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書面資料是申請美國碩士相當重要的環節，對於大部分不需面試的理工科碩班來說，文字是能表達個人能力及潛力的最終手段。因此特別拉出書面文件作為一個主題，在這會介紹留學文件的概念、版面設計、撰寫架構、編修以及參考資源：
文件種類
申請時學校要求不少相關文件，用來評比申請者是否有足夠的能力就學及畢業，以下是常見的需求文件：
Academic Record (成績單)
成績單是學習量化指標，因此能依照成績與排名來判斷大學時期的知識吸收狀況，所以這份文件相當重要且具有極大參考價值，但到申請季當下，成績已成既定事實，無法改變，不過如果是想出國留學或推甄國內研究所的大一大二同學，還來得及，要好好把握成績R。
English Proficiency Exam & GRE (英文相關考試)
前面已介紹過，所以在這不多敘述，只講門檻，但具體分數要求還是以各校公布為主。
- TOEFL: Total 100
- IELTS: Overall 7.0
- GRE: V 150 Q 168 AW 3.0
Letter of Recommendation (LoR, 推薦信)
推薦信是從第三者角度對申請者的評論，美國的學校絕大部分要求3封，不然就是2封。通常應屆畢業生會請求教授協助撰寫，不過有些教授會要求學生先擬稿以作為參考，因此我會在下面分享撰寫歷程。
至於重要性的話...，博士班申請相當重要，但碩士班，尤其是修課型的，我就不太清楚了QQ。
CV / Resume (履歷)
履歷可用來概括描述個人背景，如果有申請大學或找實習經驗的，應該也清楚履歷的功能及撰寫方式。
Statement of Purpose (SOP)
我不確定這個文件的中文名稱...，先放上UC Berkeley對於SOP的詮釋及撰寫方式：
根據我的理解，SOP是透過展現以前的學術成就來向審查委員會證明我夠格在學校生存。這是學校必備且極度重視的文件，也是留學文件的大重點。我會在下面分享SOP的格式以及撰寫架構。
Personal Statement (PS, 自傳)
大家較為熟悉自傳的概念，不過在此也先附上UC Berkeley對PS的詮釋及撰寫方式：
相較於SOP，自傳著重於個人的整體形象，因此比較不會著重於學術方面之特質，結論上來看，只有少數的學校要求繳交自傳，所以重要程度應該還好。我也會在下面分享自傳的格式以及撰寫架構。
各校文件名稱定義
上面SOP及PS的名稱，套用於大部分的學校申請都沒問題。然而，有些學校的文件名稱會不同...。像UPenn只要求Personal Statement，然而從學校的說明中可看出他們的PS就是我上面講的SOP，所以要確實注意學校對申請文件的各項具體要求。
版面設計
在介紹留學文件的內文架構前，先講我是如何撰寫文件。一般而言，絕大部分申請者(起碼我們系)都是使用Office Word來撰寫文件，而我則是使用LaTeX來撰寫文件，使用後感觸良多，所以在此分享給各位這個好用的工具。
LaTeX介紹及設定
LaTeX是版面配置的排版語言，其編排的一大優點是格式與文章內容可以分開處理，且容易設定格式，簡單幾行Code即可搞定，不像Word還要找格式設定之位置.....。因此我們可以透過LaTeX對各間學校的不同要求作相對應的格式客製化。
除此之外，LaTeX對我而言的另一好處是排版格式(e.g. 文字行距與相鄰間之距離)不會因文章內容而自動調整，而這也是我痛恨Word的原因之一。
在軟體選擇上，主要使用Overleaf (線上LaTeX 編輯軟體)進行文書撰寫，並分別儲存備份檔至桌電硬碟和Google Drive(也可用git，只是當時我還不會用)。以下是Overleaf的連結：
雲端編輯好處多多，第一是好管理，我同時具有平板、筆電以及桌電，都可用來編輯檔案，而線上版的好處是即時同步，不會有多種裝置具有不同版本文檔的問題，第二是無安裝程序，Overleaf不須安裝至電腦，直接線上操作，省去安裝的流程。
附帶一提，LaTeX 本身編碼不支援中文文字，需另外安裝package，所以若想編寫中文文件，我個人使用XeLaTeX。具體而言，安裝MikTeX + TexMaker，並選擇XeLaTeX 編譯器以及安裝fontspec 和xeCJK 的package。 (但留學文件不需要輸入中文，所以這段跳過也沒差)
若想學習LaTeX，可以讀「大家來學LaTeX」，直接Google即可找到PDF
以上提供的資源都是免費的，不須擔心錢的問題。
SOP / PS排版及格式
大部分學校沒特別規定格式，我的標準是以看起來舒服為原則：
- 字體選用LaTeX 預設的Computer Modern，字體大小為11pt
- 紙張大小A4，邊界左右為1.1in、上為1.5in、下為1.2in
- 字數控制在1000 字以下 (降低編修費用&沒有很多經歷可寫QQ)
- 行距為1.15 倍
- 無縮排，段落間空一行
- 每頁頁首用斜體標示文件名稱和個人姓名 (左) 以及欲申請的學校及科系 (右)
我把我做的模板放在下面，給大家參考：
CV / Resume排版及格式
我是使用別人在網路上分享的Overleaf 模板，並針對個人的喜好做些許微調，像是顏色及文字位置之類的排版。因為模板是網路上的好心人士分享的，所以就不放Source Code 了。
Overleaf模板使用方式
tex文件介紹
有PS.tex及template.tex，前者為內文放置處，後者為文件格式的設定。欲修改文件格式或內文，請至對應的文件調整。
Overleaf之使用步驟
- 先確認在
PS.tex的頁面，並修改好內文 - 點選右方PDF預覽上面的"Recompile"
- 確認編譯的檔案正確後，即可點選右邊的下載圖案把PDF檔存至本地端
下面放上說明圖，並分別標示3個步驟：
template.tex程式碼簡介
下面附上的3行程式碼是我在客製化部分學校的文件時有修改到的參數，若想修改文件格式可改動相對應的變數：
\documentclass[11pt,a4paper]{report}：選用紙張格式與字體大小\usepackage[left=1.1in,top=1.5in,right=1.1in,bottom=1.2in]{geometry}：文件的四邊留白寬度\linespread{1.15}：行距為1.15倍
文件撰寫架構
關於架構，大部分學校都會說明文件(SOP / PS) 需涵蓋的內容，故直接照著規則撰寫即可，但強調的重點大同小異，因此在以下說明我撰寫之文件結構。
SOP架構
首段：破題/摘要
在首段直接提及欲申請的學校科系，以及總結個人學歷與大學修課及研究。我個人覺得故事型的敘述方式有點冗言贅字，舉例來說：
- 我想就讀南加大的資工系碩士班...
- 從小我就對程式語言很有興趣...
審查委員瀏覽文件的時間相當少，因此像第一句話直接切入主題，教授能一下進入狀況。
中間段落：個人學經歷描述 (以CSE為例)
我先提及所修課程，來帶出對Computational Science的興趣及與知識之奠基。
帶入主題後，接著描述在專題研究中，我所得到的收穫，著重於專業知識的深化以及研究的能力，於此同時，也帶出Computational Science的理論能幫助我解釋及深入了解模擬呈現之意義。
若學校只要求SOP，不需要自傳時，我會把我的社團社長經驗寫入其中，強調除了在專業知識學習外，同時我也不餘遺力的精進領導能力等軟實力。
最後話鋒一轉，發現與跨領域知識的結合能突破原本研究領域之框架，造就我想讀CSE之動機。
末段：未來計畫與學校的客製化
說明現在描述的學程，所具有與其他類似的學校學程之不同獨特處。以及在就讀學程之過程中，能學習到的知識。最後，加上一句感謝的話。
PS架構
自傳全部都在描述社團社長的經驗及所學，其他沒有相關的經歷全部不寫。
首段：簡介/摘要
提及在大學時期有參與諸多課外活動，並講社團經驗對我的影響極大。
中間段落：各事件的具體描述與支持中心論點
鉅細靡遺的描述3個在社團發生的事件，藉此強調我所具備的3種多樣化之個人特質。
末段：上述經驗與研究所的連結
說明此三種經驗，能以何種方式幫助我完成研究所學業以及對學校的貢獻。
CV / Resume 架構
最上方放置個人資訊，正文區分成下列5大類，並在每條經歷上，加上2句話描述個人的貢獻：
- Education
- Research Experience
- Work Experience
- Extracurricular Activities
- Technical Strengths
LoR 架構
首段：簡介關係
帶過我與教授的關係，並用一句話描述教授樂意作為推薦人的原因(像非常勤奮、具有研究潛力等)。
第二段：課堂表現
主要描述我在課堂上積極求學的態度，像是作業及專題的完善狀況和該課的優秀成績等。
第三段：專題研究表現
強調學習到的技能及進修研究所的動機，或是描述在專題研究中，我個人的具體表現。
文件撰寫及編修
初稿撰寫
不論是何種文件，一開始動筆即是最難的，只要逼自己寫下去，把初稿完成，後面進展就有如行雲流水般的順利。其中在動筆之前，可先列出文章之大綱，如此一來，在撰寫的過程中也較不容易離題。
寫完初稿後一定會不斷修改，只求產出最高品質之文章。而我將修改過程分為二個部分，一是自我審核，另一是他人編修。
自我審核
我有使用一些線上資源來自我檢討，一是Grammarly，可以檢查是否有基本的文法錯誤，另一是Google 翻譯，將已打好的英文段落用英翻中來看語意是否合乎邏輯。
他人編修
我認為寫好的文件一定要讓別人看過，只從自己的角度審視文件時會有無法注意到的盲點，而他人的意見可以破除此障礙。
在上述的「別人」中，可找系上較熟的教授、外面的編修人員、已申請結束的學長姊、一起準備留學的夥伴，及英文能力強的同儕等等。
以我的狀況來說，因本人的英文實力並不特別突出，所以額外找有編修經驗的人士協助文件修改，其中免費的及付費的都有找過。
結論上來看，編修前後的文章一對比即可看出許多不同之處，首先流暢度改進許多，透過連接詞的修正可更精準的連結不同的段落及句子。再來是文意的精確度，若是當面與協助者一同討論文章，編修者覺得語意不清之處會直接提出然後本人可直接解釋，在一來一往的交流中，可以高效率的方式完善整篇文章的內容。
文件繳交
完成文件後，最後一步即為繳交文件至學校端，絕大部分的美國學校僅接受申請者上傳電子版本的文件，即使上傳本身不難，仍有些許注意事項
推薦信數量
通常學校僅限制申請者「最少」需繳交2至3封的推薦信，如果有意願，可自行增加推薦信的上傳數量。但我不建議多上傳推薦信，原因有以下幾點
第一，推薦信的需求量上升代表教授需準備更多的推薦信，雖然部分教授會要求申請者自行擬稿，上傳的部分仍須教授親自處理，還是需要多麻煩教授。
第二，即使能順利繳交多封推薦信，若其中有幾封的內容較為空泛或籠統，那這些推薦信並不能給申請者起加分效用，反而可能有硬湊的負面印象。
不過，如果上述幾點都能迴避(所有推薦信均強推且願意幫忙撰寫)，那多的推薦信應能起到不小的加分作用。但問題在於，以一位普通大學生的立場，難以找到如此多願意協助申請者的貴人QQ。
Additional Document
學校端會提供選擇性的上傳欄位，申請者可自行上傳與本人相關的文件，幫助審查委員更加了解申請者本身。
通常學校會附加說明申請者可上傳publication或research paper等研究成果，如果有，那當然可以放上去，一定有加分效果。
但如果想上傳其他文件，那就見仁見智，這邊我不會像推薦信那樣保守。此份文件操之在己，不會有第三者較不可控的因素，只要認為對你的個人背景印象有幫助，那就可以放。
比較有可能遇到的狀況是學校要求上傳SOP，但無要求上傳PS，若申請者有另外寫好的PS，或許上傳PS也是不錯的選擇。
不過我個人並無在任何一間學校上傳Additional Document，一是我沒有具體的研究成果(publication, paper)，另一是我想講的都已經放到的SOP內。
參考資源
最後，放上我運用過的相關資源，以下資源基本上免費，適合學生使用：
康德留學顧問 (Cantab English)
作者在此網站上有分享諸多關於留學申請文件的寫作要點，包含內容及格式等，個人覺得在格式編排上，得到蠻多實用的資訊，我也同時參考此網站提供的推薦信模板。上述分享的資訊都是免費的，也可以付費使用他們的編修服務。
Philip Guo
此位是任職於UCSD Cognitive Science 的教授，在教授的個人網頁上，除了The Ph.D. Grind 的博士生涯紀錄和建議，還有提供不少他的學生所寫的SOP，我主要參考這些申請文件的架構及外觀。
EducationUSA
裡面有不少的留美諮詢服務，其中我曾預約自傳編修。當時是一位曾在美國讀大學的學姊一對一逐步校閱文稿，一來一往的討論讓我更加清楚文章句構間的思路，釐清不少台灣人難以察覺的邏輯盲點，對文件的撰寫幫助很大，而且免費的服務也非常適合我這窮學生QQ。
清大寫作中心
針對清大學生，寫作中心有提供很多類型的英文相關短期工作坊，其中不時會出現SOP 以及履歷的撰寫教學，我也有參加幾次，對還沒有文件概念的學生還不錯。
學長姐
至少在清大，好一部分的前段班有出國留學的打算，所以可向已申請完畢的學長姊請教文件的撰寫技巧，並詢問是否能參考他們的文件，這不只對文章構思有直接幫助，同時對於選校定位也能更加清楚(前提是要申請同類型的學程)。
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