Entregar, entregar e entregar
Como podemos e devemos ajudar.
Em meio ao cenário atual, um fato é inegável: fomos todos obrigados a nos tornarmos mais digitais. Quem não fez pelo menos uma dúzia de reuniões por videoconferência nesta semana?
Acredito que muitos de nós devem ter parado para se perguntar e avaliar o quanto nossas empresas estavam preparadas para este momento e, porque não, nossas operações jurídicas.
Continuaremos a responder consultas ao jurídico por e-mail? Os controles ainda serão realizados por meio de planilhas? Onde vamos colocar os documentos trocados agora que estamos sem acesso à rede da empresa? Quais são os contratos que estão para vencer nos próximos três meses?
Se você se questionou sobre um ou mais dos pontos que mencionei, fique tranquilo(a), você não está sozinho(a). Temos conversado com muitos(as) gestores(as) jurídicos(as) e até hoje nenhum(a) disse já ter resolvido e estar confortável sobre todas estas questões (e olhe que a lista está pequena!).
Por outro lado, alguns gestores têm visto neste cenário uma oportunidade para iniciarem ou avançarem no processo de digitalização e organização do jurídico.
Pensando em todo este contexto, decidimos acelerar o desenvolvimento de soluções e criar novos serviços na Linte que pudessem não só ajudar nesta digitalização, mas também resolver problemas causados (ou potencializados) pelo momento atual.
Linte_HUB
O volume de consultas que o jurídico tem recebido dos departamentos internos aumentaram muito na maioria das empresas e; quem ainda tem utilizado o email para responder a tudo e planilhas para controlar estas demandas, ou está perdendo prazos de demandas importantes porque está difícil ter visibilidade do que é prioritário, ou está gastando horas preciosas do seu dia no preenchimento de planilhas (ou ambos).
O Linte_HUB, nossa nova solução para centralização e organização das consultas ao jurídico, foi criado para resolver estes problemas. Agora é possível ter todas as demandas e documentos em um único local, com fácil visualização dos prazos e responsáveis.
Mas não paramos aí! Também levamos em conta que há uma forte barreira cultural a ser vencida para a adoção de um novo sistema: a de convencer os departamento internos a mudar antigos hábitos (pois o email é a principal ferramenta para consultas ao jurídico desde o início dos tempos — ou do email, pelo menos) e a utilizarem mais uma ferramenta no meio de tantas outras que já fazem parte do seu dia a dia. Para resolvermos o problema desta barreira, desenvolvemos uma funcionalidade que permite que os clientes internos do jurídico continuem a fazer suas consultas por email, mas garantindo que as demandas cheguem mais estruturadas ao jurídico, com todos os benefícios de estarem no sistema que já comentei acima!
Como podem ver, pensamos em tudo para ajudá-los com o volume crescente de consultas e para aproveitarem o momento e transformarem a operação jurídica em uma experiência digital de forma fácil e fluida.
Integração com outros sistemas por API
Já pensou em ter todas as demandas que o jurídico recebe por meio de vários softwares como CRM (para demandas comerciais), ERP (para demandas de compras) centralizadas em um único local? É isso que esta API que estamos disponibilizando para uso possibilita!
E aquele antigo desejo de ter vários gráficos sobre a operação jurídica de forma automatizada? De controlar em uma única tela os principais indicadores da área? Esta API também pode ser utilizada para isso!
Estruturação do Legado dos Contratos
Por último, mas longe de ser o menos importante, há o serviço de Estruturação do Legado dos Contratos que criamos. O legado é, sem dúvida, um dos temas mais delicado para as áreas que lidam diretamente com contratos como jurídico, gestão de contratos, compras, comercial; mas também afeta as áreas de gestão de riscos, uma vez que grande parte dos riscos das empresas reside nos contratos/ acordos fechados com outras empresas ou pessoas, e financeira.
A realidade do legado dos contratos na maioria das empresas consiste em um ou mais fatores dos enumerados a seguir:
1 Os contratos estão salvos na rede da empresa em pastas de diversos departamentos distintos sem nenhum controle confiável sobre os dados contidos neles;
2 Existe uma planilha que consolida os principais dados dos contratos da empresa como contraparte, valor, final da vigência; mas que não contempla a informação de quais contratos têm cláusula de confidencialidade, além de não auxiliar para que o documento do contrato seja encontrado;
3Os contratos estão todos armazenados em um sistema que funciona como um GED, mas que, assim como no caso da planilha, não permite que a empresa tenha acesso a informações estratégicas do conteúdo dos mesmos ou ainda seja alertada sobre prazos a serem cumpridos.
Poderia trazer muitos outros cenários dos quais já ouvi falar ou vi, mas acredito que estes três sejam suficientes para que a maioria de vocês identifique alguma similaridade com a realidade que vivenciam hoje. Também acredito que muitos já tenham vivenciado pelo menos uma das consequências deste cenário: sinalização em processos de auditoria, impactos financeiros pelo não cumprimento de cláusulas contratuais, recontratações automáticas de serviços que poderiam ser cancelados, entre muitas outras. E ainda apostaria que o período de crise atual evidenciou este problema do legado em grande parte das empresas.
Visando auxiliar a empresa a dar um primeiro passo rumo à organização, estruturação e centralização deste legado, criamos serviços que contemplam o desenho da arquitetura dos dados e informações dos contratos, e inserção dos mesmos no Linte_CLM em um ambiente parametrizado para as necessidades de gestão de cada negócio. Com isso, além de ajudar a empresa a resolver o problema atual de visibilidade dos conteúdos dos seus contratos, ainda organizamos todo um legado que não foi pensado para o mundo digital e que precisa ser trabalhado para que a completa transformação digital ocorra.
