Comment Todoist a boosté ma productivité
Rares sont les métiers où l’on n’a pas à gérer une liste de tâches à effectuer, tâches plus ou moins longues et plus ou moins urgentes. Parfois nombreuses, ces tâches sont soit partie intégrante de nos projets au long cours, soit viennent s’ajouter en parallèle de ceux-ci — que ce soit pour la vie de l’entreprise ou de l’administratif par exemple — et peuvent avoir tendance à perturber notre production.
Comment gérer ces tâches le plus efficacement pour se concentrer sur notre véritable valeur ajoutée ?
Voici comme l’utilisation de Todoist a permis de booster ma productivité.
Personnellement, j’avais (avant 2016) pour habitude d’utiliser le système de tâches d’Outlook client lourd, en créant une tâche à partir d’un email que je recevais ou que j’envoyais.
Premier problème : de fait, j’excluais donc les tâches qui n’étaient pas issues directement d’un email. Bien qu’il m’arrivait d’en créer par moi-même from scratch, je ne me trouvais pas systématiquement à côté de mon PC allumé, avec Outlook de disponible chaque fois que je devais saisir une action. — Combien de tâches avez-vous identifiées à la machine à café en discutant avec un(e) collègue ? — Je me retrouvais donc avec des tâches notées sur un cahier, d’autres dans Outlook, d’autres encore dans le téléphone… Bref, rien de centralisé.
Second problème : dans cette liste homogène, un gros point noir était de ne pouvoir facilement distinguer les tâches pour lesquelles j’étais autonome de celles pour lesquelles j’étais en attente de collègues — le fameux “email de relance” —. Il me fallait donc reparcourir systématiquement toute la liste pour identifier la prochaine tâche à exécuter.
Autre effet collatéral de cet outil : il ne me permettait pas de pouvoir prioriser facilement et visuellement les tâches entre elles. Là encore, il était nécessaire de parcourir toute la liste pour redéfinir, à la volée — et donc en fonction de mon humeur variable ou de l’heure de la journée — , la plus prioritaire.
Mine de rien, le parcours systématique, plusieurs fois par jour, demande un peu de temps et, surtout, devient usant psychologiquement : si vous lisez 10 fois par jour votre liste de 20 tâches, vous avez beau en terminer une, vous aurez toujours l’impression d’en avoir 199 en attente ; on ne se voit pas avancer…
Un couteau suisse
Fort de ce constat, je me suis donc mis à la recherche d’un outil spécialisé — non, la fonction tâche d’Outlook n’est pas spécialisée… — me permettant de gérer ma liste de tâches de façon correcte.
De manière transparente, je suis tombé sur Todoist assez rapidement et par hasard. Un collègue m’avait parlé de Wunderlist, mais un lointain essai passé ne m’avait pas spécialement convaincu. Sans réessayer ce dernier (peut-être aurait-il fait l’affaire aujourd’hui ?), je me suis donc tourné vers Todoist pour voir s’il répondrait à mes attentes. Très rapidement, deux points m’ont séduit :
1/ il existe une version communautaire gratuite donnant accès à des fonctionnalités suffisamment avancées pour qu’elle soit déjà un facteur de productivité accrue (gestion de différentes listes, reconnaissance automatique des dates saisies, …) et donc que l’essai soit pertinent,
2/ il propose une application pour toutes les plateformes dont vous rêvez (en ce qui me concerne : Android, Windows et Web) avec synchronisation de vos données entre les différents canaux… dès la version communautaire. C’était pour moi un critère non négociable, rapport à la machine à café.
Aujourd’hui, peu importe l’endroit où je me trouve, j’ai toujours accès à ma liste de tâches ; que ce soit pour en créer ou en clôturer une. Sur mon lieu de travail ou à mon domicile, derrière mon bureau ou un café, en contexte de réflexion ou d’urgence : partout et tout le temps, je peux mettre à jour ma liste d’actions.
Il est particulièrement rassurant de se dire que tous les canaux possibles sont couverts et que vous ne serez pas limités par votre cas d’usage. J’ai par exemple récemment découvert le plugin Outlook qui me permet de créer une tâche Todoist à partir de mes emails — on ne se refait pas — .
Je peux même créer une tâche en utilisant les commandes vocales de Google Now, notamment à travers ma montre connectée ; pratique lorsque l’on est sur la route du travail (à un feu rouge et toujours les deux mains sur le volant !).
J’aime l’idée qui en découle et qui est possible grâce à la prise en charge de tous ces formats applicatifs et de leurs spécificités : peu importe dans quelle situation vous êtes, quand vous pensez à quelque chose, il vous suffit de quelques secondes pour l’avoir saisi et vous le sortir de la tête.
Think… and Forget.
Car c’est là l’objectif des outils de gestion de tâches, quels qu’ils soient : libérer du temps de cerveau disponible, en laissant le soin à un outil numérique d’y penser pour vous, en le stockant et vous le remémorant au bon moment.
Comment l’utiliser efficacement ?
Une fois compris cela, à vous cependant de jouer le jeu convenablement pour en optimiser l’utilisation. Car, comme tout outil, il n’est que le prolongement de votre volonté. Il peut vous aider, mais en aucun cas vous remplacer.
Todoist ne me sert aujourd’hui — après près de trois ans d’utilisation intensive — qu’à stocker des actions répondants à certains critères :
1/ Je suis le seul à pouvoir la faire avancer. A quoi sert en effet de référencer une tâche pour laquelle vous ne pouvez rien faire ? Ne vaut-il pas mieux la mettre dans un outil collaboratif : un JIRA ou un Trello, voire envoyer un email de demande d’action ? Toute votre équipe pourra ainsi y contribuer si possible et vous aider à avancer. Todoist est donc mon “jardin secret”, d’autant que certaines tâches font clairement partie de ma vie privée (ex : arroser mon potager).
2/ La durée nécessaire pour la réaliser est rarement supérieure à 20 minutes. Quand je démarre une action de ma liste, ce n’est en effet pas pour finalement m’arrêter en cours de route et reprendre plus tard. Le but est de finaliser, pas de procrastiner. Quand je prends une tâche de ma liste, je sais donc que je pourrais la clôturer juste après car la probabilité que je sois interrompu par un collègue (ou moi-même) est minime. Les actions plus longues, et plus rares, sont soit référencées dans l’outil de l’équipe (ex : JIRA) soit font tout simplement partie de mon agenda.
S’obliger à séparer les tâches courtes de celles plus longues a un bénéfice que vous pourrez constater en peu de temps : en identifiant vos actions à courte durée pour les réaliser vite et ne plus avoir à y penser, vous pouvez vous concentrer sur les actions à plus forte valeur ajoutée. Exit ainsi la petite rengaine de votre cerveau qui vous rappelle sans cesse ce que vous avez à faire (ex : votre note de frais), votre esprit peut se concentrer sur l’important. Entre deux actions, priorisez ainsi systématiquement celle qui peut se terminer le plus vite. C’est une petite gymnastique à acquérir mais elle est très efficace (allez voir du côté de la méthode GTD).
Do… and Forget.
3/ La plupart de mes actions a une échéance de renseignée. Et c’est seulement à cette date que je m’en occuperai. En décalant dans le futur ce qui peut l’être, je peux ainsi me libérer du temps et me concentrer sur le moment présent et la valeur ajoutée que je dois produire maintenant.
Todoist est d’une aide précieuse pour cela.
D’abord parce qu’il propose des reconnaissances intelligentes d’échéances dans le texte que vous saisissez. Ecrivez “lundi” et votre action prendra pour échéance le lundi à venir, sans que vous ne deviez prendre votre souris (ou vos gros doigts, sur mobile) pour sélectionner la bonne date dans un calendrier. On revient ici sur l’un des points du début de l’article : il ne vous faut que quelques secondes pour référencer votre tâche et ne plus y penser jusqu’à son échéance.
Ensuite parce qu’il propose par défaut un ensemble de filtres qui vous permettent de contextualiser vos actions (temporellement voire même géographiquement). Ainsi, dans votre page d’accueil, vous ne pourrez voir que vos actions d’aujourd’hui — bien sûr, c’est paramétrable. Inutile en effet, de penser à ce que vous devrez faire demain. Restez concentrés sur le moment présent, Todoist vous rappellera vos échéances le moment voulu. A vous, par contre, de tenir vos engagements et de les réaliser à la date souhaitée.
4/ Je me suis créé des routines hebdomadaires ou quotidiennes, qui me permette de maintenir mes listes à jour et de bien préparer mes séquences. Ainsi, tous les lundis matins — j’ai un rendez-vous récurrent d’une heure qui est bloqué et dédié à ma routine de début de semaine, pour Todoist et le reste — , je passe en revue l’ensemble de mes tâches et je revoie leurs échéances, leurs priorités, les découpe ou les rassemble. Tous les matins, je relis rapidement mes actions programmées pour la journée pour m’organiser et les synchroniser avec mes créneaux disponibles pour les réaliser.
Quelles sont les forces de Todoist ?
Dans ce que l’on vient de voir, Todoist n’a rien apporté de révolutionnaire (hormis peut-être le système de reconnaissance de dates, simple en soi mais particulièrement efficace), en tout cas rien qui ne paraît comme tel. Car l’une des forces de l’outil, c’est sa simplicité d’utilisation et son ergonomie. Tout est pensé pour que votre expérience d’utilisateur soit la plus fluide possible : interface claire, raccourcis clavier, intégration complète dans la plateforme mobile, … Le temps que je passe dans Todoist est au final relativement restreint, et c’est très bien comme ça. Encore une fois, mon objectif est de me concentrer sur mon travail et la valeur ajoutée que je peux y apporter. Gérer des tâches n’est pas une valeur ajoutée.
Tout comme l’interface, la documentation est également claire, bien fournie et vous permet de trouver rapidement ce que vous souhaitez. Je le précise car c’est suffisamment rare pour être remarquable. L’équipe support est également présente et répond rapidement et positivement à vos remarques.
Le système de gamification a bien marché avec moi — mais je sais que je suis assez réceptif à ce genre de fonctionnalités — : dès les premières tâches clôturées, la petite flèche indiquant une augmentation de mon nombre de points m’incitait à créer et fermer toujours plus d’actions — je n’aime pas avoir une flèche indiquant une baisse : il faut qu’elle soit à la hausse — . J’avoue avoir également été agréablement surpris quand j’ai reçu ma première médaille me récompensant de mon utilisation intensive. Je suis aujourd’hui “Maître Todoist” et cours vers l’Illumination.
C’est bien sûr un moyen de fidéliser l’utilisateur pour l’amener doucement vers les versions payantes. Mais en vous incitant à créer toujours plus de tâches, l’outil vous embarque dans un cercle vertueux. Référencer pour réaliser. Réaliser pour se concentrer sur votre véritable valeur. Progressivement, créer une tâche devient un réflexe qui vous demande moins d’effort et de temps. Vous créez des tâches pour tout et, surtout, … vous les réalisez.
Todoist est également intégré avec IFTTT. Une seule action possible : créer une tâche. Là encore, très simple mais à vous de transformer ces deux outils en source de valeur — et les combinaisons sont infinies. Par exemple, à chaque carte que l’on m’affecte dans Trello ou chaque email que je “favorise” dans Gmail, une action se crée automatiquement dans ma liste de tâches. Je concentre ainsi toutes mes actions dans un seul outil, celui de mon choix.
Todoist vient également avec un système de tâches récurrentes très pratique. Chaque fin de mois, on me rappelle ainsi que je dois payer notre nounou & faire le bilan budgétaire de l’équipe.
Set… and Forget.
Je vous épargne tout le cortège des fonctionnalités classiques mais toujours efficaces voire indispensables : les rappels et notifications, l’export de date avec échéance dans votre calendrier préféré (Gmail, Outlook, …), …
En passant sur la version premium, j’ai découvert une utilisation intéressante du système d’étiquettes : contextualiser une liste de tâches à mon entourage. Ainsi, certaines étiquettes correspondent à un collègue que je dois voir pour réaliser ma tâche, tandis que d’autres correspondent à une réunion dans laquelle il faudra aborder certains points (ex : étiquette “COPIL” ou “COPROJ”). Résultat : que je croise un collègue à la machine à café ou que je change rapidement de salle pour changer de réunion, en quelques instants j’ai accès à tous les sujets à discuter. Fini l’effet Alzheimer.
Un bilan rapide ?
Après près de trois ans d’utilisation de l’outil, je reste toujours autant convaincu de son apport. L’année dernière (2017), j’ai été identifié comme faisant partie des 1% d’utilisateurs les plus actifs de Todoist (promis, pas de triche…).
De fait, j’ai diminué le nombre d’emails envoyés et reçus car Todoist, en me permettant d’identifier facilement tous les sujets à adresser à une même personne, me permet de regrouper toutes les questions en un seul email voire, mieux, de me déplacer pour en parler directement avec lui (puisque j’ai mon anti-sèche en permanence sur moi, dans mon téléphone).
Je suis plus serein dans mon travail, en n’ayant plus peur d’oublier quoique ce soit, et ai été capable de traiter plus de sujets en parallèle, avec le même niveau de qualité.
En revanche, l’utilisation des fonctionnalités de partage avec des co-équipiers (d’ailleurs possible depuis un compte Premium vers des comptes communautaires) ne m’a pas séduit. Majoritairement pour des raisons d’organisation : soit nous avons déjà des outils plus adaptés (et complets, Todoist restant volontairement très simple), soit parce que cela demande une organisation et des règles que nous n’avons pas pris la peine (à tort ?) de définir et partager. Il est probable qu’en passant à l’échelle supérieure et en déployant et industrialisant l’outil à l’ensemble de l’équipe, nous pourrions être plus pertinents.
J’ai également remarqué qu’il convient d’être prudent en utilisant un outil de ce type pour ne pas être embarqué dans la bête réalisation des tâches sans se poser de questions. Prendre de la hauteur et du recul en permanence est nécessaire de façon à les reprioriser comme à ne pas se laisser enfermer dans des micro-tâches en oubliant le sens général. Les routines hebdomadaires et quotidiennes, appliquées convenablement, doivent vous protéger de cela.
Et après ?
Todoist n’est qu’une étape et un outil dans votre productivité quotidienne. Il doit faire partie de toute une panoplie d’outils & de routines qui vous permettront, à votre niveau individuel, de vous concentrer sur votre réelle valeur ajoutée. C’est tout l’objet de la tribu Productivité Individuelle, que nous avons créée chez Leroy Merlin, et qui favorise justement la diffusion de ces pratiques au sein de nos équipes. Mais c’est une autre histoire dont nous reparlerons prochainement…
Et hop : “écrire article Todoist” → Done.
Si vous avez aimé cet article, n’hésitez pas à l’applaudir ; tout comme à nous partager dans les commentaires vos trucs et astuces d’utilisation de Todoist, ainsi que les autres outils de gestion de tâches que vous utilisez (et pourquoi !).
