Tomar decisões baseada em dados é o que queremos!
No post “Quando ficará pronto?”, falamos um pouco sobre as métricas de fluxo e suas importâncias. No post de hoje vou contar a vocês o passo a passo da implantação do nosso novo processo para trazer previsibilidade e aumentar o impacto do nosso negócio.
Começamos nosso experimento em agosto de 2018 e escolhemos um time de produto como piloto. Na ocasião, coletamos o Work In Progress (WIP), Cycle Time e Throughput e concluímos que:
- O time estava se comprometendo com mais itens de trabalho do que a sua capacidade de vazão;
- Os tickets do Jira não estavam sendo atualizados com frequência;
- O Throughput variava de 1 a 47 itens de trabalho por mês.
- O Cycle Time estava variando de 1 a 43 dias. Com 85% de precisão, esperava-se que um item de trabalho fosse entregue em 18 dias.
- O escopo nem sempre estava tão claro o que acarretava em itens de trabalho muito grandes.
- Muitos itens eram começados e abandonados no meio do fluxo de trabalho.
Com tantas informações interessantes em mãos, iniciamos o mapeamento da cadeia de valor do estado atual do time, o famoso Value Stream Mapping (VSM).
Em uma definição rápida, o VSM é uma ferramenta simples para identificação de todo o processo que levam um produto e/ou serviço desde o início da sua concepção até a entrega nas mãos do cliente.
Nesta etapa nós desmembramos todo nosso processo, evidenciamos as etapas, as filas e trocas de mãos. Sabendo que é preciso conhecer bem os processos para identificar oportunidades e alavancar o negócio, fizemos uma avaliação do nosso fluxo de valor atual e buscamos responder algumas perguntas básicas: Quais desperdícios estão sendo gerados? Como posso eliminar ou reduzir os gargalos dentro do processo? Como podemos implementar mudanças?
Com uma melhor compreensão do estado atual, percebemos que já estávamos preparados para projetar cadeia de valor do estado futuro. Neste momento imaginamos como seria o fluxo de valor ideal de trabalho que nos proporcionasse atingir um nível mais alto de desempenho.
A essas alturas do campeonato já sabíamos como os nossos processos estavam funcionando e como gostaríamos que ele fosse no futuro. Logo, iniciamos a criação do plano de ação e colocamos em prática as ações de melhorias.
- Fizemos algumas mudanças no processo de desenvolvimento para dar visibilidade a todas as filas, sem exceção;
- Atualizamos o quadro de atividades para refletir todas as etapas do fluxo;
- Limitamos o trabalho em progresso do mainstream;
- Normalizamos os estados do workflow dos diferentes tipos de itens de trabalho com o objetivo de ter um workflow unificado;
- Ajustamos as transições do workflow impossibilitando que os itens de trabalho fossem movidos para trás. Os itens de trabalho poderiam pular etapas, mas jamais voltar.
- Incentivamos a quebra de itens de trabalho em sub-tasks para deixar visível todas as micro atividades.
- Para facilitar a evangelização e aplicação das novas práticas, criamos Os 10 mandamentos do time.
1. Não mova o ticket para trás, em hipótese nenhuma. Em caso de necessidade de retrabalho, crie uma nova sub-task.
2. Mantenha os tickets atualizados. O status dos tickets no Jira deve refletir o estado real do trabalho.
3. Não recicle tickets. Em caso de despriorização, feche o ticket como Won’t Fix ou Discarded.
4. Pare de começar e comece a terminar. Ajude o time a concluir atividades antes de iniciar uma nova.
5. Observe o quadro da direita para esquerda e as tarefas mais prioritárias quando for buscar a sua próxima atividade.
6. Não troque de assignee. O responsável pela atividade cuida de seus tickets end-to-end.
7. Não espere o final da iteração para validar um ticket. Ao concluir um ticket, submeta imediatamente à validação.
8. Trabalhe na melhoria contínua “continuamente”. Não espere a próxima retrospectiva para corrigir algo que está errado, desde que alinhado com o seu time.
9. Gere transparência, usando o ticket como um diário de bordo. Documente decisões através dos comentários do ticket.
10. Trabalhe como um time, colaborando com seus colegas e compreendendo que o trabalho do grupo é mais importante que as conclusões individuais. Siga as boas práticas de desenvolvimento, definidas pelo seu time.
Massa, né?! Eu particularmente acho o máximo esses 10 mandamentos porque super reflete nossa realidade. Não é apenas para “inglês ver”, nós de fato incorporamos e revisitamos sempre que necessário.
Todo esse processo parece simples mas não é fácil. É essencial envolver a equipe (ou parte dela) em todas as etapas e fazer com que eles entendam exatamente quais as ações importantes e o momento em que elas devem acontecer para que haja uma transição do estado atual para o estado desejado.
Ah, mais um detalhe suuuper importante: Não basta apenas realizar mudanças e priu, é preciso acompanhar se estão sendo efetivas.
Para acompanhar a efetividade das nossas mudanças, nós acompanhamos as métricas de fluxo diariamente. Esses dados nos permite analisar a previsibilidade, prestar atenção especial aos itens de trabalho com maior desvio no tempo entregue, tirar conclusões, propor melhorias e, principalmente tomar decisões baseadas em dados.
Como esse post já está bem grandinho, vou ficar devendo um terceiro post para contar quais os resultados que obtivemos após os primeiros meses de adoção do novo paradigma e novas práticas.
Todo esse trabalho foi realizado com o apoio fundamental da consultoria Objective.
E ai, curtiu? Este processo é vivo e está em constante evolução, se você tem alguma sugestão, dúvida deixa um comentário que vamos ficar muito felizes em interagir um pouco mais.
