Mala Direta x Document Assembly: qual a melhor opção?
Que a tecnologia veio para facilitar cada vez mais o nosso dia a dia não é mais um segredo e muito menos uma novidade para ninguém. A automação de documentos surgiu como uma ferramenta para aprimorar o dia a dia das empresas e profissionais que lidam com uma imensa quantidade de contratos e papelada jurídica, informatizando tudo que antes estava reunido em imensos e intermináveis arquivos impressos.
A Linte é uma das grandes aliadas nesse processo de gestão. A partir do momento em que uma empresa decide eliminar ou reduzir ao máximo documentos físicos usando nossa solução, isso facilita o armazenamento das informações, a pesquisa, a proteção das informações, o controle de acessos e prazos, melhora a agilidade nos processos, o compartilhamento e um dos pontos mais importantes e no qual vamos falar hoje, o controle de alterações e a padronização de documentos.
Um dos grandes vilões quando falamos sobre contratos são as alterações de cláusulas ou minutas. Muitas vezes ao modificar apenas um termo, todos os documentos similares precisam sofrer essa alteração, e o risco de algum dado errado passar batido é muito grande. E quando se trabalha com pouco tempo e pressão, nem sempre um pequeno detalhe vai ser notado, mas lá na frente essa falha pode causar sérias complicações.
Por isso hoje vamos falar sobre dois sistemas de armazenamento de dados e formulários, que são usados hoje, um pela maioria das ferramentas de automação, conhecido como mala direta, e a tecnologia Document Assembly, que usamos aqui na Linte.
Mala direta
Esse termo mala direta já nos remete àquele material que geralmente é usado para propaganda e divulgação, mas a mala direta também existe dentro de um sistema de automação de documentos. A mala direta é a tecnologia mais comum usada nas ferramentas de gestão. Ela nada mais é do que o armazenamento de todas as variações de uma minuta no sistema, e cada uma dessas variações, recebe um template diferente, ou seja, tem um ambiente diferente de armazenamento para cada informação.
Então quando um usuário vai preencher um novo documento, o sistema irá automaticamente buscar nesses templates os formatos corretos e aplicar ao novo documento. Mas apesar de facilitar o processo, esse formato tem um grande inimigo, que são justamente as variações de templates. Se o usuário precisar alterar um texto de minuta, por exemplo, cada um desses ambientes deverá ser atualizado também, tornando o processo não tão automático quanto deveria e aumentando o risco de algum erro passar despercebido.
Document Assembly
Essa tecnologia, que é usada pela Linte, é uma das mais modernas e práticas, e baseia as informações em um banco de cláusulas, criando uma estrutura integrada. Conforme o usuário preenche o formulário com informações, o documento começa a ser montado com um quebra-cabeça. E quando é necessário fazer alguma atualização ou mudança em uma minuta, por exemplo, a alteração só precisa ser feita em um único local, e a partir dali o sistema atualiza em todos os documentos já armazenados e nos que forem produzidos, usando essa cláusula que foi alterada.
Com essa tecnologia também é possível ter controle a todas as cláusulas usadas em todos os documentos produzidos na ferramenta e o usuário pode realizar uma busca com filtro por palavras, por exemplo, pesquisar por todos os materiais que tenham uma cláusula sobre desistência de contrato.
Principais diferenças entre Mala direta e Document Assembly
Como pudemos observar, os dois formatos têm como grande vantagem o armazenamento das informações de forma mais dinâmica e prática, mas o sistema por mala direta, por ser um pouco anterior ao Document Assembly e usar uma tecnologia menos automática, está mais suscetível às falhas, já que é necessária uma maior atenção do usuário em caso de alteração de qualquer mínima informação. Já o Document Assembly, por funcionar como uma “árvore lógica”, possibilita uma maior intercomunicação entre as informações, dando mais tranquilidade ao usuário e maior controle sobre a qualidade das informações.
Dito isso, é sempre importante conhecer bem todas as funcionalidades de ferramenta de gestão que existem no mercado e que podem ser usadas na sua empresa, afinal um pequeno detalhe como esse, pode fazer toda a diferença em facilitar o dia a dia.
