【行事曆】鼓起勇氣，主動預抓「結束時間」

很多人其實是不用「行事曆」來安排自己日常作息的！頂多是記下重要的日子或是訂閱一下好友生日或國定假日，通常聽到不用「行事曆」的理由是：「我不知道怎麼用、我不太會安排我的作息、我的生活反正也就上下班而已啊，幹嘛記呢！」

你可以有千百個理由不安排自己的時間，但這些想法最終都會導致你失去對時間的「感知度」，例如常常會覺得怎麼打 Game、滑 FB、聊 LINE，唰一聲幾個小時就過去了…，但一但開始工作就覺得好沈悶啊～好冗長～怎麼還不下班啊！ 試著開始用「行事曆」管理你的生活，你會發現時間的節奏好像變明顯了，即使你用的不太精確也沒關係，但至少你邁出了第一步開始替你的生活步調做出努力了！

什麼事情該記在「行事曆」呢？

要掌握行事曆，最簡單的時間觀念就是先知道事件的「開始」與「結束」，只要知道這兩者，就能夠把它轉為行程，例如一場講座，通常都會有進場時間、預計結束時間，我們就能將去聽講座的行程記錄在行事曆上。

▲點選行事曆左上角的〔＋〕就能用文字輸入的方式快速新增行程，例如我輸入「星期一下午兩點開會」，行事曆還會在下方顯示一排過去相似的行程供你點選，以快速新增事件。

※ 輕點兩下行事曆的日期欄，也就能新增一個行程。

▲在下方你還可以加入跟行程有關的「附註」、「URL」、「附件」，把要開會的地點、會面文件、參考網頁都先填進來，就能在查看行事曆的時候迅速掌握本次會議摘要。

如果不知道「結束時間」怎麼辦？

這時候你就會問啦：「如果我不知道「結束」時間怎麼辦？像我老闆開會的時候，只會說幾點、在哪開會、誰要出席，但根本不管結束時間的啊！」，沒錯，像這種一進入會議室就開始冗長的會議流程，最尷尬了，因為沒有「結束時間」。

你無法輕易改變你的老闆或是客戶，但你可以試著「預估」每次的結束時間，然後藉由每次的會議結束後，對行事曆做調整變更，藉此一次比一次更容易掌握開會長度。

▲例如我們開會前，先試著預抓一個結束時間點，假如你老闆愛聊嘛…，說 14:00 整開會，我們就先抓個兩小時，在行事曆上設置 14:00–16:00 的行程，並替事件命名為「跟老闆開會」。

▲接著當會議結束後，你發現老闆比想像中的還要會聊！超時了 30 分鐘，你就知道以後會議的長度大概要抓兩小時半，這時候你可以在「附註」的地方寫下「會議時間有點長，下次要適時提醒老闆結束時間。」，然後將事件的長度修正為 14:00–16:30。

▲過了一陣子，當你的老闆又說「開會啦！15:00 進會議室」，這時候只要輕點行事曆，然後在事件名稱的地方輸入「老闆」，行事曆就會自動跳出上次的【跟老闆開會】供你選擇，且時間自動抓為兩個小時半！

這時候你就會看到自己上次的「備註」：「會議時間有點長，下次要適時提醒老闆結束時間。」，就知道這次要勇敢一點，提醒老闆早點結束會議，先到此做個段落放大家去幹活吧！

也就是說，我們雖然無法控制或準確知道每件事情的「結束時間」，但可以透過一次一次的預測、後續紀錄、下次修正，不斷的讓自己更容易掌握每則事件的結束，利用行事曆記憶功能，來改善自己對時間的敏銳度。

說到底，會 delay 行程就是因為你沒勇氣

最後跟大家講一個觀念，通常開會，老闆是最沒有「時間感」的那個人，可能因為都是他在講，然後問各位：「有什麼建議啊？」，你們又講不出來或不敢講，怕得罪老闆或其他同事就不敢表達意見，只會附和他，會議結束後完全沒有結論，根本浪費彼此的人生。

「每個人都不敢當壞人，最後往往都一起承受最壞的局面。」

試著開會前主動問老闆：「這次我們會議的主題要討論什麼？我們預計花多久時間？」，然後事先準備好每個人的想法再進會議室，如果沒有想法的人就不要坐進去浪費時間，另外一定要安排一位「會議主持人」和一位專門的「會議記錄」，不要每個人都在那邊低頭抄寫筆記假認真，拜託開會又不是上課…。

最後，別再讓老闆一個人控制全場了，如果下面有人願意出來當會議的主持，他只要坐著說「好！」或「不好！」當個「最終決策者」，他百分之一萬超爽的好嘛！身爲會議主持人一定要掌握好「結束時間」，一開始不知道安排誰的話，就你自己當吧！如果你連這點改變的勇氣都沒有，那你就活該倒楣在會議室浪費兩小時半。