7 dicas para destravar as suas reuniões de 1:1
Como quebrar silêncios constrangedores e extrair o que a prática tem de mais importante
As reuniões de 1:1 (leia-se one-on-one ou um-a-um em bom português) se adequam bem à caixinha de ferramentas de todo líder, pois promovem feedbacks rápidos e uma maior conexão entre as pessoas.
Quando comecei a realizar as reuniões 1:1 no meu trabalho anterior, eu já convivia há um bom tempo com todos do time, o que tornava a prática bem tranquila e natural. Contudo, neste ano de 2021 ao mudar de emprego, entrando na Liferay, me deparei com um cenário bem distinto, com pessoas novas e de diferentes nacionalidades, o que tornou a prática que eu estava acostumado em algo bem mais desafiador e precisei buscar dicas para destravar as sessões. Esse artigo é para você que começou a realizar as 1:1, mas ainda está com dificuldade de engrenar.
Contexto
A definição é o que você está pensando mesmo, uma conversa entre duas pessoas. Essas duas pessoas trocam feedbacks e independente da posição hierárquica delas, ambas podem trazer elogios ou críticas. Os envolvidos podem ainda trazer assuntos que eles acham mais pertinentes e querem explorar como carreira ou planos da empresa. É importante salientar que essas duas pessoas não precisam necessariamente ter uma relação de líder-liderado.
Outro detalhe que faz das 1:1s uma ferramenta tão impactante é que elas ocorrem de maneira sistemática, com duração e periodicidade previamente acordadas. Dessa forma ela serve como um ponto de checagem de como as coisas andam. Além disso, ações podem ser criadas e acompanhadas durante as sessões tendo em vista o atingimento de algum objetivo.
Por que devemos utilizar?
Essa é a pergunta mais importante, porque como em toda técnica ou ferramenta, nós não deveríamos utilizá-la sem analisar que problema elas buscam resolver. Colocando de maneira simples, as 1:1s buscam aproximar as pessoas e estimular a troca de feedbacks rápidos e contínuos.
As reuniões de 1:1 também podem auxiliar as empresas a resolverem alguns entraves como pouca comunicação, falta de feedback, estagnação de carreira, falta de confiança e conflitos interpessoais ou intersetoriais. Problemas esses que trazem inúmeros transtornos, inclusive a perda de talentos.
Explicado o nosso contexto vamos para as 7 dicas.
Dica 1: Explore pontos de vistas diferentes
A reunião pode acontecer entre quaisquer duas pessoas, o mais comum seria do líder com o liderado, mas por que não explorar outras trocas de ideias? As reuniões de 1:1 podem ser uma excelente forma de ampliar o seu conhecimento, como quando você conversa com alguém de outra área, por exemplo, um líder técnico que conversa com um gerente de produto. Ou até mesmo entre pares da mesma área, por exemplo, dois gerentes de projetos que passam por desafios parecidos e trocam ideias, ou um desenvolvedor senior trocando ideia com um mais novo.
Dica 2: Use a frequência a seu favor
Não funcionou bem na primeira vez? Tudo bem, daqui a pouco vocês se encontram de novo e com o tempo o desconforto vai se desfazendo. A dica aqui é manter as reuniões acontecendo com uma frequência estabelecida, sugiro um intervalo entre 2 e 4 semanas. Você não precisa manter a mesma frequência para todas as suas reuniões de 1:1. Para as pessoas que você se relaciona mais, pode-se manter uma frequência menor, a cada 2 semanas, por exemplo. Já para aqueles parceiros que não estão tão próximos no dia a dia, uma frequência maior pode servir, a cada mês, por exemplo.
E falando em usar a frequência a seu favor, você pode deixar as reuniões marcadas de maneira recorrente nas suas agendas. Dessa forma se evita um passo a mais que seria se lembrar de marcar. E se você tem muitas reuniões, você pode agrupá-las em blocos, mas não sugiro mais do que 2 seguidas.
Ah, e o mais importante, faça de tudo para manter as reuniões acontecendo conforme marcado. Você pode passar uma imagem de que não está dando tanta importância a esse momento se sempre desmarcar as suas 1:1s. No dia-a-dia é comum que outras demandas apareçam, mas lembre-se que criar conexões e trocar feedbacks são prioridades.
Dica 3: Mantenha uma ata
Esteja você de qualquer lado da 1:1 mantenha um bloco de notas (físico ou digital) onde poderá ir adicionando tópicos para a sua próxima reunião. Por exemplo, imagine que você está em uma reunião em que o QA fala um termo que você ficou curioso para saber mais, você pode anotar para perguntá-lo na próxima reunião com ele. Assim como esse exemplo, outros assuntos podem surgir no dia-a-dia.
E já que falei sobre manter um bloco de notas, uma boa dica é manter esse bloco de notas compartilhado com a outra pessoa. Dessa forma ambos podem inserir assuntos para as próximas sessões, anotar o que já foi discutido, que ações estão sendo tomadas e acompanhar as ações criadas no passado.
Dica 4: Mantenha a atenção plena e interesse genuíno
Mantenha o foco! Nada de ficar fazendo outra coisa ao mesmo tempo, então segura a vontade de olhar as notificações. Aqui vale se colocar no lugar do outro, como você se sente quando alguém faz isso com você?
Demonstre interesse pelo trabalho do outro. Você pode explorar perguntas como “Me explica melhor como vocês da área de qualidade trabalham” ou “Qual a primeira coisa que você faz quando começa a trabalhar?”. Se você é o líder, dê espaço para o liderado falar. Mesmo que no início seja você quem conduza por ser uma prática nova é importante estimular o colaborador a ter liberdade e trazer pautas.
Dica 5: Crie conexões compartilhando interesses
Uma boa maneira para criar conexões é explorar assuntos suaves e pessoais. Vocês podem falar sobre suas vidas, suas famílias, suas carreiras, quanto tempo de empresa vocês têm e o que vocês gostam de fazer. Inclusive aqui na Liferay temos um valor que é o Stay Nerdy que estimula que compartilhemos nossas paixões para criar conexões. Você pode se surpreender ao descobrir que tem pessoas que compartilham dos mesmos interesses que você.
Essa conexão cria empatia e facilita o desenvolvimento das futuras interações. Muda muito a sua percepção participar de uma reunião com o Lucas Gerente de Produto, ou com o Lucas, pai de 2 meninas, que joga futebol, se apaixonou por gestão de produtos em 2016 e tem uma visão X sobre o futuro da empresa e do produto.
Dica 6: Analise o passado e planeje o futuro
Sessões de 1:1 podem explorar conclusões de ciclos, como nas sessões de retrospectiva do Scrum. Por exemplo, você pode explorar as lições aprendidas ao entregar um projeto ou o que deseja-se manter ou deixar para trás após o término de um semestre.
Além disso, você pode realizar um exercício para explorar o que a pessoa planeja para o próximo ano, que tipo de projeto ela almeja trabalhar ou que tecnologia ela busca aprender.
Se quiser focar em um intervalo de tempo mais curto você pode perguntar o que ela tem mais orgulho de ter realizado desde a última conversa ou qual será a prioridade da próxima semana.
Você inclusive pode adaptar algumas técnicas de retrospectivas como as encontradas no site Fun Retrospective. Especialmente as relacionadas a revisitar o passado ou a planejar o futuro.
Dica 7: Faça perguntas de resposta aberta
Ao invés de perguntar algo como “Você está gostando das nossas retrospectivas?” para a qual a pessoa pode responder com um simples “sim” ou “não”, pergunte algo como “Do que você está gostando mais nas nossas retrospectivas?”. Dessa forma a pessoa responderá informando se está gostando ou não e ainda enumerará os porquês, o que inclusive pode surpreender você, lembre-se que cada pessoa tem suas particularidades.
Aqui cabe mais uma sugestão, antes de emendar a próxima pergunta sempre dê uns 5 segundos de silêncio ao final das respostas. As pessoas têm essa tendência a completar algo sobre o que acabaram de falar, e pode ser que nesse complemento esteja a informação mais importante.
Seguem mais algumas perguntas de resposta aberta que você pode explorar:
- Como foi esse último mês/quinzena/semana?
- Pra você qual foi a melhor coisa que aconteceu nesse último período? Ou o maior desafio?
- O que você mudaria no modo como trabalhamos hoje?
- Quais atividades você mais gosta de fazer?
- Em que posso te ajudar?
- Você tem algum feedback ou sugestão para mim?
- Como você resolveu a situação X?
E assim concluímos nossas dicas, lembre-se de manter como principal objetivo trocar feedbacks e aumentar a conexão com as pessoas, porque é isso que faz a diferença. E como em todos os métodos e ferramentas, mais importante do que acertar de primeira é começar. Então marque logo a sua primeira reunião e siga aprendendo, modificando o que não foi tão bem e mantendo ou explorando ainda mais o que deu certo.
Espero que essas dicas ajudem a melhorar ainda mais as suas sessões de 1:1. Compartilha aqui com a gente se você conseguiu aplicar alguma delas. E você? Tem mais alguma boa dica de como destravar as suas reuniões de 1:1?
