Succesverhalen > Filmfest Gent
Film Fest Gent is het grootste algemene filmfestival in België. Elk jaar programmeren wij een groot aantal films en concerten waar zo’n 130.000 bezoekers op afkomen. Dankzij de expertise van Lesterius heeft Film Fest Gent zijn internationale filmfestival op de best mogelijke manier kunnen organiseren.
Wim De Witte, Filmfest Gent
« Filmfest Gent is in België het belangrijkste generalistische filmfestival dat niet gericht is op een bepaalde regio of een bepaald genre. We zijn het grootste festival dat ondertussen elk jaar toch een honderdduizend bezoekers voor de films, concerten en randevenementen weet op de been te brengen.
Het belangrijkste wat ze voor ons ontwikkeld hebben, is een FileMaker-database. We werken met een aantal departementen: ikzelf werk op de programmatiedienst, maar er is ook een persdepartement, een gastendienst op het festival, een sponsordienst …
Jaren geleden waren we allemaal wat in onze eigen documenten aan het werken (Excel, Access, database), hetgeen heel wat problemen met zich meebracht. En dan is er op een bepaald moment naar een oplossing gezocht om al die gegevens te centraliseren en zijn we op zoek gegaan naar iemand die zo’n database voor ons in elkaar kon knutselen en waar al die diensten een beetje samenkomen, waar we dus allemaal op dezelfde gegevens werken. Dat was eigenlijk de basisopdracht die we indertijd aan Lesterius gegeven hebben.
We hebben heel veel gesprekken met hen gehad om een beetje uit te leggen wat we precies allemaal aan het doen zijn, elk in ons departement en hoe we zelf dachten daar een mogelijke structuur in te kunnen brengen. »
Loïc Eeckhout, Lesterius
« Dat was eigenlijk fase 1: de programmatie van de films en de informatie die erbij kwam kijken en ook informatie die op de website moest komen. Dat werd allemaal in FileMaker bijgehouden en dan zo heel snel de uitrol gaan doen van alle informatie naar alle media. »
Wim De Witte, Filmfest Gent
« En dan hebben we natuurlijk heel veel gebruik gemaakt van hun input en hun knowhow om zo’n centrale database op te zetten. We beschikken nu over een FileMaker-database die bestaat uit enerzijds een CRM-database, waarin al onze contactgegevens zitten, en anderzijds een module voor de sponsordienst, waarin alle gegevens worden bijgehouden van een bepaalde partner of klant die wij op het festival ontvangen. Daarnaast is er ook een belangrijke module rond de filmprogrammatie zelf uiteraard. »
Loïc Eeckhout, Lesterius
« En dan in een latere fase is er ook nog iets bijgekomen om een planning op te stellen voor de gasten die langskwamen. »
Wim De Witte, Filmfest Gent
« En je hoort al direct dat er een aantal dingen zijn die met elkaar spreken natuurlijk. Een filmmaker komt voor een bepaalde voorstelling. Die voorstelling zit in die database. Als er dan iets wijzigt aan die filmvoorstelling wordt dat ook automatisch gewijzigd in het gastenboek. En dat is waar we echt naar op zoek waren: een planningssoftware die ons helpt om al die verschillende departementen op een betere manier met elkaar te laten werken.
We zijn dan heel vaak hier op kantoor met een laptop aan de slag gegaan, zodanig dat er ook een direct contact is. Er werd iets uitgeprobeerd en wij konden beoordelen of dat precies was wat we wilden, zodanig dat snel kon worden bijgestuurd. »
Loïc Eeckhout, Lesterius
« En dan merk je ook duidelijk dat er heel snel aanpassingen nodig zijn als het filmfestival dichterbij komt. »
Wim De Witte, Filmfest Gent
« Het is wel belangrijk dat die website vanaf dag 1 echt goed werkt. Elk jaar is het toch wel hier en daar een beetje finetunen. »
Loïc Eeckhout, Lesterius
« Maar goed, in onze planning houden wij er dan ook rekening mee dat er speling is zodat zo’n snelle interventies wel mogelijk zijn. »
Wim De Witte, Filmfest Gent
« Ik moet eerlijk zeggen, ik ben heel tevreden. Ik heb nergens het gevoel dat er is geklungeld. Neen echt niet. Eigenlijk is dat allemaal supervlot gegaan.
Mis ik een grappig verhaal? Astrid? Hebben we anekdotes? »
Loïc Eeckhout, Lesterius
« Wacht hé. »
Wim De Witte, Filmfest Gent
« Damn, leuke anekdotes … »
Loïc Eeckhout, Lesterius
« Ik kom nu natuurlijk niet op de naam. »
Wim De Witte, Filmfest Gent
« Neen, niet direct dat ik zo kan bedenken. »
