Dor #2 -Dificuldade em encontrar dados, documentos e datas-limite

Esse é o 3º post da nossa série “As 6 dores comuns aos principais departamentos jurídicos do Brasil”. Nele, exploramos um pouco mais a fundo a dor “dificuldade em encontrar dados, documentos e datas-limite”.

Google-like experience

Heurísticas são ‘atalhos mentais’ que permitem que as pessoas resolvam problemas e façam julgamentos de maneira rápida e eficiente. Elas funcionam como regras práticas que podem ser memorizadas, poupando nossas mentes da necessidade de refletirmos profundamente quando encontramos um problema que já foi resolvido múltiplas vezes no passado.

No âmbito de User Experience Design algumas heurísticas da psicologia podem ser utilizadas durante a construção de interfaces de softwares.

Nesse sentido, uma das mais reconhecidas é a Lei de Jakob: “Os usuários passam a maior parte do tempo em outros sites. Isso significa que os usuários preferem que seu site funcione da mesma maneira que todos os outros sites que eles já conhecem.”

Aplicando essa máxima à realidade de buscas entendemos que estruturar buscas da mesma forma que o buscador com mais de 90% de market share permite que usuários se concentrem unicamente na tarefa a ser realizada, ao invés de também precisarem aprender a nova forma de realizá-la.

É exatamente por esse motivo que softwares com o objetivo de facilitar o acesso a informações procuram emular a experiência de buscas da Google, independentemente do mercado onde eles atuam. No mundo jurídico, isso é perceptível na categoria chamada no Brasil de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

O estado da arte

A necessidade de uso de softwares que facilitem o armazenamento e posterior busca de contratos se dá pelo fato que o ciclo de vida desses documentos não se encerra uma vez que as devidas assinaturas são obtidas.

Na verdade, uma série de tarefas surgem para a área que assume a responsabilidade de mantê-los facilmente acessíveis logo após essa fase.

Aqui, o objetivo é tornar um eventual processo de consulta a esses contratos o menos friccionado possível. A motivação para esse esforço pode ser dividida em dois:

1. Muitas vezes as obrigações estabelecidas em contratos precisam ser realizadas em períodos específicos de tempo, o que torna necessário que a organização esteja atenta a essas eventuais datas limite (o que, em escala, torna-se inviável sem o auxílio de softwares).

2. As informações contidas neles são essenciais para a resolução de eventuais conflitos entre as partes, especialmente se o foco for apaziguar desavenças antes do acionamento de cláusulas de resolução de conflitos.

Dado o quão significativos esses pontos são para a continuidade do bom funcionamento dessas organizações, muitas empresas já procuram soluções tecnologicamente mais arrojadas para a realização de armazenamentos e buscas.

Um exemplo, de uso recorrente por GEDs, é a estruturação de repositórios para armazenar e tornar acessíveis todos os contratos de uma empresa, com a automação de tags em cláusulas, termos e condições para facilitar buscas posteriores.

Além disso, já é tecnicamente possível e comercialmente viável o uso de ferramentas de smart search, algumas das quais usam técnicas de inteligência artificial, em contextos jurídicos. Já é possível, por exemplo, encontrar todos os contratos que envolvam o conceito de privacidade, sem a necessidade de conhecer ou especificar todas as palavras-chave possíveis.

O buraco é mais embaixo

Ainda assim, como ocorreu com muitas das dores que descobrimos ao longo de nosso processo de entrevistas, a maioria dos membros das empresas que contatamos sofrem com problemas mais básicos de busca por informações.

Muitas vezes, ao invés das conversas irem para o ponto de como aplicar tecnologias mais avançadas aos sistemas existentes, elas foram para o lado de explorar como a atual forma de busca por contratos sequer tem em seu centro um software.

Essencialmente, muitas empresas ainda sofrem com dois problemas extremamente low-tech:

1. Alguns contratos ainda são assinados e armazenados fisicamente.

2. Muitos contratos, mesmo quando armazenados digitalmente, não estão armazenados em um único lugar.

O problema trazido por essa realidade é um que afeta negativamente não só o discurso recorrente de “transformação digital”, mas também a execução prática de implementação de softwares.

O que percebemos é que, na ansiedade de implementar as melhores soluções possíveis, empresas não percebem que precisam, antes de qualquer coisa, alterarem processos internos.

Apenas assim, é possível harmonizar realidades low-tech com o uso de softwares tecnicamente robustos.

No próximo post da série falaremos sobre a dor “perda de contexto durante uma negociação por e-mail”.