Organizace kulturní akce se specifickou cílovou skupinou
(aneb FOLK STÁLE ŽIJE)
Již třetím rokem se podílím na organizaci dětské soutěžní přehlídky pro mladé muzikanty s názvem Olešnický kvítek. Na realizaci této akce, která zahrnuje spoustu dílčích úkolů, jenž jsou všechny stejně důležité, se podílí jen hrstka mladých lidí. A aktivně na přehlídce v průběhu roku pracují průměrně tak 3 lidé.
Kdo nějakou akci pořádal, třebaže na jedno odpoledne, tak ví, jak je něco takového náročné a že je třeba vše promýšlet, snažit se připravit na krize a na takzvané plány „B“ a stejně vždy na něco zapomene a pak je nutné řešit problémy za pochodu.
Vzhledem k tomu, že ta naše konkrétní akce je akcí především pro děti — a to jak už dětí, jako vystupujících/soutěžících, tak dětí co do návštěvníků (nelze však opomenout jejich rodiče) — je vážně potřeba připravit program tak, aby se zde děti bavily, protože za předpokladu, že si zde neužijí zábavu, tak nejen, že už nebudou chtít přijít znovu v budoucnu, ale navíc se projeví ještě přímo na akci a samou nudou budou narušovat celý chod událostí.
Ve zkratce vám tedy popíši, jak to u mě celoročně vypadá:
Hned 1. února, kdy stihneme nějak vyhodnotit uplynulý ročník přehlídky, je nutné spustit přihlašování pro soutěžící (tedy mladé muzikanty do dvaceti let věku včetně). Není to však jen o tom, spustit nějaký online formulář a čekat, že se někdo chytí. Již v průběhu předešlých měsíců jsme tak sledovaly jiné dětské hudební soutěže, vybírali si své kandidáty, které bychom rádi pozvali a slyšeli na vlastní přehlídce. Na všechny tyto naše tipy si musíme dohledat e-mailové adresy a případně další kontakty. A začne první vlna martyria — vůbec první vlna e-mailů, v které se snažíme získat pro naši akci co možná nejvíce soutěžících. Vysvětlujeme jim, jaké skvělé ceny mohou vyhrát, že hlavní cenou je postup na velký festival folk, country a trampské hudby s více jak třicetiletou tradicí. Samozřejmě můžeme přilákat také na to, že naše odborná porota je zastoupena nejen opravdovými hudebními odborníky (absolventka konzervatoře a JAMU, mnohaletý hráč na kytaru s výbornou znalostí žánru, učitel Základní umělecké školy), ale v naší porotě pravidelně zasedají také známé osobnosti. Za zmínku stojí například předseda celé poroty, frontman skupiny Morčata na útěku, Roman „Yetty“ Kobler, ale také třeba moderátor v rádiu Signál — Luděk „Savana“ Urbánek. Jistým lákadlem může být také fakt, že nás každoročně navštěvuje redakce Zpráviček z ČT Déčko.
(a pokud máte pocit, že na konci reportáže David Bernardy má skleněné oči, tak to není zcela dojetím, protože s Davidem jsme přátelé a úspěšný ročník bylo třeba také dostatečně oslavit ;) )
Takže potenciální soutěžící jsme oslovili. Chtělo by se říct, že teď máme nejméně do prázdnin vystaráno a můžeme si užívat volného času, ale opak je pravdou. Právě nyní začíná čas, kdy je třeba žádat o všechny možné granty — grant na podporu spolkové činnosti od městského úřadu, grant na podporu rozvoje v oblasti kultury a památkové péče, dotace pro nestátní neziskové organizace a žádost o podporu neprofesionálních uměleckých aktivit. Samozřejmě každý z těchto grantů má malinko jiné požadavky (o to víc práce a času vše zabere), všechny bez výjimky však vyžadují opravdu podrobný popis investic v rámci projektu. A v některých případech mohou využití investic také kontrolovat. A není nic náročnějšího, než v březnu plánovat, za co budou utraceny peníze, které ani nemáte až někdy v září a říjnu. A že někdy utratit 10.000,- Kč může být opravdu problém, když jste zvyklí šetřit a první ročník stál přesně 5.500,- Kč.
A pokračujeme v krasojízdě. Už se nám opravdu nebezpečně blíží léto, takže je třeba začít uhánět sponzory a snažit se vyzískat co nejvíce financi a co možná nejvíce věcí zadarmo. Velké množství peněz se dá ušetřit například, když nemusíte tisknout plakáty a vstupenky (ano, překvapivě 100 ks plakátů a 500 vstupenek vyjde cca na 6.000,- Kč). Také se snažíte pro návštěvníky zajistit co největší komfort, takže zajistit zdarma připojení k internetu a mít tak možnost nabídnou návštěvníkům připojení k WiFi se v dnešní době (obzvláště na maloměstě) dost cení. A když už jste v té komunikaci se sponzory, tak nezapomeňte poslat druhé kolo e-mailů pro potenciální soutěžící, protože za čtyři měsíce se přihlásili jen dvě uskupení a to rozhodně nestačí na akci, která má trvat celé odpoledne.
V ideálním případě získáte nějaké peníze, dostanete přislíbeny nějaké produkty a služby zdarma a přihlásí se alespoň pět kapel do soutěžní části. A právě přichází čas na kreativitu, protože je nutné zajistit, ale především vymyslet doprovodný program, který by měl být něčím zajímavý, aby zaujal návštěvníky, ale také nesmí přitáhnout veškerou pozornost, protože v kontextu dané akce je důležité, aby v sálu kulturního domu stále někdo seděl a poslouchal soutěžící kapely — protože přece proto to děláte, abyste podpořili mladé muzikanty v jejich hudebních aktivitách, a chcete jim dát možnost, jak si zahrát před obecenstvem, na které nemusí být zvyklé. Jen vymýšlení doprovodných aktivit může zabrat více než měsíc.
Napětí a nervozita stoupá, protože se nebezpečně blíží den konání. Vše je na spadnutí a najednou se objeví něco, co může ohrozit celou akci. A teď teprve začíná to pravé dobrodružství a bezesné noci.
Ve zkratce, jde o akci, kterou je opravdu nutné žít prakticky celoročně.
Ale nebojte, vždy si na sebe ještě vymyslíte další dvě až tři akce, protože jednak chcete podpořit činnost spolku, druhak chcete oslovit další možné návštěvníky a v neposlední řadě zjistíte, že už bez toho neustálého stresu, napětí a plánování nemůžete žít a že to je ta věc, která vás děla naprosto šťastnýma a opravdu vás naplňuje.
A tohle všechno mi tento semestr málo a tak jsem si na Kvítek udělala certifikaci na projektový management a vypracovala tak opravdu podrobný projekt pro celou akci!
<reklamní sdělení> Líbil by se vám můj (NÁŠ!!!) Olešnický kvítek? V tom případě se na vás budu těšit 7. října 2017 v Olešnici na Moravě. </reklamní sdělení>
