Convenience Meeting
เมื่อวานอ่านเจอบทความที่ชื่อ Stop Calling Every Conversation a “Meeting” เขียนโดยอัล พิทแทมพัลลี่ (Al Pittampalli) เนื้อหาของบทความกล่าวถึงความเข้าใจผิดของใครหลายๆคนที่คิดว่าการประชุมคือการสนทนาของคนมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป ซึ่งในมุมมองของผู้เขียนการที่เราเข้าใจความหมายของคำว่าการประชุมผิดส่งผลให้เราไม่สามารถสร้างหรือจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้
ดังนั้นคุณอัลจึงให้บทความนี้ในการแบ่งแยกประเภทการประชุมต่างๆออกเป็นหลายรูปแบบเพื่อให้เรามองเห็นความชัดเจนในวัตถุประสงค์ของมัน และเพื่อให้เราเตรียมตัวและใช้เวลาที่มีอย่างเกิดประโยชน์สูงสุด ทำไมผมยกบทความนี้ขึ้นมา? … เพราะผมถูกใจกับย่อหน้าข้างล่างนี้ครับ
“ยกตัวอย่างเช่นเหตุผลหลักเลยของการเรียกประชุมก็เพราะผู้จัดการมีเรื่องมีข้อมูลที่จะสื่อสาร แทนที่จะเขียนมันลงไปในเมโม่หรือจัดประชุมหนึ่งต่อหนึ่งหลายๆครั้ง พวกเค้าตัดสินใจที่จะเซฟเวลาตัวเองด้วยการใช้เวลาคนอื่นแทน ขัดจังหวะการทำงานและจับทีมเข้ามาอยู่ในห้องร่วมกัน สิ่งนี้เรียกว่า “การประชุมแบบเอาสะดวก” และเกือบทุกครั้งมันเป็นความคิดที่แย่ เพราะโดยทั่วไปแล้วมันสะดวกกับคนแค่คนเดียวแต่มันไม่สะดวกกับคนอื่นที่เหลือทั้งหมด” — อัล พิทแทมพัลลี่
ใครไม่เคยเจอ “การประชุมแบบเอาสะดวก” บ้าง? ผมว่าไม่มีหรอก โดนกันมาแล้วทั้งนั้น ไม่แน่แค่วันนี้วันเดียวอาจจะมีสองสามประชุมที่เป็นแบบนี้ ผมก็คิดเหมือนผู้เขียนครับ การประชุมที่เอาคนห้าคนสิบคนเข้ามานั่งฟังเราพูดฝ่ายเดียวเป็นเรื่องแย่ เสียเวลา เสียพลังงาน เสียอารมณ์ แถมมันยังแสดงให้เห็นถึงความไม่เคารพเวลาของคนอื่นด้วย (อันนี้แย่มาก)
ด้วยเหตุนี้ผมถึงไม่ชอบการประชุมแค่เพื่ออัพเดทสเตตัสของอะไรบางอย่าง แต่ผมกลับชอบการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่ง
ด้วยเหตุนี้ผมถึงมั่นใจว่าในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี มันมีวิธีการอีกมากมายที่จะสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การเรียกคนเข้าประชุม แต่ผมก็เข้าใจว่าการจะสร้างทีมสร้างวัฒนธรรมการทำงานให้เป็นแบบนั้นเป็นเรื่องยาก ใครหลายๆคนถึงติดใจ “การประชุมแบบเอาสะดวก” — เพราะมันสะดวกกับเค้า คนอื่นจะเป็นยังไงก็ช่าง
แล้วแบบนี้จะไม่ให้พูดว่ามันเป็นความคิดที่แย่ได้อย่างไร
