La Commission scolaire de Montréal : quand l’innovation rencontre l’éducation

Ma Cafétéria est un système transactionnel de caisses enregistreuses (physiques et en ligne) développé par notre équipe pour apporter au milieu scolaire une nouvelle approche de gestion et de consommation dans les écoles. C’est un projet qui aborde également la discrimination des élèves provenant de famille à faible revenu. Notre partenariat avec la CSDM a eu comme résultats, entre autres, de réduire les inégalités chez nos enfants.

Fini la complexité, bonjour la simplicité!

Grâce à Ma cafétéria, le paiement des collations et des repas passe dorénavant par la carte étudiante. Dans la plupart des commissions scolaires, les cafétérias sont gérées par des systèmes de caisses standards qui fonctionnent avec de l’argent liquide ou des cartes bancaires. Ces systèmes ne tiennent pas compte du contexte particulier d’une école ni des programmes de subventions alimentaires.

La plateforme développée par notre équipe devait donc :

  • diminuer la charge administrative, le risque d’erreur et le temps imparti pour le contrôle
  • éviter le dédoublement de saisie de données
  • offrir des outils simples répondant à des enjeux de convivialité tant pour les employés que les parents

D’ailleurs, grâce au site web transactionnel, le parent peut approvisionner le compte de son enfant à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. Ainsi, ce n’est plus un problème si un parent oublie de donner de l’argent à son enfant le matin, car il peut alimenter son compte de manière rapide et sécuritaire. Dans un même ordre d’idée, il peut consulter l’historique transactionnel de son enfant et s’assurer d’une bonne utilisation de l’argent qui lui est alloué pour ses repas et valider qu’il a une alimentation équilibrée.

Des enjeux humains

Auparavant, la mesure alimentaire était implémentée à travers l’utilisation d’un système de coupons qui stigmatisait les enfants défavorisés. L’utilisation par tous de la carte étudiante comme outil transactionnel a résolu certaines problématiques. D’abord, les enfants ne peuvent plus identifier leurs camarades bénéficiant du programme d’aide. Puis, le système prévient le taxage scolaire en diminuant l’utilisation d’argent liquide. Adieu les billets volés ou les pièces qui encombrent les poches, tout est désormais sur une carte sécuritaire et neutre.

Un système simplement innovant

Nous avons mis en place 3 innovations pour réussir à respecter les contraintes d’une cafétéria.

La première est que notre Point de Vente (PdV) est 100 % web. Tout le système est centralisé en mode infonuagique. Ceci permet de centraliser l’information et ainsi de rendre le système indépendant du matériel déployé dans chaque cafétéria. Le logiciel PdV, entièrement en HTML, permet d’abstraire la couche équipement qui se trouve dans la cafétéria et de réaliser des économies substantielles pour une école. Le HTML permet aussi de gérer en temps réel plusieurs emplacements avec des rapports en direct pour les gestionnaires.

Nous avons aussi utilisé un système d’orchestration complet et d’automatisation de déploiement concernant les caisses enregistreuses. Cela permet de prendre littéralement n’importe quel ordinateur, le brancher sur notre système de déploiement et il devient une caisse fonctionnelle en moins de 4 minutes. Cette innovation dans le domaine des points de vente permet de minimiser les coûts de maintenances, puisqu’il est maintenant moins coûteux de déployer une nouvelle caisse enregistreuse que de prendre le temps de diagnostiquer un problème. Encore une fois, ces économies de coûts sont importantes.

Le matériel spécialisé habituellement nécessaire pour un point de vente est très coûteux. Une innovation qui a été effectuée pour ce produit est que nous avons calculé qu’il coûterait moins cher d’utiliser du matériel de production de masse. Nous avons donc créé notre propre PdV que nous construisons à l’aide d’imprimantes 3D. L’utilisation de l’impression 3D nous permet la création de nos points de vente personnalisés à un coût très faible même si nous n’avons pas de volume. Cela a permis d’arriver à des coûts de déploiement beaucoup moins élevés et de refiler l’économie aux parents.

Nous ne pouvons qu’être fiers de ce partenariat. La réalisation de ce mandat nous a permis de gagner un OCTAS, mais aussi le sourire des parents et des enfants qui ont enfin une solution qui leur ressemble. La CSDM a accompli sa mission, nous la nôtre et, ensemble, nous avons dépassé toutes les attentes. Ce que nous constatons une fois de plus? Que personnaliser des solutions est souvent la clé et que cela peut nous amener à réaliser des choses inattendues, innovantes. Il ne faut pas avoir peur de créer, le principal est de savoir écouter les besoins de ses clients. Finalement… avoir de l’audace est une bonne chose !

Crédits

Nous sommes fiers de vous présenter toute l’équipe derrière ce beau projet!

Design et architecture d’information : Jean-Philippe Boudreau

Charge de projet : Vincent Adrix

Service-conseil : Joël Lachance-Châteauvert

Analyse technique : Danny Turcotte, Jérémie Normandeau

Intégration : Vincent Labbé

Développement : Danny Turcotte, Jérémie Normandeau, Jérôme Corriveau

Support et évolution : Michael Gagnon, Carl Tardif, Sébastien Racine, Thomas Lepage, Antoine Boissinot

Approvisionnement, administration système et installation : Pierre Larochelle, Yan Ouellet, Dominique Leclerc, Charles Gauthier