Les outils utilisés pour administrer Limee.
Ce guide est à destination des personnes souhaitant participer au pépite Limee. Nous y détaillerons l’ensemble de son fonctionnement ainsi que les bonnes pratiques à respecter en ce qui concerne la communication, l’organisation d’événements, ou encore l’acceptation de nouveaux membres.
Limee se veut collaboratif, alors si les prochaines lignes vous parlent et que l’idée de participer à notre communauté vous plaît n’hésitez pas à nous contacter via hello@joinlimee.com, ou bien à rejoindre le pépite en tant qu’étudiant-entrepreneur ou professionnel directement sur https://joinlimee.com !
Nous avons conçu le pépite Limee de façon à ce que ce soit un département de l’IAE administrable presque à 100% à distance (les ateliers et les offices hours ne pouvant pas être gérés à distances, ou bien par visioconférence).
Pour en arriver là, un certain nombre d’outils ont donc été utilisés. Nous allons dans cet article les lister un par un en expliquant l’usage spécifique qui en est fait au sein du pépite et en listant quelques articles complémentaires permettant de mieux les cerner.
Installer l’ensemble de ce département de l’IAE en un clique depuis Station 💻
Station est un hub pour l’ensemble des outils utilisés au sein du Pépite. Il suffira alors de l’installer puis de se connecter au compte gmail dédié au pépite Limee pour pouvoir administrer le département de l’IAE lié à l’entrepreneuriat.
Chaque nouveau membre de l’administration du pépite pourra donc, dès son arrivé, se rendre sur https://getstation.com/ et télécharger l’application (disponible sur Mac et Windows).
On y retrouvera alors dans la barre latérale de gauche une série d’outils que nous allons détailler dans les parties suivantes.
1. Gérer le chat du pépite avec Slack
Il s’agit de l’application de chat utilisée au sein du pépite. Il est possible de trouver plus d’informations à son sujet sur :
Ce chat permettra de plus, à travers la chaîne qui lui est dédiée #XX-Station, de contacter l’ensemble des membres de l’équipe administrative de Limee, ainsi que de gérer les candidatures du pépite.
Liens utiles :
- Site : https://slack.com/intl/fr-fr
- Guide : https://get.slack.help/hc/fr-fr/categories/202622877-slack-guides
- Centre d’assistance : https://get.slack.help/hc/fr-fr
2. Envoyer des mails au nom du pépite avec Gmail.
Le deuxième outil présent dans la barre latérale de Station est Gmail. Il sera de préférence utilisé afin d’envoyer des emails directement à des contacts externes à la communauté. Dans le cas de contacts internes, les messages directs seront privilégiés sur Slack.
Liens utiles :
- Site : https://mail.google.com/
- Envoyer des messages directs sur Slack : https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/212281468-Messages-directs-et-messages-de-groupe
3. Gérer l’organisation des évènements.
Les deux outils qui suivent vont être utiles afin de faciliter l’organisation des évènements, qu’il s’agisse d’ateliers fermés à la communauté, d’évènements ouverts, ou d’office hours avec des membres.
Le premier est Google Agenda, qui permettra à l’équipe d’administration de Limee d’avoir une vue d’ensemble des évènements prévus en toute transparence.
Ce calendrier pourra alors être partagé avec l’ensemble des membres de l’équipe et ajouté à leur calendrier personnel afin d’avoir leur emploi du temps continuellement à jours.
Liens utiles :
- Site : https://calendar.google.com
- Ajouter un évènement : https://support.google.com/calendar/answer/72143
- Partager un agenda avec l’équipe administrative du pépite : https://support.google.com/calendar/answer/37082?hl=fr
Le deuxième outil utilisé est Meetup (optionnel car payant). Il va permettre de créer et de partager très rapidement un évènement. Il est notamment très intéressant pour les workshops, car en le couplant à Mailchimp (cf. partie suivante) et à Slack, il permettra de prévenir instantanément la communauté de l’organisation d’un nouvel atelier et de savoir qui y sera présent.
Remarque : Meetup a cependant un désavantage face aux autres outils présentés ici, qui est l’obligation pour le pépite de passer sur un plan payant (8€/mois) afin d’organiser des évènements dès la création d’un groupe.
Une solution alternative peut alors être d’utiliser Typeform (cf. partie suivante) afin de créer un formulaire d’inscription à un évènement, puis de le partager sur Slack et Mailchimp, ou bien de créer un évènement Facebook.
Liens utiles :
- Site : https://www.meetup.com/fr-FR/
- Centre d’assistance : https://www.meetup.com/fr-FR/help/
4. CRM interne et administration des membres.
Limee est livré avec un outil clé qui est son tableau de bord. À travers celui-ci, les membres de l’administration du pépite auront la possibilité de trouver l’ensemble des membres du réseau qu’ils soient étudiants ou professionnels, mais aussi de gérer l’ensemble des candidatures.
Il permettra alors de trouver n’importe quel membre du pépite et d’avoir des informations comme son pseudo Slack, son email, la description de son projet, son niveau d’études et établissement s’il est étudiant, ou bien son poste et l’entreprise s’il est professionnel.
Liens utiles :
- Site : Privé (fourni lors de la livraison).
5. Envoyer une newsletter à l’ensemble des membres avec Mailchimp.
Il est généralement nécessaire d’envoyer des mails avec Mailchimp à l’ensemble des membres dans deux situations :
- Pour faire écho à ce qu’il s’est passé dans la communauté en fin de semaine et ainsi repartager les informations et articles essentiels, ce qui permettra d’améliorer la rétention des membres.
- Pour contacter l’ensemble des membres en vue d’un évènement. En effet, tous les membres ne sont pas en permanence sur le Slack mais sont généralement constamment joignables à travers les mails, ce qui permettra d’augmenter la conversion.
Liens utiles :
- Site : https://mailchimp.com/
- Guide : https://mailchimp.com/resources/guides/
- Centre d’aide : https://kb.mailchimp.com/fr
- Envoyer un premier email avec Mailchimp : https://kb.mailchimp.com/fr/getting-started/getting-started-with-mailchimp
6. Créer des formulaires avec Typeform.
Il est fréquemment nécessaire de créer des formulaires. Que ce soit, comme vu plus haut, dans le but d’organiser un évènement, ou encore pour réaliser les fiches de suivi des membres ayant le statut national d’étudiant-entrepreneur.
Typeform se place dans l’ensemble de ces cas comme l’outil idéal en permettant de créer rapidement un formulaire extrêmement modulable (jusqu’à l’acceptation des paiements par exemple), et ayant une bonne expérience utilisateur pour un meilleur taux de conversion.
Liens utiles :
- Site : https://www.typeform.com/
- Centre d’aide : https://www.typeform.com/help/welcome/
- Envoyer l’ensemble des réponses dans un Google Spreadsheet avec Zapier : https://zapier.com/apps/google-sheets/integrations/typeform
7. Poster du contenu en continue sur Slack avec Trello et Feedly.
Lors de la livraison de Pleed nous fournissons un tableau Trello pré-rempli de contenus propres à l’entrepreneuriat. Il s’agira alors de vidéos et podcasts partageables chaque semaine avec la communauté dans la chaine #XX-Bibliothèque pour le contenu généraliste, ou bien, dans les chaînes spécialisées pour les ressources spécifiques afin d’augmenter la rétention des membres.
Liens utiles :
- Site : https://trello.com/
- Guide : https://trello.com/guide
Cette librairie, malgré le fait qu’elle soit relativement fournie, a une fin et ne pourra de plus pas être continuellement mise à jour, ce qui peut poser problème face à certaines actualités et nouveaux articles intéressants pour la communauté.
C’est pour cette raison que nous utilisons un deuxième outil : Feedly, qui permettra d’avoir du contenu en continu et sans limite de temps. Il sera donc possible d’avoir de nouveaux articles à poster dans 5 ans. Nous l’avons de plus pré-configuré avec l’ensemble des sources pertinentes que nous avons centralisées depuis plusieurs années en tant que passionnés afin de faciliter votre veille.
Liens utiles :
- Site : https://feedly.com
- Centre d’aide : https://feedly.uservoice.com/https://feedly.uservoice.com/
- Créer une nouvelle carte Trello à partir d’un nouvel article sauvegardé via Feedly grâce à Zapier : https://zapier.com/apps/feedly/integrations/trello/3175/turn-saved-feedly-articles-into-trello-cards
[Optionnels] Quelques outils complémentaires en fonction des usages.
Le premier est Crisp, il s’agit du chat disponible sur la page d’accueil du pépite. Il permettra de discuter avec n’importe quel visiteur ayant des questions.
Liens utiles :
- Site : https://crisp.chat/fr/
- Centre d’aide : https://help.crisp.chat/en/
Si vous souhaitez obtenir des données quant au site du pépite, Mixpannel permettra de voir le nombre de visiteurs mensuels mais aussi le taux de conversion du site.
Liens utiles :
- Site : https://mixpanel.com
- Centre d’aide : https://help.mixpanel.com/hc/en-us
Enfin pour les offices hours avec les étudiants entrepreneurs ou les professionnels, Skype ou la fonction d’appels de Slack peuvent être intéressants lorsqu’ils ne pourront pas se déplacer.
Liens utiles :
- Site de Skype : https://www.skype.com/fr/
- Centre d’aide de Skype : https://support.skype.com/fr/skype/
- Site de Slack: https://slack.com/intl/fr-fr
- Guide : https://get.slack.help/hc/fr-fr/categories/202622877-slack-guides
- Centre d’assistance : https://get.slack.help/hc/fr-fr
- Appels sur Slack: https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/216771908-Passer-des-appels-sur-Slack
Dernière(s) modification(s) :
- 19 Mars. 2018: Rédaction de l’article.
