Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM): como facilitar esse processo?
Muito do que as empresas fazem no seu dia a dia é regido por contratos. Vendas de produto, compra de matérias-primas, manutenção de confidencialidade, transferência de tecnologia, locação de equipamentos, etc — a lista é grande. Esses direitos, obrigações, tarefas, pagamentos e outras atividades estão, em grande parte das vezes, previstos em contratos, até hoje a maneira mais comum de formalizar negócios.
A gestão desses dados, direitos, obrigações e prazos é um desafio e tanto, especialmente para as empresas de maior porte. Se não for feita de maneira eficaz, pode inclusive afetar diretamente a rentabilidade da empresa, diminuir suas vendas e reduzir custos — você já havia pensado nisso?
Por isso no post de hoje falaremos um pouco mais sobre algumas técnicas que podem facilitar a administração do ciclo de vida dos contratos (em inglês, CLM — Contract Lifecycle Management). Nosso enfoque será no momento posterior à assinatura do contrato. O objetivo é aumentar a produtividade de todos os envolvidos no processo e, consequentemente, tornar o trabalho das pessoas mais inteligente e estimulante.
A gestão bem-feita dos contratos vai estar diretamente ligada a:
- Assegurar que todos os termos firmados serão cumpridos, sem geração de risco para a empresa. Isto é, obrigações precisam ser cumpridas tempestivamente e direitos precisam ser observados, sob pena de execução forçada das obrigações;
- Ter a certeza de que as datas de renovações e alterações estejam em dia, o que demanda a criação de alertas de atualizações necessárias;
- Monitorar os riscos financeiros envolvidos nas negociações.
Cada contrato tem um nível de risco diferente, além de multas, mudanças de valores, renovações, comprometimento mínimo e outras obrigações — fica impossível lembrar de cada detalhe apenas usando a memória. Por isso hoje vamos oferecer algumas dicas que podem ajudar a facilitar esse processo de gestão e organização.
Acesse condições contratuais facilmente
Manter os contratos de uma forma que todas as pessoas que os manuseiem possam acessá-los de maneira fácil otimiza o tempo de todos e evita retrabalho. Historicamente, isto era feito por arquivos físicos bem catalogados. Atualmente, é possível fazer digitalmente e, de modo mais fácil ainda, possuindo banco de dados com condições de cada contrato em que a empresa é parte.
Revise termos e controle prazos com frequência
Um dos maiores problemas com relação a descumprimento de contratos está relacionado a prazos. Por isso, é fundamental não contar apenas com a boa memória das pessoas envolvidas. Certifique-se de ter um controle minucioso de datas e prazos e também do conteúdo das cláusulas a que se aplicam. Não basta saber prazos — é preciso que os responsáveis sejam notificados tempestivamente.
Antecipe renovações
Optar por renovar contratos com algumas semanas de antecedência pode facilitar e muito seu dia a dia. Além de não correr riscos de atraso, é possível aproveitar esse tempo extra para renegociar termos, rever condições que se mostraram desfavoráveis durante a execução do contrato e evitar renovações indesejadas, feitas às pressas.
Crie relatórios para consulta
Mantenha informações atualizadas sobre os contratos — assim os gestores terão acesso mais rápido aos dados, analisando com mais propriedade e tomando decisões embasadas.
Pense em ações para fidelizar seu cliente
A fidelização dos seus clientes também faz parte de uma boa gestão. Portanto, é importante pensar em ações e estratégias que incentivem a permanência dos bons clientes na sua carteira, como por exemplo, oferecer descontos de renovação para aqueles que não geram despesas extras para a empresa. Afinal, um cliente feliz acaba trazendo novas prospecções.
Use a tecnologia a seu favor
E por último, e certamente o mais importante, aprenda a usar a tecnologia a seu favor. Hoje existem diversos recursos que auxiliam na gestão de contratos. A Linte é a especialista em automação e gestão de ciclo de vida de contratos. Seu software fornece a maneira mais fácil e segura de criar e gerir contratos. A ferramenta coleta, usa e armazena informações em banco de dados a fim de evitar retrabalho, devolvendo às pessoas todo o tempo atualmente gasto em tarefas operacionais. Como resultado, as partes envolvidas ganham autonomia e visibilidade, sem que para isso a empresa abra mão do controle de qualidade e de riscos.
Viu só com a gestão de contratos não é tão simples quanto parece e pode nos afetar de maneiras que nem pensamos? Tenha isso em mente e comece a mudar as práticas de sua empresa — você verá que, em pouco tempo, todo o processo estará funcionando de maneira simples e eficiente para todos os envolvidos.
