Dor #4 — Falta de visibilidade sobre as etapas e os envolvidos na elaboração de contratos

Esse é o 5º post da nossa série “As 6 dores comuns aos principais departamentos jurídicos do Brasil”. Nele, exploramos um pouco mais a fundo a dor “falta de visibilidade sobre as etapas e os envolvidos na elaboração de contratos “.

Intro

Não é novidade que há cerca de três décadas a rotina de advogados foi drasticamente alterada pela introdução de computadores pessoais como ferramentas básicas para a execução de qualquer tarefa, assim como ocorreu com todo outro trabalho intelectual.

O elemento surpreendente aqui é a contínua dificuldade, herdada da época anterior à revolução da informação, na transparência e controle de atividades, especialmente naquelas cuja complexidade exige a participação de múltiplas pessoas, como a elaboração e negociação de contratos.

Individual X Coletivo

Esse panorama não quer dizer que faltam iniciativas para corrigir essa falta de controle, pelo contrário, o problema é tão persistente que muitas vezes indivíduos tentam corrigi-lo independentemente das organizações na quais se encontram. Nesse sentido, existem duas formas que colaboradores buscam controlar ao menos suas próprias atividades:

Analógica: Encontramos pessoas que fazem anotações em agendas e cadernos físicos, ou mesmo que usam múltiplos Post-Its (ou notas adesivas alternativas) para montar mapas de atividades.

Digital: Também encontramos pessoas que usam softwares que diretamente substituem os elementos físicos que citamos, como o Notepad, padrão do Windows, bem como pessoas que usam softwares de gestão de trabalho, mas de forma individual, como o Trello ou o Asana (soluções que indivíduos possuem acesso a planos gratuitos).

Já nas organizações em que gestores procuraram implementar soluções que trouxessem visibilidade para seus times como um todo, encontramos coisas como planilhas elaboradas no Google Sheets, de forma a facilitar o compartilhamento, ou mesmo softwares antes utilizados por times de TI adaptados ao contexto do departamento jurídico.

Nossa visão

Há alguns meses selecionamos um grupo empresas dentre as que havíamos entrevistado até então para a condução de uma dinâmica presencial. Nosso objetivo era entender em maiores detalhes algumas dores específicas, bem como entender quais delas afetavam aquele grupo, cujos departamentos jurídicos compartilhavam características similares entre si.

A descrição do ponto ‘vencedor’ i.e. a dor mais comumente sentida foi justamente o título desse artigo: “falta de visibilidade sobre as etapas e os envolvidos na elaboração de contratos”.

A partir do consenso que o grupo atingiu em relação às potenciais soluções que apresentamos, resolvermos dividir o ‘workflow’ aplicável ao mundo de contratos dentro de departamentos jurídicos em três itens principais:

Atribuições

O primeiro ponto tem a ver, basicamente, com o estabelecimento de critérios para direcionamento de demandas. Isso compreende desde usos simples, como uma escolha baseada na análise de quem estiver menos atarefado no momento da entrada de uma nova demanda, até mais complexos, como a observação de qual a área e o assunto da demanda, de forma combinada.

Aprovações

O segundo item se relaciona a obtenção dos avais necessários, sejam eles de áreas técnicas ou de gestores específicos. O ponto aqui é tornar o trabalho do aprovador o mais facilitado possível, idealmente construindo o fluxo de forma que ele nem precise, necessariamente, logar em um software.

Registros

Por fim, encontramos a necessidade de armazenamento e visualização de algumas informações sobre o processo, como detalhes dos envolvidos, a natureza das atividades e o tempo levado em cada uma. Com isso, ajustes de percurso podem mais facilmente ser realizados pelos times envolvidos.

No próximo post da série falaremos sobre a dor “alto volume de atividades operacionais e repetitivas”.