O que é uma auditoria de contrato?
As auditorias de contrato devem ser realizadas periodicamente em todas as linhas de negócios, para confirmar se os termos e condições de um contrato estão sendo atendidos conforme necessário.
Depois que um contrato é escrito e assinado por todos, o processo de auditoria começa. A auditoria pode ser feita no nível micro (ou seja, por contrato) ou no nível macro (ou seja, todo o portfólio).
Durante uma auditoria de contrato, todos os controles, políticas e sistemas serão avaliados e verificados. Serão inspecionados os livros de contabilidade, registros de transações e diários de operações. A intenção é garantir que tudo foi entregue corretamente ao cliente e que eles foram cobrados adequadamente. Também pode ajudar a impedir que os fornecedores cobrem demais ou entreguem em excesso a um cliente.
Como executar uma auditoria de conformidade de contrato
Uma auditoria de contrato tem muitos benefícios, que incluem recuperação de custos, melhoria de processos, prevenção de atividades fraudulentas e gerenciamento de riscos.
Ao decidir realizar uma auditoria, há vários fatores a serem levados em consideração:
- Considere o quão abrangente é a auditoria. Determine se todo o contrato está sendo revisado ou apenas algumas áreas relacionadas. Se você planeja realizar suas próprias auditorias, uma boa prática é começar pequeno e fazer as auditorias em lotes (ex. por tipo de contrato). Você pode aplicar o que aprendeu e, com esse conhecimento, poderá avançar com os outros lotes do contrato.
- Certifique-se de estabelecer objetivos claros. Uma empresa deve determinar o que espera realizar examinando seus contratos e realizando a auditoria. Isso pode ser alcançado estabelecendo objetivos claros antecipadamente. Caso contrário, não fará muito sentido executar a auditoria em primeiro lugar.
- Considere o tempo. As auditorias sempre devem ser realizadas quando você tiver a capacidade de revisar processos ou recuperar pagamentos em excesso. Isso pode ser influenciado por uma infinidade de fatores, tudo dependendo do tipo de relacionamento que você tem com seu distribuidor.
6 etapas para se preparar para uma auditoria de contrato que abranja a abordagem à segurança da informação
As empresas de hoje dependem fortemente da tecnologia para operar de maneira eficiente, especialmente fazendo uso da nuvem. Definitivamente, é altamente benéfico mover contratos e documentos para a nuvem. Também apresenta alguns pontos importantes, principalmente quando se trata de tecnologia da informação.
Aqui estão seis maneiras principais de melhorar e proteger a tecnologia de seus negócios, preparando-se para uma auditoria de contrato.
1Cada pessoa em sua organização deve ser atribuída a um grupo de usuários. Cada função deve ter as permissões de usuário apropriadas quando se trata de software e arquivos. Isso facilita o processo para os administradores de TI. Isso economiza tempo e diminui a possibilidade de erros e de acesso inadequado.
2Certifique-se de definir permissões para painéis, relatórios e interfaces de usuário para cada usuário. As permissões devem ser estritamente limitadas para que os usuários possam acessar contratos, arquivos, relatórios e software necessários para realizar seu trabalho, mas não além disso.
3Verifique se as permissões do usuário podem ser movidas de arquivos de nível superior para arquivos de nível inferior, para evitar o acesso inadvertido a arquivos restritos. Além disso, verifique o software de gerenciamento de contratos para atualizações automáticas das permissões de segurança. Dessa forma, você pode conceder acesso a determinados grupos de usuários à medida que o contrato passa por diferentes estágios do processo.
4Confirme se suas políticas fornecem segurança forte após a entrada e regras estritas de senha. Isso inclui identificar os parâmetros para a criação de senhas fortes, além de utilizar a autenticação de dois fatores. Revise a segurança em outros métodos de acesso, como uma rede corporativa, dispositivos móveis ou uma VPN. Isso aumentará ainda mais a segurança de suas informações.
5Prepare-se com antecedência para uma auditoria de conformidade. Isso permitirá garantir que você tenha todos os detalhes e um sistema totalmente rastreavel para cada contrato e documento armazenado na nuvem.
6Avalie e revise periodicamente as práticas de segurança de seus fornecedores. Se sua organização utiliza software de gerenciamento de contratos , verifique se está alinhado com as políticas e permissões da sua empresa e personalize os requisitos de segurança em seu contrato, conforme necessário.
Original em inglês disponível aqui.
