【Keynote】讓簡報製作效率提高數倍的工具列配置建議

其實 iWork 三套軟體的介面都是相同的，當你通了其中一套，另外兩套也不攻自破了，今天的主角「工具列」就是非常明顯的例子，一打開 Keynote 你就會看到上方一排小按鈕：

這是基礎配置，我能很明確地告訴你基礎配置超難用，而且有些按鈕你八輩子都點不到，有些功能則是你天天要用，卻沒幫你擺出來，導致你一個動作必須點側邊欄兩三次才能完成，這也是很多人最後還是會逃回去 PowerPoint 的關係，因為找不到熟悉的工具嘛！ 別怕，這個「工具列」其實是能針對使用者喜好改造的，也就是說一些沒用的按鈕你可以拿掉，改放常用的按鈕。

為什麼要用「工具列」按鈕？

你可能想問：「哪些是常用的按鈕啊？」很簡單，就是你在做簡報的時候，常常要移動滑鼠去點右側邊欄 2–3 次才能調整的，就是常用的了，最簡單的例子：圖層的前後順序移動。 由於簡報軟體的頁面是「圖層」設計，當我有兩個方形，黃色先被新增到頁面中，橘色再新增時就會疊加在其上方，產生的重疊；若今天你想讓黃色方形往前移，要怎麼做？

▲請先點選黃色方形，然後滑鼠移到上方〔格式〕，從右側邊欄點一下〔排列〕→ 接著再點選〔往前〕，這動作看起來其實不難，但如果一份簡報你要做 20–30 次的圖層移動，你就知道有多煩了⋯，滑鼠要不斷地往右上方移、點兩下、往右上方移、點兩下、往右上方移、點兩下。

▲但如果今天透過「工具列」按鈕的〔往前〕，你就只要點一下就行了，因為就在你觸手可及的位置，這樣說明你就知道「工具列」按鈕的用意了吧！

怎麼變換工具列按鈕？

▲在上方「工具列」任一處按滑鼠右鍵，選擇【自訂工具列⋯】，就會彈出一個功能按鈕面板，接著把你中意的按鈕往上面拖放，一擺定位就完成「工具列」自訂了！

▲如果有不喜歡的按鈕想要更換也很簡單，直接用滑鼠抓住「工具列」上，你不要的按鈕並往外面拉，呈半透明狀後放手，按鈕就會消失不見！

※ 你也可以在平常使用 Keynote 時，按著 ⌘ 來拖曳「工具列」上方的按鈕自由移動、移除，不一定要進入【自訂工具列⋯】介面。

▲在自訂工具列的時候有個小訣竅，可以用〔空格〕或〔可調整的空格〕來把相似作用的按鈕區隔出來，例如說所有圖層移動的〔往前〕、〔往後〕、〔最前〕、〔最後〕，我可以在這前後都加上〔空格〕，這樣就不會所有的按鈕都擠在一起造成滑鼠誤觸。

我的 Keynote 配置建議

我自己在用的工具列長這樣，我來說明一下為什麼要這樣放：

▲首先最左邊第一區，我稱為「檢閱區」：我會放上〔顯示方式〕、〔加入幻燈片〕、〔播放〕、〔預演〕，目的是方便觀看簡報目前的完成度，或切換不同的顯示模式。

例如想看做出來的成品長什麼樣子就按〔播放〕或〔預演〕；想要切換頁面的呈現方式為光桌就點〔顯示方式〕→【光桌】；至於〔加入幻燈片〕我是故意把它塞在這的，因為人的直覺都是往左上先開始看，所以最常用到的頁面新增功能我會放在這邊方便憑直覺點選。（但有時候很懶都用快捷鍵 ⌘＋Shift＋N）

▲第二區是「物件動作區」：我會放〔往前〕、〔往後〕、〔最前〕、〔最後〕、加上兩個把物件綁在一起/分開的〔群組〕、〔解散群組〕。因為在製作簡報的時候會有大量的物件前後置換圖層動作，以及把兩個物件群組在一起，這些「對物件動手動腳」的我就統一放一區。

▲第三區是「物件新增區」：我留下了預設的〔表格〕、〔圖表〕、〔文字〕、〔形狀〕、〔註解〕，只要是為了增加簡報內容，例如加一個形狀、加一張圖表、加一段文字，都用這區就對了。

※ 值得一提的是我把〔媒體〕這個按鈕拿掉了，因為它非常的雞肋，我用 Keynote 九年了，從來沒有點過這個按鈕，因為你想要加入一張照片，直接把照片拖曳到簡報裡就好啦！

▲第四區是「物件編輯區」：〔格式〕、〔動畫效果〕、〔文件〕，這是連體嬰的三個按鈕，與你右方側邊欄有關，要調整文字、要設定物件的動畫、要更改頁面的大小或背景，都是在這個編輯區完成。

▲最後第五區，是平時不太常用到的「分享區」：〔Keynote Live〕、〔合作〕、〔傳送拷貝〕，前面兩個都是在 macOS Sierra 10.12 新增的按鈕，可以透過雲端連結，讓簡報變成即時協作的平台，或是邀請大家在線上看你的簡報；〔傳送拷貝〕就是當有人想要我把這份寄給他的時候，可以用的快速按鈕，因此這一區的作用都是傳給別人用的。

總結一下，如果用我建議的配置來做簡報，你常用的地區會專注在中間三個，而左右兩個區平常就很少用到，所以被我塞在最邊邊。

以上都是我多年來的使用習慣，所調配出的配置建議，你也可以自由更改，或是拿掉不需要的按鈕，改用快捷鍵或點上方選單列來替代！