A estruturação de dados e suas complexidades
Ter acesso a dados de forma mais rápida, clara e confiável, é o sonho de todo profissional. A pesquisa e a consulta são partes fundamentais do nosso trabalho, especialmente para quem lida diretamente com gestão de documentos e pode ser também o pior pesadelo desses profissionais.
O tempo perdido em buscas, pesquisas, comparativos e elaboração de relatórios leva quase a metade de um dia de trabalho, e muitas vezes, o dia todo. Esse processo tendo que ser realizado apenas em documentos físicos então, pode levar dias para ser concluído e ainda corre o risco de não trazer todas as informações necessárias no final do processo.
Imagine a seguinte situação: pesquisar toda a movimentação de contratos com prestação de serviços terceirizados de limpeza, num período de três anos, sendo necessário analisar cada um dos documentos assinados nesse intervalo de tempo com mais de 50 prestadores diferentes? E que todo esse material existe apenas fisicamente ou em arquivos individuais no drive? Quantos dias seriam necessários para que todas as informações fossem analisadas? Fica até difícil de dizer, não é mesmo?
Agora pense em como seria fazer esse mesmo trabalhado usando um software que oferecesse todos esses filtros e fizesse a busca automática em todos os contratos da empresa e apresentasse apenas as informações que estão sendo pedidas, em questão de minutos, usando apenas algumas palavras-chaves?
E se a tarefa fosse ainda mais minuciosa, como fazer um relatório com toda a movimentação da empresa relacionada a contratos de compra e venda nos últimos cinco anos, com uma cláusula específica, um valor específico? E o prazo é de apenas uma semana para a apresentação desse compilado? Sentiu um calafrio, não foi?
É justamente isso que uma ferramenta de automação de documentos pode e deve fazer pela empresa e pelos profissionais que a utilizam. E foi pensando em acabar com esse transtorno diário que a Linte criou a sua solução de gestão de documentos.
Quando todo o processo de solicitação e elaboração de contratos é feito de forma automatizada, a consequência direta disso é que todos os dados estarão em uma estrutura única. Mas não se engane, nem todos os sistemas oferecem esse recurso.
Como saber se o software que escolhi oferece essa facilidade?
Grande parte dos softwares de organização de documentos oferecem um formato padrão de organização de dados, e esse é bem complexo, o que dificulta a consulta feita pelo usuário. Nem sempre os caminhos e algoritmos de busca são simples e se atrelam com facilidade aos dados e muitas vezes o próprio sistema não “entende” a ligação de cada um dos documentos ali armazenados e suas nuances.
Na Linte, isso tudo foi levando em consideração, afinal a nossa missão é facilitar o dia a dia das empresas! Criamos uma estrutura que permite que os usuários façam buscas simples e rápidas, extraindo todos os dados para análise, gestão, geração de insights, apresentação de relatórios, etc. A grande facilidade é poder navegar em todas as informações em pouco tempo e com praticidade.
Mas por que preciso ter essa funcionalidade?
Essa é uma excelente pergunta e a maioria das empresas não pensam muito nisso ao começar a busca por uma ferramenta de automação. A primeira opção será escolher um sistema que permita que tudo esteja no mesmo local e de maneira automatizada, ponto. Mas de que adianta ter essa estrutura, se ao precisar fazer uma busca, o formato será o mesmo de analisar arquivo por arquivo manualmente? Não soa muito facilitador, não é mesmo?
Uma ferramenta de gestão de documentos precisa ser muito mais do que apenas um ambiente para arquivar contratos, processos, informações, etc. Precisa oferecer respostas, comparativos, precisa tornar as tarefas maçantes em atividades de poucos cliques.
A automação de documentos deve permitir que empresas e seus colaboradores consigam realmente fazer todo o processo burocrático do dia a dia de forma automática, rápida, simples e acima de tudo segura.
Quando uma ferramenta de gestão te dá essa liberdade, te oferece a possibilidade de intercomunicação de dados em apenas um clique, esse é o grande diferencial que vai facilitar o trabalho da empresa. A estruturação de dados é uma ciência, sim, mas é justamente por isso que essas soluções devem oferecer esse know-how de maneira clara e simples.
