Her turden icerigi degerlendirmek icin basit ama etkili bir arac: Kurumsal Icerik Yonetimi

Modern organizasyonlarda, yapılan işten ve pozisyondan bağımsız olarak herkes içerik üretir. Word ve Excel dosyaları, fotoğrafı çekilen faturalar, kaydı alınmış eğitimler, blog yazıları ve özel hazırlanmış e-mailer gibi farklı formatta içerikler şirket çatısı altında birikir. Peki bunca içeriğe zamanla ne olur? Bunu anlamak için içerik yaşam döngüsüne bir göz atalım.

İçerik Yaşam Döngüsü

Her içerik Oluşturulur, Yayınlanır, Güncellenir ve Arşivlenir veya Silinir. Yöntemler değişebilir ama döngü tipik olarak aynıdır. Bir içeriğin kurum için değerini belirleyen tek faktör oluşturulurken ona ayrılan emek ve zaman değildir. Örneğin kurum içi yapılan bir kullanıcı deneyimi araştırmasını düşünelim. Analist tarafından özenlice hazırlanarak takım arkadaşları ile paylaşılan bu içerik kişilerin lokal disklerinde yaşam döngüsünü tamamlamak için bekliyor ve başka takımlara ulaşmıyorsa burada içerik yönetimi ile ilgili bir sorun vardır. Kurumsal İçerik Yönetimi veya Enterprise Content Management (ECM), bir içeriğin bu döngü içerisinde hızlı ulaşılabilmesi ve en çok faydayı sağlaması için kullanılır.

Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) Nedir?

Doğru insanın, doğru zamanda, doğru bilgiye ulaşmasını sağlamak için şirket içerisindeki farklı bilgilerin sistematik olarak toplanarak organize edilmesidir.

ECM kullanımı ilk defa büyüyen organizasyonlarda kurumsal bilgiye ulaşmanın zor olduğunun farkedilmesi ile ofis dokümanlarının belirli bir merkezde fiziksel olarak tutulması ile başladı. Zamanla geniş çalışan ağına sahip kurumların portalleri içerisinde kendisine yer buldu ve bulut sistemlerinin de yaygınlaşması ile farklı ölçekteki pek çok kurum ECM araçları ile tanışarak dijital işletmelere dönüşme yolunda adım attı. Pandemi ile gelen uzaktan çalışma trendi ise, farklı iletişim kanallarının ve yazılımların yoğun olarak olarak kullanılmaya başlanmasını sağladı ve bu durum artık ECM’yi bir çok kurum için avantajlı bir araçtan öte bir zorunluk haline getirdi.

ECM’nin temelinde ortak depolama, ortak kullanım ve kurallar ile belirlenmiş otomasyonlar yer alır. Bu üç temelin üzerine çalışanların ihtiyaçlarına cevap verecek ve kullanımı basit fonksiyonlar yerleşir. İyi kurgulanmış bir ECM çalışan memnuniyeti ve verimliliği üzerinde ciddi fark yaratır. Örneğin bir bankayı ele alalım. Binlerce çalışanı olan bankalarda pek çok farklı yaştan, uzmanlıktan ve eğitim seviyesinden çok sayıda kişi, hem birbirleri ile hem de kurum içi içerikler ile sürekli olarak etkileşim halindedir:

• Banka çalışanı, kurumdaki yüzlerce süreç arasından ihtiyacı olan sürece adını aratarak kolayca ulaşım sağlar ve ortak erişilebilir dosyalar içerisinden en güncel bilgiye ulaşır.
• Aranan süreç ile sıkça beraber yürüyen diğer süreçler ve bilgi alanları veri sınıflandırma yöntemleri ile belirlenerek kullanıcıların karşısına yönlendirici alanlar olarak sunulur. Bu sayede ilk defa ECM kullanan bir çalışan bile işlemlerini kısa sürede tamamlar.
• Fiziksel kağıda ihtiyaç duyulan pek çok süreç dijitalleştirilerek ECM portali içerisine entegre edilir. Kağıt kullanımının azalması ile maliyet tasarrufu ve operasyonel sürdürülebilirlik kazanımı sağlanırken, bilgilerin şirket bünyesinde kalması ile kurumsal hafıza kalıcı hale getirilir.

• Verilerin merkezi olarak yönetilmesi akıllı depolama ve büyük veri analiz araçlarının kullanımını mümkün kılar. Bu araçlar ile ECM içerisinde mükerrer kayıt oluşturulmasının önüne geçilir ve banka içi süreçlere ait darboğaz alanlar tespit edilerek verimlilik artırılır.
• EMC, insan hatası ile oluşabilecek veri kaybı/değişimi gibi olasılıkları en aza indirerek çalışanlar için güvenli bir alan sağlar. Çalışılan dış kaynakların da yetkilendirmeler ile bu ortama entegre edilmesi dış iletişimin hızlanmasını ve güvenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlar.

Peki Kurumsal İçerik Yönetimi’ne nereden başlamalıyız? Bu sorunun cevabı kurumdan kuruma değişebilmekle beraber; içeriğin kurum içerisindeki mevcut dağılımının ve kullanımının iyi analiz edilmesi başlangıç adımı olmalıdır. Sorun yaşanan noktalar tespit edildikten sonra düşünülen fonkiyonları karşılayacak yazılım için piyasadaki seçenekler veya in-house geliştirme arasında karar verilmelidir. Yazılım alınsa veya geliştirilse dahi iş bitmiş olarak düşünülmemeli, etkin iletişim yöntemleri ile ECM sisteminin kurum içerisindeki bütün kullanıcılara yayılması sağlamalıdır. Aksi takdirde ECM’nin kullanımı ile gelmesi beklenen faydalardan yeteri kadar verim alınamaz.

Son olarak içerik yönetimi üzerine kafa yoran ve bu konuda sistemlerini geliştiren kurumların kendi içeriklerinden maksimum fayda sağlayarak hayatlarını kolaylaştıracağını söylemek zor olmaz.