des compétences diverses de leur part (il faut que ce soit des personnes impactées par le projet quand même).

❏ Planifiez et prévenez la rencontre avec cette équipe (c’est le plus compliqué). Les parties prenantes ou utilisateurs sont rarement disponibles. Une fois que c’est ok pour eux et nous, posez les dates dans vos agendas. Relancez-les 24 à 48h avant l’atelier avec un petit mail. (Vous pouvez réaliser un mail sexy avec MailChimp).

❏ Trouvez un Facilitateur. Il sera garant du temps, des conversations, et de rester dans le processus et les règles de l’atelier. Quelqu’un de communicant, un médiateur qui a l’esprit de synthèse lors des discussions à la volée. Ça pourrait être toi, lecteur !

❏ Réservez une salle spacieuse avec deux grands tableaux blancs au minimum (si pas, il faut prévoir du papier craft).

Idées clés

❏ Évitez les distractions. Les ordinateurs, téléphones ou tablettes ne sont pas autorisés. J’aime bien afficher les règles en grand dans la salle. Si vous avez besoin de prendre un coup de fil urgent, quittez la pièce ou attendez une pause.

❏ Timeboxez votre calendrier. Un calendrier serré et bien timé vient instaurer un cadre et du rythme dans l’atelier. Utilisez un chronomètre pour créer une attention particulière et urgente. Affichez votre calendrier de la journée sur un mur de la salle.

❏ Prévoyez un déjeuner tardif. Faites une pause gourmande vers 11h et le déjeuner vers 13h. Le fait de manger un peu plus tard dans la matinée, maintient le flow et l’énergie de votre atelier. On est plus réactif le matin. De plus, c’est gagnant-gagnant, on arrive au deuxième service pour le déjeuner.

Fournitures pour l’atelier

❏ Beaucoup de tableaux blancs, à roulette ou sur les murs. Alternatives : il existe des sortes de grands post-its géants à coller sur les murs, ou encore du papier craft. Renseignez-vous si vous n’avez pas de tableaux blancs.

❏ Post-it 3-par-5 notes. Les jaunes classiques, car les multicolores provoquent une charge cognitive inutile. Prenez quinze paquets.

❏ Des marqueurs Velleda Noir. L’utilisation d’un marqueur épais gardera vos idées en grand et facile à retenir pour les autres. Prenez dix marqueurs.

❏ Marqueurs Velleda vert et rouge. Prenez en dix de chaque couleur.

❏ Stylos à feutre noir. Pour les ateliers de sketching. Évitez les stylos super-fins qui encouragent l’écriture microscopique. Obtenez dix stylos.

❏ Papier d’imprimante. Toujours en avoir pour les animations de sketching. Obtenez une centaine de feuilles A4.

❏ Ruban adhésif et “patafix”, pour publier des croquis de solution sur les murs.

❏ Petites gommettes. Pour les sessions de DotVoting. Obtenez environ deux cents gommettes.

❏ Grandes gommettes. Encore pour une technique de vote. Elles doivent être de la même couleur et une couleur différente que les petits points. Obtenez environ cent gommettes.

❏ Un grand chronomètre (j’affiche souvent le temps sur un rétro-projecteur, mais les facilitateurs de chez Google utilisent un chronomètre physique que je trouve un peu petit pour voir le temps restant). Pour timeboxer chaque atelier.

❏ Des collations saines. Les bonnes collations aideront à maintenir l’énergie de votre équipe tout au long de la journée. Mangez des aliments “heathly” comme des pommes, des bananes, des yaourts ou des amandes. Pour un coup de pouce, avoir du chocolat noir, du café et du thé. Prenez-en pas mal… Qu’est ce qu’on grignote !

Bon, si vous n’avez pas le temps de tout commander, de remuer les internets pour obtenir toutes ces munitions (et que vous avez de l’argent), pas de souci ! L’équipe de Jeff (créateur du Sprint Design) a encore fait du bon boulot. Ils ont tout regroupé sur un même site (où ils prennent leur comm’ au passage) . Enjoy ! Il ne reste plus qu’à mettre en place tout çà, envoie de mail, coup de fil, résa et achat de fournitures, pour enfin être prêt à démarrer votre premier atelier.

Bonus

❏ Si vous pouvez ajouter un facilitateur graphique pour faire une synthèse de ce qui a été dit, pensé et réalisé pendant l’atelier. C’est toujours cool, et ça fait un livrable sympa à afficher dans la salle où le futur projet va être réalisé pour mettre du sens aux équipes qui n’étaient pas forcément présentes.

Article complémentaire à celui-ci : https://www.fastcodesign.com/3028471/google-ventures-your-design-team-needs-a-war-room-heres-how-to-set-one-up & l’original https://library.gv.com/sprint-week-set-the-stage-99f2f29ce0e7

Cette checklist est fortement inspirée de celle du Sprint Design de Jeff Knap. Le livre “Sprint Design” est disponible. Je vous recommande de le lire.