วิธีใช้ OKRs กับโปรแกรม Project Management

OKRs & Project Management

หลายคนอาจจะกำลังศึกษา หรือกำลังใช้ OKRs ในองค์กรหรือภายในทีมกันอยู่ OKRs เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวัดผลองค์กรอีกชนิดหนึ่งซึ่งต่างจาก KPI ตรงที่ OKRs จะเป็นการตั้งเป้าหมายจากล่างขึ้นบน ส่วน KPI จะเป็นการกำหนดเป้าหมายจากบนลงล่าง และ OKRs สามารถเปลี่ยนแปลงระหว่างไตรมาสได้แต่ KPI อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงทุกปี

การวัดผล OKRs ส่วนใหญ่จะใช้ Google Sheet เพราะไม่มีค่าบริการและคนในทีมสามารถเห็น OKRs ของบริษัทและของทีมงานตนเองได้ แล้วทำการบันทึก Key Result(s) หรือ KRs เป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนก็แล้วแต่ความเหมาะสมของแต่ละทีม

แต่หากทีมต้องการติดตามงานของแต่ละงานว่ามีความคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว Google Sheet อาจจะมีข้อจำกัดอยู่บ้าง วันนี้ผมจึงจะมาแชร์วิธีใช้ OKRs กับโปรแกรม Project Management ซึ่งจะช่วยให้ทีมเห็นงานของเพื่อนร่วมทีมว่าทำ KRs อะไรอยู่เพื่อจะได้ช่วยกันและเป็นแรงกระตุ้นให้ทีมหรือองค์กรเข้าใกล้เป้าหมายได้มีประสิทธิภาพ

Overview จากระบบ inteGreat for Enterprise

การ Setup OKRs

1. พิมพ์ Objective ไว้ที่ Task List (หากมีหลาย Objective สามารถสร้าง Task List ใหม่ได้ เช่น Objective#2)
2. พิมพ์ Key Result(s) หรือ KRs ไว้ในแต่ละ Card ภายใต้ Task List ของ Objective นั้นๆ
3. ใน Card แต่ละอันสามารถเขียนคำรายละเอียดของ KRs ได้
4. สร้างป้ายสีในแต่ละ Card เพื่อแยกความแตกต่างของ Key Result(s) หรือ KRs ซึ่งจะง่ายในการติดตามความคืบหน้างาน
5. เพิ่ม Task List แล้วระบุช่วงเวลาที่จะวัดผล จากตัวอย่างจะแบ่งเป็นรายสัปดาห์

การ Setup ระบบในการใช้ OKRs

วิธีการดำเนินงาน

1. สร้าง Card งานที่เราจะทำ ภายใต้ Task List ของช่วงเวลานั้นๆ จากตัวอย่างจะเป็นสัปดาห์ที่ 1
2. ใส่ป้ายสีของ Card งาน ให้ตรงกับสีของ Key Result หรือ KR ที่เรากำหนดไว้ตอน Setup ระบบ
3. เมื่อทำงานของ Card นั้นเสร็จเรียบร้อย ให้ติ๊กตรงช่องสี่เหลี่ยนด้านหน้าของ Card งานนั้น จากนั้นก็ทำแบบเดียวกันวนไปทุกช่วงเวลาที่ต้องการวัดผล

การใส่ป้ายสี

เมื่อต้องการเห็นภาพรวมการดำเนินงานสามารถคลิ๊ก “ภาพรวม” ซึ่งจะอยู่มุมซ้ายบนของหน้าจอ ซึ่งใน Featureนี้ ผู้ใช้งานจะเห็นงานที่ทำเสร็จแล้ว งานที่เกินกำหนดเวลา รวมถึงงานที่วางแผนไว้ โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกดูได้ความเหมาะสม

Dashboard แสดงข้อมูลการดำเนินงาน

หากผู้ใช้งานต้องการเห็นภาพรวมระยะเวลาดำเนินงาน ก็สามารถคลิ๊กตรง “ไทม์ไลน์” ได้ โดยสามารถเลือกดูช่วงเวลาที่ต้องการได้ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน เป็นต้น

Timeline แสดงช่วงเวลาการดำเนินงาน

หากต้องผู้ประกอบการหรือใครต้องการใช้งานระบบนี้สามารถเข้าผ่านลิ้งค์นี้ได้ http://manawork.com/

หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมสามารถติดต่อได้ที่ Facebook