Dor #1 — Pedidos enviados ao jurídico incorretos ou faltando informações

Esse é o 2º post da nossa série “As 6 dores comuns aos principais departamentos jurídicos do Brasil”. Nele, exploramos um pouco mais a fundo a dor “pedidos enviados ao jurídico incorretos ou faltando informações”.

Como “Legal Requests” são feitos

Na maioria das organizações, os pedidos ao jurídico são realizados por canais não oficiais de vários departamentos, tornando-os uma atividade excessivamente complicada.

A forma mais “crua” que essa interação pode tomar envolve um membro da organização levantando de sua mesa e realizando o pedido verbalmente para algum advogado, o que, apesar de parecer improvável, é bastante comum em um grande número de empresas.

Só que o problema vai além disso, visto que mesmo nas empresas que se esforçam para manter alguma regra sobre como pedidos ao jurídico devem ser feitos, o processo geralmente envolve planilhas, e-mails e às vezes até formulários em papel.

Esse fluxo de trabalho desatualizado desperdiça tempo e recursos valiosos, forçando as equipes jurídicas a serem reativas a problemas, em vez de proativas com soluções.

A barreira do conhecimento jurídico

Ainda assim, essas falhas na forma como esses pedidos são feitos contam apenas parte da história. Como o título desse post diz, a dor que descobrimos é relacionada às falhas na matéria desses pedidos, especialmente no que diz respeito aos erros e omissões que os clientes internos acabam cometendo quando buscam a prestação de serviços jurídicos.

Ao entrevistarmos os advogados dessas organizações chegamos à conclusão que membros da organização sem conhecimento jurídico muitas vezes possuem dificuldades em compreender exatamente o que precisa ser passado para que um advogado consiga, por exemplo, elaborar um contrato.

Na prática, isso causa os “bate e voltas” entre o departamento jurídico e as áreas de negócio que o demandam, com advogados dedicando tempo e esforço para coletar as informações faltantes, muitas vezes descentralizadas mesmo dentro desses clientes internos.

Soluções em potencial

É comum que ao enfrentarem dores recorrentes empresas tentem mitigá-las de alguma forma, seja com medidas paliativas, seja com propostas definitivas.

Nesse sentido, observamos dois tipos de tentativas: Uma procedimental, focada em corrigir o problema por meio de estímulos a mudanças comportamentais, como a realização de workshops com áreas de negócio para a distribuição de instruções e uma sistêmica, focada no uso de tecnologia para garantir que essas falhas não sejam possíveis.

Por mais que os esforços procedimentais surtam algum tipo de efeito no curto prazo, fato é que dada a natural rotatividade presente em organizações privadas no Brasil, eles sempre acabam sendo soluções paliativas, que precisam ser continuamente repetidos para não perderem seus benefícios pontuais.

Exatamente por isso exploramos a focada no uso de tecnologia, que entendemos como consideravelmente mais eficiente. No linte_hub, nosso software focado em simplificar “Legal Requests” (https://new.linte.com/) adotamos o uso de formulários inteligentes, que trazem apenas as perguntas relevantes para cada tipo de pedido a partir da configuração customizada de regras de negócio.

Isso traz duas vantagens:

1. Nenhum campo irrelevante aparece no formulário, independentemente de qual pedido é realizado em um dado momento e;

2. Um único formulário pode ser configurado para atender centenas de casos diferentes, independentemente do quão contrastantes sejam seus conteúdos.

Por fim, para melhor ilustrar a solução, configuramos o seguinte formulário usando o linte_hub:

Nele, temos uma estrutura de perguntas muito mais simples do que teríamos em um cenário real, mas já é possível perceber como um formulário inteligente funciona, especialmente se respondermos duas vezes, uma pedindo uma “Consulta” e outra uma “Elaboração de documento”.

Já outra forma interessante de configurar esse tipo de formulário conversacional é transformando essas perguntas em algo que se aproxima mais a uma conversa, como essa visualização demonstra:

Aqui, o processo se torna um pouco mais lento para o cliente interno, mas entendemos que em algumas organizações a vantagem trazida por essa “humanização” pode mais do que compensar pela menor velocidade de preenchimento.

Caso tenha interesse em conhecer mais sobre esse produto específico, basta acessar https://new.linte.com/ e entrar em contato com nosso time. No próximo post da série falaremos sobre a dor “dificuldade em encontrar dados, documentos e datas-limite”.