Afinal, podemos ou não voltar as cartelas do quadro Kanban?
Ainda hoje, vejo essa questão sendo levantada por vários agilistas em suas redes sociais, em treinamentos e em conversas com colegas. E já que você abriu esse post e chegou até aqui, acredito que também estás enfrentando esse dilema.
Respondendo de forma bem rápida, sim, as cartelas do quadro Kanban podem voltar. O método Kanban não te entrega regras fixas e sim princípios e práticas das quais você precisa entendê-las, adaptá-las e aplicá-las de acordo com teu contexto. Dito isso, posso afirmar que as cartelas podem voltar sim, mas, essa regressão no fluxo de trabalho não é esperada. Queremos iniciar e terminar nossas atividades, entregando-as com eficiência, qualidade, de forma sustentável e de preferência, de forma linear.
Nesse post vou comentar em quais condições eu acredito que essas cartelas possam voltar, bem como compartilhar algumas sugestões para evitar que isso aconteça.
Antes de tudo, é importante ter uma clara visão do que se trata a cartela do quadro Kanban, o quadro Kanban e como essa cartela se movimenta nele. Farei uso de exemplos relacionados ao desenvolvimento de software, mas com um pouco de abstração, você pode aplicar essas sugestões em diferentes áreas.
Começando pela cartela (também chamada de card, item de trabalho ou ticket). Ela carrega consigo uma demanda a ser atendida, um item a ser trabalhado, com escopo e objetivo definido. Ela pode representar, por exemplo: uma estória de usuário, um bug ou uma tarefa técnica.
O quadro Kanban vai dar visibilidade aos estados que aquele item de trabalho pode assumir ao longo do seu ciclo de vida. Para ajudar, eis um exemplo de um fluxo simples de trabalho de um time de desenvolvimento de software: Novo, Em preparação, Pronto para Desenvolvimento, Em Desenvolvimento, Esperando para Validação, Em Validação e Completo.
A medida que a equipe trabalha nestes itens, eles se modificam, assumindo diferentes estados e com isso se movimentam no fluxo de trabalho, em outras palavras, se movimentam entre as colunas do quadro Kanban. Por padrão, as colunas seguem suas jornadas caminhando da esquerda para direita.
Então quando as cartelas podem voltar?
Eis alguns cenários comuns onde acredito que as cartelas devam voltar a estados anteriores:
- A cartela foi movida acidentalmente para o próximo estado.
Ao usar um sistema de gerenciamento de atividades como o Jira, Trello, é muito comum que itens sejam movidos para a coluna errada, ou clicar em uma ação diferente da que você deveria ter clicado. Por exemplo, após o desenvolvedor finalizar a implementação da tarefa, ele mandou direto para o estado de ‘Concluído’ ao invés de mandar para ‘Esperando para Validação’. Se isso acontecer, avisa ao time, deixa um comentário no ticket, e já volta ele pra o estado correto. - O item foi movido ao próximo estado sem atender aos critérios de saída necessários.
Cada estado deve conter um conjunto de critérios que precisam ser atendidos para que o item de trabalho se mova para o próximo estado (critérios de saída). Por exemplo, uma Estória de Usuário pode se mover de “Em progresso” para “Esperando por Validação” quando: seu principal objetivo for atendido, todos os critérios de aceitação implementados, testes automáticos implementados e passando. Se por um acaso o desenvolvedor mover essa estória sem os testes implementados, o responsável pela validação deve mover o item de volta para desenvolvimento, para que esse critério de saída seja atendido.
Sugestões para mitigar as chances de cartelas voltarem no fluxo
Seguem abaixo algumas sugestões:
- Analise seu fluxo atual e defina de forma colaborativa os critérios de saída para cada estado do seu fluxo.
Este ponto está muito relacionado a uma das práticas do Kanban, em que as políticas precisam estar expostas, de conhecimento de todos e devem ser definidas de forma colaborativa. Entender com detalhe o que cada estado do fluxo significa e como se aplica para os diferentes tipos de itens que sua equipe maneja é algo essencial. Da mesma forma, é preciso compreender quais os critérios necessários para que esses itens se movimentem no fluxo de trabalho.
Exemplo (clássico): dado que uma estória está “Em Progresso”, o time de desenvolvimento realiza seu trabalho, atendendo a todos os critérios de saída. Então, o item é enviado para ‘Esperando por Validação’. O QA então inicia a validação, movendo-a para “Em validação”. Lá, ele encontra um Bug crítico. Essa cartela que representa a estória deve voltar? Sugiro fortemente que não. Se a estória atendeu a todos os critérios de saída do “Em progresso”, a estória deveria ficar no estado de “Em Validação” até o bug ser corrigido. Nesse exemplo, os testes e também a correção de bugs devem fazer parte da definição do estado “Em validação” e isso deve estar claro para toda a equipe. - Compartilhar a visão que o quadro Kanban tem foco no item de trabalho e não em quem está trabalhando naquele item.
Neste ponto, podemos iniciar pelo exemplo: um desenvolvedor está trabalhando em determinada cartela, e a atividade está “Em Progresso”, porém precisou atender a outra demanda mais urgente. Essa tarefa deve voltar para estado anterior, no caso, o “Pronto para Desenvolvimento”? Também indico que não o item não volte.
O desenvolvimento já foi iniciado, um conhecimento já foi agregado a ele, ele está sendo desenvolvido. Então, na minha visão, nada mais justo que ele continue no seu real estado “Em Progresso”, ficando lá até atender todos os critérios de saída. O desenvolvedor pode voltar a trabalhar nele ao final da atividade urgente ou outro membro do time pode dar continuidade ao trabalho iniciado. Se por um acaso, a prioridade desse item despencar, sugiro que o item seja descartado.
Discordas de tudo o que foi dito acima? Achas que cartelas não podem voltar de forma alguma no fluxo? Ou que devem voltar pra Em Desenvolvimento quando um bug é encontrado na estória durante a validação? Compartilha a tua visão aqui nos comentários. Esse debate com diferentes opiniões sempre é enriquecedor.
Se concordas com o que foi apresentado, já se deparou com outros cenários onde é aceitável que cartelas voltem? Alguma dica matadora para mitigar esse tipo de situação?
Espero esse post te ajude a estabelecer um fluxo de trabalho mais fluido, deixando assim teu ambiente de trabalho mais feliz e produtivo!
Forte abraço e até a próxima! :)
