軟體 PjM — 5個月上工心得
嗨，這一篇是我上班五個月的心得文。
我在今年 7 月份進入一間國內知名的直播平台企業，加入了為數 9人的專案管理團隊，成為專職的專案經理。
我們公司將產品經理與專案經理區分開來，因此我們公司的 PM 是 Product Manager 負責各個產品的開發方向以及掌管需求內容；PjM 則是 Project Manager 負責掌握產品開發時程及進度，會比較接近 Scrum Master 的角色。
而妙的是，我們的專案團隊其實成立才不到一年，反而是 PM 與 RD 團隊歷史悠久。
另外，正值疫情三級警戒期間，我們公司是開發團隊全部 Work from home 的狀態，個人對於溝通的成本之高感到痛苦XD
只能說進入算中大型（超過 500 人）的軟體開發公司，很像戰爭一樣，而且也發現了很多大公司才有的問題（以前我待的都是人數 30 左右的小公司）。頭痛...
這次來細細分享一下，這幾個月上戰場打仗的心得，大概有以下幾項：
1. On Boarding : 1–3 Weeks
2. 開發流程介紹
3. 跨部門溝通與利害關係人管理
4. 結語
｜1. On Boarding : 1–3 Weeks
上班的前三週，我們公司有一個簡單的 New Hire Orientation 和屬於 PjM 自己的 Orientation journey。
PjM Orientation journey 主要由資深的 PjM （我們團隊只要比你早進公司的俗稱學長姐XD）學長姐，藉由一對一的 Meeting ，大致介紹公司使用的專案軟體框架 Scrum、Release flow。
接著就是直接上正式環境(?)，我被安排加入公司內部系統及金流系統開發的團隊，只要跟錢、合約等內容相關，就是由我們團隊負責。
團隊編制大概有一位 Tech Lead 和多位 Senior, Junior 的工程師，我們 PjM 會和 Tech Lead 有很密切的合作。
包含需求會議規劃、團隊時程規劃、需求上線規劃，都需要請教資深的 Tech Lead。
一個月心得
其實頭一個月我還在一陣混亂當中XD
我覺得我們整個開發團隊和專案管理團隊都還在摸索彼此互相配合的模式，各種合作流程也是一邊摸索一邊討論出來，不斷滾動式調整。
再來就是我上班第二周就被安排了另一個小專案(?)，有別於需求團隊，我需要另外安排進度追蹤。（後續演變成各種血淚就是另外一個故事了...）
｜2. 開發流程介紹： Scrum
公司的敏捷管理是在 PjM 團隊被建立時才帶入的。
雖然才短短幾個月而已，但我覺得 Scrum 其實會變形成任何適合這個公司的模樣。
畢竟我們這麼大個企業正在轉型導入 Scrum，還是有很多人有舊的瀑布思維，我認為也無可厚非，這些思維沒變，就會有很多的小瀑布以及不夠敏捷的狀況發生。要一個跨國且人數上百人的企業，馬上轉變所有人的思維，似乎有點緣木求魚。
我自己也不能說很懂 Scrum QQ 所以現在還有點在這個迴圈裡面受苦XD
但我能了解為什麼大家都想推行 Scrum ，畢竟為了商業需求，還是需要有方法能夠快速迭代、開發功能，並且滿足市場與消費者需求。
儘管可能沒有「標準的 Scrum」，但不標準的 Scrum or 小瀑布，難道就不能達到目的嗎？儘管有各種弊病叢生、大家都有點痛苦，但是不是會抓老鼠的就是好貓呢？( 目前我自己也沒答案哈哈 )
我大概分開發前中後，敘述一下我們如何透過 Scrum 將產品需求落實至開發階段，最後驗收以及 Release 的流程。
我們是跑為期兩週 - 10 個工作天的 Sprint 週期。
開發前
需求會從統一收攏，交由 PM 團隊負責整理、審核、撰寫 Spec/PRD/User Stories ，然後提進不同團隊的 Refinement meetings ，團隊成員會根據現有的資料，提供 PM 們技術上的反饋，再依需求的清晰度，來決定是否能夠排入下一個 Sprint 的 Backlog 中。
在這邊 PjM 要做的事有下面幾項：
1. 【辨別需求】幫助 PM 與開發團隊，審視需求是否足夠清晰？是否有跨部門需求？需要邀請其他部門協助並參加會議一起給予 PM 回饋？
2. 【跨部門協調】如果有跨部門需求，就須向支援部門協調人力，知會該 Team 的 PjM 以及 Tech lead 請求諮詢與協助。
3. 【協助定位】如果需求定位不明確，不知道該由哪個 Team support，也需要跟 Tech lead 們請求幫助，盡快找到所屬團隊。
開發中
進到開發後，一樣會有 Daily sync up 會議，讓 Team members 大概講一下昨天做了什麼、今天預計要做什麼、有沒有遇到問題等等。
在開發階段， PjM 要做的事有下面幾項：
1. 【問題排除】幫助團隊成員排除任何非開發相關的問題。
2. 【溝通與追蹤】協助後續與利害關係人、跨部門的溝通或追蹤其他事項。
3. 【需求變更與插件管理】若是有任何變動，都須隨時掌握，避免產出不準確的 Velocity。調查需求變更原因與其必要性，再與 PM/RD 溝通協調 Backlog priority。
4. 【掌握開發進度】瞭解任何可能會影響 RD,QA 們開發進度的可能因素，並且即時示警，協調必要的溝通和幫助。
5. 【Release 期待管理】與開發進度息息相關，若有任何潛在危機，要評估他的影響範圍大小，再與利害關係人協調是否能夠準時上線，以及做好最壞打算，並提出各方能得到共識的解決方案。
開發完成
開發完成我們會舉行 Retrospective meeting 來覆盤，我們這個 Sprint 有哪些做得好、哪些地方可以調整與改善。
每週我們都會發動 Release endorsement，經各方人員同意後，我們就會跑 Regression test 和其他 Team 一起準備 Release 到 Production。
在開發完成階段， PjM 要做的事有下面幾項：
1. 【交付管理】確認東西是品質穩定，透過 QA 完整測試過，並且經過驗收得以交付出去。
2. 【Release Manager】PjM 會輪流擔任 Release manager 來讓各部門都了解發版的時間與內容是否符合預期。
3.【Release trouble shooting】萬一中間包版出現任何問題，就要啟動協調，並通知各部門及利害關係人，上線時間是否延遲，以及後續的處理方案。
｜3. 跨部門溝通與利害關係人管理
這是我第一次加入超過 500 人、橫跨歐亞超過 3 個國家和時區的企業XD
我馬上面臨到下面這些問題：
- 時區與語言問題
- 跨部門、背景問題
- 溝通問題
時區與語言問題
我們主要發生跨時區問題的國家是美國、印度、甚至還有俄羅斯。(好里加在我跟俄羅斯無關...) 語言問題比較會是日本XD
往好處想，主要開發團隊還是以台灣我們自己人為主，基本上營運、產品、工程團隊大家英文能力都還算中上，文字溝通大致上沒問題。
但若是遇到比較複雜、需要線上視訊會議討論的時候，就會比較麻煩……
我待的團隊和美國開發團隊協作的機會沒有很多，目前痛點還沒有很痛XD
但是光是喬會議時間、用英文來回表達，就夠讓人吃不消了QQ
再來真的要合作的時候，也容易遇到時區問題，遇到技術問題沒辦法馬上找到人解決（抹臉）；有依存性問題則只能盡量事前先喬好 Dependency items 交棒的時間等等。
跨部門、背景問題
功能需求常常來自四面八方，我們比較常會遇到的是日本營運、日本台灣金融、台灣客服團隊。
再來還有原本密切合作的開發團隊、產品經理，以及我們自己專案經理。
大家背後都有各自在意與關心的點，怎麼樣才能讓各方都滿意？如何不要讓大家產生溝通上的誤會？如何讓資訊更流通透明？如何讓產品需求順利上線並且我們有真的解決問題？
這些問題都需要同理心。我們需要站在對方的角度去看待，在處理好情緒後，處理事情會稍微比較容易一些。
但雖然講得容易，我自己覺得做起來很難QQ
有時候是公司政策的要求、有時候是 PM 被追殺，然後就跑來追殺我們(?)
有時候是 Stakeholders 想太久不知道自己要做什麼(= =)
總是有百百種可能，讓開發變得複雜、溝通也曠日費時，然後常常非需求問題、非開發問題的問題，就會掉到 PjM 頭上…很難不感覺自己是砲灰XD
溝通問題
公司人一多，我們的會議就變得爆炸多XD
會議管理也變成我們很重要的一項課題：如何有效率地開會並記錄結論？
大致上還算都有些解法存在，不過遇到複雜的專案、跨多部門協作，我們就真的很難去避免開會…再來就是與會者通常都是以 10 人起跳，光是協調大家的開會時間也很崩潰… 😢
因此通常我們只要有開會，都會控制時間（尤其是 WFH 之後），超時幾分鐘我們都會立刻提醒。
再來就是我們大部分會 Push 大家，或是幫助大家凝聚共識、寫出結論和會後預期採取的行動和交付時間。
文件紀錄我們使用 Confluence （但我猜實際上會看我們寫文件的人應該除了上層之外就沒幾位了吧...）
我自己也習慣會後在 Slack channel 馬上統整簡短的結論和 Action items 給大家確認。某種程度上也還算順利吧XD
但如果是要與不熟悉的部門合作，比較沒有常用的開會管道的時候，僅使用文字溝通就比較容易發生一些誤會。
WFH 還是有一些弊病在的QQ
｜4. 結語
剛上班我就發現其實我們公司步調很快，沒跟上的話會被海量的資訊 Overwhelm… 雖然一開始我犯了一些蠢，但還好我的直屬主管並沒有怪罪我，讓我有點比較放心犯錯(???)
公司目前沒有讓我覺得很不舒服的地方，只是大公司人多瑣事也多，需要盡快花時間整理出一套自己的工作方法，也需要皮繃緊，盡量不要扯別人後腿QQ (我自己習慣用 Notion / Google Tasks /Google calendar 來管理我的待辦事項，有興趣我再來分享我的工作整理心法)
只是大公司也有一些積年累月的習慣，跟 Scrum 有很多牴觸，可能目前會是我比較無所適從的地方吧，畢竟我也不是真的很懂 Scrum ，要推動一些政策就會很吃力...
但還好遇到明理的 Tech Lead ，PM 也都還算合作愉快XD
總之，抽到好籤也要好好努力呢！
希望大家也工作順利，我們下次見！
