Os 7 desperdícios do Lean aplicados à gestão de desenvolvimento de software
E fora do quadro kanban, você está bem?
Que as metodologias do Lean Manufacturing (produção enxuta) e da melhoria contínua (Kaizen) superaram as barreiras das fábricas e são amplamente utilizadas em gestão de desenvolvimento de software todos já sabemos. Expressões como cycle time (tempo de ciclo), throughput (taxa de vazão) e quadro kanban já são parte do rotina dos desenvolvedores e os quadros kanban não estão mais necessariamente próximos às máquinas fabris emitindo ruídos a altos decibéis. Os cartões kanban que representavam os itens em estoque foram adaptados para representar estórias de usuários e os quadros, em muitas empresas, se tornaram virtuais, principalmente após a expansão do teletrabalho.
“Mas, e fora do quadro kanban, você está bem?”
Um excelente termômetro da eficiência das operações é o quão controladas estão suas perdas ou desperdícios. A metodologia Lean define os 7 principais desperdícios (no japonês, muda 無駄) a serem combatidos por uma organização que deseja melhorar sua eficiência e alcançar a excelência operacional. De acordo com Lean Institute Brasil, as atividades que consomem recursos mas não agregam valor para o cliente são classificadas como desperdício (muda). Os desperdícios podem ainda ser separados em tipo 1, que não agrega valor mas é indispensável dentro de uma atividade ou tipo 2, que não agrega valor e pode ser rapidamente eliminado.
Este artigo vai te mostrar os 7 desperdícios do Lean Manufacturing para que você e sua equipe possam, juntos, definir a priorização das atividades para otimizar seus processos. Mas não se iluda, os desperdícios jamais serão completamente eliminados, trata-se de uma busca constante pela melhoria contínua.
Edwards Deming, um dos gurus da qualidade industrial afirmava que aquilo que não se mede não se gerencia. Portanto, é importante ressaltar que antes de começar a procurar todos os desperdícios que estão à sua volta é primordial ter seus processos documentados e claros para todos da equipe. É essencial que o benefício gerado pela redução do desperdício esteja evidente para todos envolvidos no processo.
Uma vez tendo os processos definidos, vamos a caça aos desperdícios! Mas atenção! Saiba que conhecer os 7 desperdícios é um caminho sem volta, você jamais observará as coisas ao seu redor da mesma forma.
Para fins didáticos, vamos exemplificar com duas situações: uma fábrica de carros e um escritório de uma empresa desenvolvedora de softwares.
- Desperdício de Estoque
Itens armazenados, que estão aguardando serem utilizados são considerados estoques. O estoque pode surgir por diversos fatores, como por exemplo, para compensar variações bruscas nas demandas ou garantir um preço mais baixo em compras de grandes volumes.
Na fábrica de automóveis peças que estão aguardando para entrar em linha de produção ficam no estoque gerando custos de armazenamento, de gerenciamento e de transporte entre setores. Já no escritório, podemos ter atividades no quadro kanban em aberto, documentos antigos e obsoletos, excesso de material de escritório e excesso de backlog. O estoque não existe apenas no início e no fim do processo, fique atento aos itens que estão aguardando há muito tempo: filas grandes, nada mais são, que um estoque sequenciado.
Além dos custos de manter um item do qual não se precisa, o estoque também traz a desvantagem de aumentar muito o tempo e o custo de gerenciamento dos itens. Você há de concordar que é muito mais fácil gerir um backlog de 10 itens do que um de 100 itens, não é mesmo?
2. Desperdício da Espera
“Tempo é dinheiro!” Quem ouviu essa frase alguma vez na vida, já se deparou com o desperdício da espera. Ela está presente no nosso dia a dia, seja no trânsito aguardando um sinal vermelho abrir ou na expectativa do almoço que você pediu para chegar na sua casa. Não esqueça: os clientes não gostam de esperar! Em alguns casos eles aceitam esperar um prazo determinado, por isso, muitas empresas investem bastante em reduzir o tempo de espera do cliente como diferencial competitivo de sua marca.
Na fábrica de automóveis, a espera pode ser relativa a uma máquina que quebrou e está sendo consertada ou a aprovação de um lote de produção para ser liberado para a expedição. Já no escritório podemos demorar para tomar decisões, chegar atrasado em reuniões fazendo várias pessoas “desfrutarem” do desperdício da espera ou também aguardamos um sistema que está lento ou fora do ar. Se identificou com alguma dessas situações? A espera, além de custosa para a empresa, é chata! Pois bem, passemos ao próximo desperdício…
3. Desperdício dos Defeitos
Um produto com defeito não está de acordo com o esperado pelo seu cliente seja ele interno ou externo. Pode ser um carro que saiu com um farol queimado ou qualquer bug encontrado no software que está sendo desenvolvido. Mas fique atento! Qualquer tipo de retrabalho pode ser considerado um defeito: corrigir uma apresentação, corrigir erros de digitação, uma decisão que foi tomada de forma incorreta e deve ser repensada… O fazer certo da primeira vez deve ser a meta de todos da equipe.
4. Desperdício da Superprodução
A superprodução ocorre quando se produz mais do que é demandado pelos seus clientes. Produzir veículos que ninguém comprará ou desenvolver softwares que ninguém utilizará são exemplos claros de superprodução.
Pode estar relacionada não apenas ao produto final mas também as atividades que estão em cada etapa de produção/desenvolvimento do produto tais como desenvolver funcionalidades além do que foi solicitado no MVP (Minimum Viable Product), criar documentos ou enviar e- mails que ninguém vai ler, prover informação e detalhamento além do necessário ou ter registros em duplicidade.
5. Desperdício da Movimentação
Quando o funcionário precisa fazer movimentos desnecessários para cumprir com suas atividades, temos o desperdício da movimentação. Na fábrica de automóveis podemos citar uma peça que vai ser encaixada no veículo e não está próxima do operador ou quando é necessário procurar uma ferramenta para realizar manutenção em uma máquina.
No escritório, o desperdício da movimentação também ocorre bastante: sejam as reuniões que poderiam ter sido um e-mail ou a caminhada até um outro setor para pegar algum documento que poderia ter sido transmitido digitalmente. Informações armazenadas em locais de difícil acesso que requerem um esforço para serem encontrados também são consideradas desperdício de movimentação pois o usuário ficou navegando e “se movimentando” entre as páginas até encontrá-las.
6. Desperdício do Transporte
Está relacionado ao envio de um item até o seu cliente interno ou externo. Apesar de ser óbvio que é essencial que o produto deva ser transportado para o seu destino final, o cliente não tem interesse em pagar por essa atividade, portanto, ela não agrega valor e trata-se de um desperdício.
A transferência de um veículo da fábrica até a concessionaria ou uma matéria-prima que é transportada entre diferentes setores em uma fábrica, são exemplos desse desperdício. O transporte de documentos ou dados e a alternância entre frequentes atividades são também considerados desperdícios de transporte no escritório. Ou seja, aquelas idas e vindas virtuais no chat para responder mensagens diminuem bastante a sua eficiência na tarefa atual pois estão carregadas de desperdício de transporte.
7. Desperdício do Processamento em Excesso
Este desperdício ocorre quando realizamos mais atividades do que o necessário para concluir nossa entrega. Um peça do veículo que é embalada mais de uma vez ou um etapa da produção que demora mais que o necessário são exemplos de processamento em excesso.
No desenvolvimento de software este desperdício ocorre quando adicionamos algoritmos complexos e desnecessários para resolver problemas simples ou existem relatórios em excesso para serem preenchidos.
Agora que você já anotou quais são os 7 desperdícios é importante saber que muitas vezes nos deparamos com mais de um desperdício ao mesmo tempo: como quando encontramos um bug, por exemplo, pois teremos um defeito e também uma movimentação desnecessária para realizar a correção. Também é possível que existam dúvidas durante a classificação dos desperdícios, mas não se preocupe, mais importante que classificar seus desperdícios é conhecê-los e ter um plano para reduzi-los ou eliminá-los.
E ainda tem mais! Na indústria, os 7 desperdícios são tão estudados que atualmente surge ainda um oitavo: o desperdício de conhecimento (ou de ideias). Ele ocorre quando ideias ou conhecimentos não são compartilhados na empresa limitando o seu potencial de crescimento.
Por ser difícil de se mensurar, pode passar despercebido por alguns gestores porém ter um ambiente propício a feedback e inovação é uma das formas de mitigar perdas por este oitavo desperdício.
E você? De quantas atividades que não agregam valor você conseguiu lembrar lendo esse texto? Já pensou em algum plano para reduzi-las ou elimina-las? Você realmente está bem fora do quadro kanban? Compartilha comigo e vamos construir um ambiente de trabalho com menos desperdícios ;)
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Os 7 Desperdícios do Lean: Como Otimizar Recursos (kanbanize.com)
Lean Manufacturing: como “trabalhar melhor” substituiu o “trabalhar mais” (ploomes.com)
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