เราทำ Retrospective ครั้งล่าสุดกันเมื่อไรน่ะ?

หลายคนอาจจะยังมีคำถามว่า Retrospective คืออะไร แต่ก็เชื่อว่ามีอีกหลายคนที่รู้จักกิจกรรมนี้เป็นอย่างดี แต่หลงลืมกันไปแล้วว่า ทีมของเรามีการทำ Retrospective กันครั้งล่าสุดคือเมื่อไร และ อะไรคือสิ่งที่ได้จากการทำ?

บทความนี้จะแบ่งปันมุมมองของกิจกรรม Retrospective ในหัวข้อต่อไปนี้

1. Retrospective คืออะไร? ส่วนนี้เป็นการแนะนำให้กับคนที่ยังไม่คุ้นเคยคำนี้ หรือ อาจจะเคยได้ยินมาบ้างว่ามันคืออะไร ส่งผลดีต่อเรา และ ทีมงานอย่างไรกันบ้าง
2. หลักการและรูปแบบของกิจกรรม Retrospective มันมีโครงสร้างยังไงบ้าง? เพื่อที่จะได้เข้าใจถึงที่มา และ รูปแบบกิจกรรมประเภทนี้
3. กิจกรรม Retrospective มีอะไรบ้าง แต่ละแบบเหมาะกับใคร
4. เทคนิคการรันกิจกรรม Retrospective อะไรคือสิ่งที่ควรทำ และ ไม่ควรทำบ้าง

โดยบทความนี้จะช่วยให้ทั้งคนที่ยังไม่มีกิจกรรม Retrospective ร่วมกันกับทีมมาก่อน หรือ อาจจะเคยทำแล้วได้มีโอกาสในการมาย้อนดูกิจกรรมที่เคยทำไป ว่ามีตกหล่นตรงไหนหรือเปล่า

Part 1 — Retrospective คืออะไร?

TLDR; Part นี้เหมาะกับคนที่ยังไม่เคยได้ยินกิจกรรมนี้มาก่อน ถ้าใครคุ้นเคยแล้วสามารถอ่านข้ามไปยัง Part ถัดไปได้เลย ซึ่งคร่าว ๆ มันคือ กิจกรรมที่จะช่วยให้ทีม และ ตัวเราเอง สามารถมองย้อนกลับไปได้ว่าอะไรคือจุดที่ควรปรับปรุงให้ดีขึ้นในอนาคต

เราย้อนอดีตเพื่อไปแก้สิ่งที่ “ผิดพลาด” ไม่ได้ แต่เราสามารถ “แก้ไข” อนาคตได้

ถ้าเปรียบเทียบกิจกรรม Retrospective ที่ใกล้ตัวเราที่สุด ให้ลองนึกดูครับว่า

อะไรคือ new year resolution ปีนี้ของคุณ?
- บางคนอยากมีสุขภาพที่ดีขึ้น เลยออกกำลังกาย เลือกทานอาหารที่มีคุณภาพ
- บางคนอยากผจญภัย ได้พบเจอสิ่งใหม่ ๆ เลยหาทริปเพื่อท่องโลกกว้าง

จะเห็นว่าทุกคนเลือกที่จะมองหาสิ่งที่อยากปรับปรุงจากเหตุการณ์ หรือ สถานการณ์ในปัจจุบัน/อดีต เพื่อให้เกิดสิ่งใหม่ ๆ ที่เราคาดว่ามันต้องดีขึ้นกว่าเดิมใน อนาคต

สมมติ ว่าตัวเราในเวอร์ชั่นที่ดีอยู่คือ B เราก็ต้องมองย้อนไปถึงเหตุการณ์ในช่วง A -> B ว่ามีจุดไหนที่เราอยากปรับปรุงให้ตัวเราในเวอร์ชั่น C ดียิ่งขึ้น

ซึ่งคำว่า Retrospective มาจากรากคำของภาษาละติน นั้นคือ “การมองย้อนกลับไป” เราจะไม่สามารถทำให้ดีขึ้นเลย ถ้าเรายังไม่รู้ว่าตอนนี้สถานการณ์ในปัจจุบัน และ อดีต ของเราเป็นอย่างไร?

ดังนั้นวันนี้ผมจะพาให้ทุกคนรู้จักกับกิจกรรม Retrospective มากยิ่งขึ้นกว่าเดิม

กิจกรรม Retrospective คือการที่เราสามารถ ใส่ไอเดีย/ปัญหา/ส่ิงที่อยากปรับปรุง จากนั้นเราจะได้สิ่งที่ต้องทำเพื่อปรับปรุง และ ทดลองในอนาคต

คำว่า Retrospective ไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นมาใหม่ครับ เราอาจจะเคยเจอกิจกรรมแนว ๆ นี้ในชื่อที่แตกต่างกันออกไป อาทิ post mortem หรือ lessons learned ที่เรามักจะทำกันหลังจากจบ Project หรือเจอปัญหาบางอย่าง แต่ด้วย term นี้เริ่มเป็นที่นิยมจากการทำงานแบบ Scrum ในปัจจุบันที่เกิดขึ้นอย่างแพร่หลาย ทำให้คำนี้ได้ถูกกระจาย และ นำเอาไปใช้ในการเรียกกิจกรรมลักษณะนี้ในที่ต่าง ๆ ออกไป
แต่ไม่ว่ากิจกรรมนี้จะชื่ออะไรใน working process ต่าง ๆ แต่ผมมองว่าอยากให้ทุกคนเข้าใจแก่นหลักของมัน เพื่อที่จะสามารถนำไปปรับใช้กับเรื่องอื่น ๆ ได้ครับ

Part 2 — โครงสร้างของ Retrospective

กิจกรรม Retrospective ในมุมของผมมันมีหัวใจหลักอยู่ 2 เรื่องด้วยกันนั่นก็คือ

1. Inspect — คือการที่เราสามารถย้อนไปดูได้เหตุการณ์ในตอนนี้จนถึงช่วงเวลาในอดีตที่เราสนใจ มีจุดไหนบ้างที่ถูกปรับปรุง หรือ อยากหยิบเอาเหตุการณ์ไหนมาปรับปรุง
2. Adapt- คือการที่เรานำเอาสิ่งที่ได้ลงมือทำมาปฏิบัติ และ เก็บการวัดผล เพื่อที่เราจะได้นำมาประเมินต่อได้ว่า จุดที่เราปรับปรุงมีการแก้ไข หรือ พัฒนาให้ดีขึ้นอย่างไรบ้าง

จากสิ่งที่ได้กล่าวไปข้างต้น จะพบว่ากิจกรรม Retrospective เป็นหัวใจหลักเลยก็ว่าได้กับการทำงานในรูปแบบ itterative & incremental อาทิ Scrum ที่เป็นที่นิยม เพราะมันช่วยทำให้เราได้ทราบกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นยันจบ ได้ว่าสิ่งไหนที่ดีแล้ว หรือ สิ่งไหนที่ควรต้องปรับปรุง ซึ่งทำให้เกิดการพัฒนาที่ดีขึ้นในรอบต่อ ๆ ไป

โครงสร้างกิจกรรม Retrospective

https://retromat.org/blog/what-is-a-retrospective/

กิจกรรม Retrospective นั้นถ้าอ้างอิงจากหนังสือ Agile Retrospectives: Making Good Teams Great (Pragmatic Programmers) จะประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอน ซึ่งค่อนข้างตรงไปตรงมามาก เหมาะแกการผู้ที่เพิ่งเริ่มรันกิจกรรมนี้ หรือ รันมานานแล้วและต้องการใช้หลักการนี้เพื่อเป็น check list กันการตกหล่นได้ค่อนข้างดีทีเดียวเลยครับ

1. Set the stage — เป็นขั้นตอนแรกสุดของการเริ่มกิจกรรม เปรียบเสมือนการปรับ mood and tone ของคนร่วมกิจกรรม ในขั้นตอนแรกนี้เราจะเน้นการพูดคุย แลกเปลี่ยนกัน ในมุมผู้จัดกิจกรรมนี้อาจจะเริ่มจากหากิจกรรมที่เป็นรูปแบบ ice breaking หรือ check-in format มาก็ได้ เดี๋ยวขอลงในรายละเอียดใน Part ถัดไปครับ แต่นึกภาพมันคือการทำให้บรรยากาศของกิจกรรม เริ่มอุ่นเครื่องที่จะลงลึกถึงสิ่งที่เราต้องการปรับปรุงแก้ไข
2. Gather data- ขั้นตอนนี้คือการที่ผู้เข้าร่วมจะเริ่มแชร์สิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น โดนในขั้นตอนนี้จะเป็นการแลกเปลี่ยนมุมมองต่าง ๆ ในการมองถึงปัญหาและสิ่งที่อยากปรับปรุง

https://portalcfo.com/avoid-communication-pitfalls-business/

3. Generate insight-ขั้นตอนนี้ผู้เข้าร่วมมีการแชร์เนื้อหาต่าง ๆ เพื่อเป็นข้อมูลให้ทุกคนประกอบการตัดสินใจ ว่าจะพูดคุยในประเด็นไหนต่อ ตรงนี้เป็นจุดที่สำคัญอย่างมาก เสมือนกับการแสดงให้เห็นว่าสถานการณ์ตอนนี้เป็นอย่างไร แต่ละคนมีมุมมองที่ตรงกันไหม บางเรื่องอาจจะไม่เป็นปัญหาเลย เพียงแค่มันอาจจะมองไม่ครบทุกด้านในภาพที่ใหญ่ขึ้น หรือ มุมมองอื่น ๆ ประกอบ

4. Decide what to do- แน่นอนว่าเราเลือกที่จะปรับหรือแก้ไขทุกเรื่องไม่ได้ ดังนั้นผู้เข้าร่วมจะต้องมีการประเมินความหนักเบาของเรื่องนี้ หรือ ผลกระทบแค่ไหน เพื่อที่จะได้เลือก สิ่งที่ต้องการแก้ไขต่อไป

5. Close the retro-ส่วนท้ายสุด คือการสรุปข้อตกลงร่วมกัน ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละเรื่องที่ตกลงกันไว้ เพื่อที่จะได้นำเอาสิ่งที่ตกลงกันนำไปทดลองปรับปรุงต่อไป

Diverging and converging in design thinking

จาก 5 ขั้นตอนที่ได้กล่าวไป จะพบว่าหากเรามาเปรียบเทียบกับหลักการ Diverge และ converge ใน Design thinking ในกระบวนการคิดจะพบว่าคือสิ่งเดียวกัน ซึ่งขั้นตอนข้อ 1, 2, 3 คือช่วงของการ Diverge มีการนำเอาไอเดียและข้อมูล ต่าง ๆ จากผู้เข้าร่วมให้ได้มาประมาณนึง จากนั้น ในขั้นตอนที่ 4 และ 5 คือการ Converge หรือคือการขมวดปมออกมา ให้ได้ว่าอะไรคือส่ิงที่เราจะแก้ไข และ เราจะทดลองแก้ไขมันอย่างไรได้บ้าง

Part 3 — กิจกรรม Retrospective มีอะไรบ้าง

Mad sad glad หรือ Good bad try — กิจกรรม ที่คลาสสิคสุด ๆ แต่ก็เหมาะมากกับทีมที่ค่อนข้างใหม่ เนื่องจากเป็นกิจกรรมที่ไม่ต้องใช้เวลาทำความเข้าใจมากนัก

https://miro.com/templates/mad-sad-glad-retrospective/

หลักการคือ เราจะค่อย ๆ พาทุกคนในทีมไล่ไปทีละ Column ของตาราง บางครั้งก็เริ่มจาก Glad คือเรื่องที่ดี ที่ผ่านมาอดีต (เปรียบเสมือนการ check-in ปรับ mood ของคนเข้าร่วมว่า กิจกรรมนี้กำลังจะเริ่มพูดคุยทั้งเรื่องที่ดีและไม่ดีของช่วงที่ผ่านมาแล้วน่ะ) จากนั้นก็ให้ใส่ Sad/Mad เรื่องที่ไม่ค่อยดี โดยอาจจะใส่เป็น post-it แล้วแปะตามหัวข้อที่ scope ไปเบื้องต้น แต่ถ้าอย่างปัจจุบันก็สามารถใช้ online whiteboard เช่น Miro ก็ได้ครับ

หลังจากที่ทุกคนได้ใส่เรื่องราวที่ตัวเองอยากแลกเปลี่ยนแล้ว เราก็จะให้แต่ละคนแชร์สิ่งที่ตนเองเขียนมา จากนั้นก็จะมีการนำเอาเรื่องราวที่มีความคล้ายคลึงกันมาร่วมกลุ่มกัน เพื่อที่จะนำเอาประเด็นตรงนี้มาพูดคุยและหาแนวทางแก้ไขต่อไป

4L — Liked (สิ่งที่ชอบ), Learned (สิ่งที่ได้เรียนรู้ใหม่), Lacked (สิ่งที่เป็นอุปสรรค), Longed for (สิ่งที่ปรารถนา)

เป็นอีกรูปแบบของกิจกรรม ที่ก็นิยมกันมาก เหมาะกับทีมที่ทำงานด้วยกันมาซักระยะ และคุ้นเคยในเรื่องการทำ retrospective หลักการรันกิจกรรมก็จะมีความคล้ายกันกับกิจกรรมด้านบนครับ

https://miro.com/templates/4-ls-retrospective/

Sail boat, rocker — อะไรคือตัวรั้งทีมเรา? อะไรคือตัวที่ทำให้ทีมเราไปได้เร็วขึ้น? บางครั้งการทำกิจกรรมรูปแบบเดิม ๆ บ่อย ๆ กับกลุ่มคนทำงานเดิม ก็อาจจะสร้างความเบื่อหน่ายได้ ดังนั้นรูปแบบกิจกรรมแนวนี้คือการเปรียบเทียบสิ่งต่าง ๆ อย่างสิ่งที่เราคุ้นเคย เช่น สมมติ ว่าทีมเราล่องเรือกันอยู่ เป็นเรือใบด้วย ทีนี้อะไรคือตัวที่รั้งทีมไว้ (สมอ) อะไรคือสิ่งที่ทำให้เราไปได้เร็วขึ้น (ลม) กิจกรรมแนวนี้จะสนุกมากยิ่งขึ้นถ้าผู้เข้าร่วมได้วาดรูป ขีดเขียนสิ่งต่าง ๆ ที่ไม่ใช่สิ่งที่จะได้ทำกันโดยทั่วไป เป็นการดึงให้ผู้เข้าร่วมมีความอินกับกิจกรรมมากขึ้นครับ

https://miro.com/miroverse/category/meetings/sailboat-retrospective

สำหรับกิจกรรม Retrospective อื่น ๆ อยากจะขอแนะนำเว็บเหล่านี้ เอาไว้หยิบเลือกใช้งานได้ตามสะดวกเลยครับ

FunRetrospectives | Have fun, learn from the past and prepare for the future!

หรือถ้าผู้อ่านคนไหนมีลิงค์เด็ด ๆ ก็สามารถ comment มาได้ครับ เดี๋ยวผมทยอยแก้ไขเพิ่มให้ครับผม

Part 4 — ถ้าเราอยากให้กิจกรรม Retrospective มีประสิทธิภาพและคุ้มค่าเวลาของทุกคนที่สุดอะไรคือสิ่งที่ควรทำ และ ควรหลีกเลี่ยง

Do — สิ่งที่ควรทำ

1. ในมุมคนจัดกิจกรรม เราต้องแจ้งเป้าหมายของกิจกรรม กรอบเวลา และ ผลลัพธ์ให้กับผู้เข้าร่วมอย่างชัดเจน เพื่อให้คนที่เข้าร่วมได้เตรียมตัวว่าจะต้องเจอกับกิจกรรมแบบไหน โดยทั่วไปเพื่อให้เกิดเป้าหมายร่วมกัน scope ที่เราจะพูดคุยจะอยู่ใน 3 เรื่องดังรูปด้านล่าง People (คนและปฏิสัมพันธ์ร่วมกัน), Process (กรอบการทำงาน วิธีการทำงาน) และ Tool (เครื่องมือ)

เราต้องเซ็ตให้ได้ว่า เรากำลังคุยกันในส่วนไหนบ้าง

1. เวลาเป็นส่ิงสำคัญ กิจกรรมที่ดีควรใช้เวลาอยู่ที่ 1–2 ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับว่าเราทำ Retrospective บ่อยแค่ไหน ถ้ายิ่งไม่บ่อยอาจจะมีประเด็นให้พูดคุยเยอะ แต่ก็แนะนำว่าควรจัดบ่อย ๆ ดีกว่า ยิ่งเว้นนานหลายประเด็นก็หายไปแล้ว
2. เช็คให้ชัวว่าทีมเรารู้สึกปลอดภัยไหมกับกิจกรรมนี้ ทีมกังวลที่จะแชร์แบบเปิดเผยชื่อ เราก็ต้องหารูปแบบกิจกรรมที่ปิดบังชื่อผู้นำเสนอประเด็น เป็นต้น
3. ในมุมผู้จัด สิ่งที่เราควรทำคือให้ทุกคนเห็นว่าปัญหา หรือ อุปสรรคที่กำลังพูดคุยกันสามารถแก้ไขให้ดีขึ้นได้
4. พยายามหากิจกรรมที่เรียบง่ายที่สุด ยิ่งสำหรับผู้เข้าร่วมที่ยังไม่คุ้นเคยมากนัก การที่เราพยายามใช้รูปแบบกิจกรรมที่ซับซ้อนเกินไป ก็อาจจะทำให้เสียเวลาในจุดที่ไม่ใช่เป้าหมายหลักของเรา
5. ความสนุกเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่ใช่ว่ากิจกรรมต้องตลกแบบไปเรื่อย แต่ผู้จัดต้องคอยดูบรรยากาศของกิจกกรรมเรื่อย ๆ สามารถคุยตึงเครียดได้ แต่ก็ต้องมีจังหวะพักหรือเบรคให้เกิดไอเดียใหม่ ๆ ในการแก้ไขปัญหา
6. บางครั้งเราเตรียมมาแบบนึง แต่ในบางประเด็นอาจจะต้องปรับแผนในการทำกิจกรรม เช่น คุณจะทำอย่างไร ถ้าเกิดมีคนนึงร้องไห้ขึ้นมากลางกิจกรรม คุณจะรันต่อไปตามแผนที่วางมาไว้ไหม หรือ จะปรับแผนแต่ให้ได้ผลลัพธ์ออกมา ดังนั้นพยายามยืดหยุ่นเข้าไว้ครับ อะไรก็เกิดขึ้นได้ในกิจกรรมนี
7. สิ่งนึงที่เราควรทำหลังจบกิจกรรม คือการทำแบบสอบถาม feedback กิจกรรมนี้ ว่าตอบโจทย์แค่ไหน เพื่อที่เราจะได้นำเอาตรงนี้มาปรับปรุงเช่นเดียวกัน

Don’t— สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

1. การมานั่งบ่น หรือ เบลม กันโดยไม่มีทางออก ดังนั้นในขั้นตอนแลกเปลี่ยนข้อมูลเราต้องแยก Fact (ข้อเท็จจริง) ออกมาจาก “อารมณ์” และ “ความรู้สึก” ให้ได้
2. แน่นอนว่าความปลอดภัยของข้อมูลที่เกิดการแชร์ในกิจกรรมนี้ควรจะไม่หลุดออกไป หากผู้ร่วมกิจกรรมไม่ยินยอนที่จะให้แชร์ออกไป อย่าลืมที่จะเช็คก่อนว่าข้อมูลไหนจำเป็นต้องแชร์ออกไปข้างนอกบ้าง แต่ถ้าสวยงามที่สุดคือเราควรแชร์ได้หมดถ้าทุกอย่างเป็นข้อเท็จจริงจากข้อ 1.
3. ตรวจสอบให้ดีว่ากิจกรรมนี้ใครควรเข้าบ้าง ใครมีส่วนเกี่ยวข้อง ใครไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเลย เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และ การแชร์ข้อมูลที่ตรงไปตรงมา กลุ่มคนที่อยู่ในกิจกรรมนี้จะต้องเป็นผู้ที่ได้รับผลกระทบทั้งหมด
4. ไม่มีสิ่งที่จะแก้ไข/ปรับปรุง ออกไปจากกิจกรรมนี้ ทุกคนคาดหวังอยากเห็นสิ่งที่ดีขึ้น ดังนั้นควรมีการวัดผล ตรวจสอบ ติดตาม สิ่งที่จะนำไปแก้ไขปรับปรุง เพื่อให้สิ่งที่เรายอมใช้เวลาตรงนี้ร่วมกันเกิดผลที่ดีที่สุดตามมา
5. อยากแก้ไขปรับปรุง หลายอย่าง เหตุการณ์นี้มักจะเกิดกับผู้ที่ร่วมทำกิจกรรมเป็นครั้งแรก ๆ ดังนั้นแนะนำว่าเลือกทำไม่ต้องเยอะ แต่มีการนำเอาผลมาแสดงกันเรื่อย ๆ และลดระยะเวลาที่จะทำกิจกรรม Retrospective ให้ถี่มากขึ้นจะดีกว่า
6. หลายคนมักจะลืมว่าจะวัดผลของความสำเร็จสิ่งที่เรากำลังปรับปรุงอยู่ อย่าลืมว่าเราต้องมีการวัดผลด้วยว่าอะไรคือตัวชี้วัดของปัญหา หรือ สิ่งนี้ได้ถูกแก้ไขที่มันดีขึ้นแล้ว เพื่อที่เราจะได้มาย้อนดูกันกับทีมว่าสถานการณ์มันเป็นอย่างไรบ้าง

จบไปแล้วกันกับบทความที่เกี่ยวกับกิจกรรม Retrospective ทีนี้ลองย้อนกลับมาตอบคำถามแรกที่ผมได้ถามไปในช่วงแรกสุดเลย นั่นคือ

เราทำ Retrospective ครั้งล่าสุดกันเมื่อไรน่ะ?

ถ้าหากใครยังไม่เคยทำก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีมากครับ ที่เราจะได้รู้จักกัน เข้าใจปัญหา สิ่งที่อยากปรับปรุงได้มากยิ่งขึ้น ส่วนถ้าใครเคยทำแล้ว แต่นาน ๆ ทำทีลองกลับไปมองย้อนดูกิจกรรมว่าทำไมกัน “เราถึงทำมันไม่บ่อยยิ่งขึ้นน่ะ?”

Reference

Agile Retrospectives: Making Good Teams Great

What is a retrospective?

Do's & Dont's for Your Agile Retrospective Sessions

ว่าแต่ใครอ่านถึงตรงนี้ หากคุณเป็นคนนึงที่…

• ชื่นชอบการมองหา Working process ใหม่ ๆ ไม่หยุดที่จะศึกษาและเรียนรู้ใน Methodlogy อาทิ Agile, Kanban หรือ Framework อย่าง Scrum เพื่อนำมาใช้ในการทำ Product delivery ได้อย่างสวยงาม
• ชอบการทำงานร่วมกันกับทีม Developer, UX และ Biz อย่างใกล้ชิด เพื่อให้เกิดการทำงานที่ smooth สุด ๆ
• เราอยากให้คุณ จิ้มตรงนี้ แบบเบา ๆ ครับ

สำหรับบทความอื่น ๆ ติดตามกันไว้ในช่องทางนี้น่ะครับ ผมจะทยอยมาแบ่งปันกันอีกในครั้งถัดไป ถ้ามีส่วนไหนในเนื้อหาผิดพลาด คลาดเคลื่อน สามารถ Feedback เพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องได้ครับผม