Gérez vos tâches, gagnez du temps

L’autre jour, j’ai fait un point sur mes priorités. J’ai découvert que je perdais mon temps à faire des choses qui ne m’intéressent pas le moins du monde, et ça fait mal. En plus de ça, tout ce que j’aurais pu faire à la place réapparaissait dans ma tête et me narguait.

Que vous soyez de ceux qui sont au bureau tous les jours de 9h à 18h ou que vous soyez indépendant, ces quelques rappels vous feront du bien, croyez moi. Mesdames et messieurs, l’introduction étant faite, passons à la théorie.

Le principe de Pareto

80% des effets proviennent de 20% des causes.

Çela vous parle ? Peut-être avez-vous utilisé ce principe durant des cours de gestion à l’école afin de déterminer quels clients étaient, selon vous, les plus rentables.

Voilà quelques déclinaisons de ce principe qui peuvent vous interpeller :

  • 80% des résultats proviennent de 20% de vos tâches quotidiennes ;
  • 80% de votre plaisir provient de 20% votre travail ;

S’il vous plaît, relisez-les encore une fois. J’aimerais que ces phrases s’imprègnent dans votre esprit, que vous preniez conscience du temps que vous perdez chaque jour à faire des choses qui ne vous apportent rien.

Je vous invite à vous poser ces deux questions et à prendre quelques minutes pour y répondre :

  • Quelles sont les 20% de sources qui sont responsables de 80% de mes problèmes ?
  • Quelles sont les 20% de sources qui produisent 80% de mes résultats souhaités et de mon bonheur ?

La hiérarchisation

Maintenant que nous avons fait le tri et que nous savons quelles actions nous procurent du plaisir et lesquelles sont importantes pour nos résultats, il peut être utile de les hiérarchiser.

Ceci selon plusieurs critères : l’urgence, l’importance, le bénéfice et le plaisir. Ainsi que fait-on avec une tâche urgente, peu importante, qui pourrait apporter beaucoup tout en faisant plaisir ? Cela permet de se mettre d’accord sur quoi déléguer et quoi abandonner ; sur ce qu’il faut faire tout de suite et sur ce qui peut attendre.

Déléguer ou abandonner

Vous avez donc pris conscience de ce qui vous fait plaisir, ce qui est urgent, important et ce qui vous rapporte le plus de bénéfice. Je vous propose de faire place au NON.

Pour ne perdre ni notre temps, ni notre énergie, il est essentiel de savoir dire non à ce qui ne nous profite pas. Ainsi si une action que l’on a à réaliser ne va, d’aucune manière, participer à notre capital bonheur nous avons deux solutions :

  • Déléguer : si certaines personnes sont prêtes à reprendre la tâche, et si celle-ci est importante ;
  • Abandonner : si personne ne peut nous venir en aide et si la tâche va nous apporter plus de préjudices que de bénéfices.

Projet, contexte et échéance

Après la hiérarchisation de chaque tâche, nous pouvons aussi les classer selon trois variables :

  • Projet : groupement d’actions qui vont vers un objectif commun ;
  • Contexte : groupement d’actions qui peuvent être réalisés ensemble ; Exemples de contextes : téléphone, ordinateur ou bureau ;
  • Échéance : date à laquelle l’action doit être menée à son terme.

Exemple :

  • Action : Envoyer un mail à Monsieur DUPONT;
  • Projet : Fidéliser ma clientèle ;
  • Contexte : Ordinateur ;
  • Échéance : dimanche 24 janvier 2016 à 18h.

Certaines applications mobiles permettent de le faire.

La loi de Parkinson

Tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti.

En gros, si vous vous fixez un délai d’une semaine pour un travail, vous le ferez en une semaine. Cependant si vous vous fixez un délai d’un mois pour le même travail, vous le ferez en un mois.

Cela est dû à quoi ?

  • La procrastination ;
  • La recherche de la perfection ;
  • Les pauses ;
  • Les distractions ;
  • Les questions inutiles ;

En optimisant les délais, automatiquement nous optimiserons notre capacité de travail. Accorder moins de temps à une tâche, ce n’est pas pour autant la négliger mais aller à l’essentiel.

Grouper les tâches

Petite astuce pour être encore plus efficace : il faut grouper les tâches identiques. En effet nous avons besoin d’un temps de « mise en route » pour chaque action à réaliser. Ainsi grouper toutes les tâches qui se ressemblent permet de réduire au minimum ce laps de temps.

Par exemple : si nous avons plusieurs coups de téléphone à passer, pourquoi ne pas les passer les uns après les autres ?

Réserver une plage horaire pour consulter et répondre à ses mails permet aussi de gagner en productivité.

Ne pas déranger

Et voici l’astuce en or, celle qui vaut tout.

Regarder un email dès qu’il arrive entraine plusieurs choses :

  • Il nous coupe dans ce que l’on était entrain de faire (cf loi de Parkinson) ;
  • Il entraine souvent quelque chose à réaliser, y répondre et donc une nouvelle tâche à effectuer.

Être coupé dans notre de travail à chaque notification fait augmenter la tentation de faire autre chose. Ainsi il est bon de :

  • Couper toutes les notifications lorsque l’on est en train de faire travailler ;
  • Se réserver des temps précis pour consulter Facebook, Twitter, ses mails etc.

Nous éviterons ainsi stress et contre-productivité.

Pause

Apprenez à vous connaître. Apprenez à ressentir quand vous avez besoin d’une pause. Prenez cette pause.

En effet savoir s’arrêter quelques minutes est très important pour se changer les idées et respirer un coup. De manière générale on dit qu’un humain peut rester concentré 55 minutes puis doit prendre 5 minutes de pause pour rester efficace.

Être honnête

Demandez-vous trois ou quatre fois par jour « Suis-je en train de m’inventer des activités pour ne pas faire ce qui est important ? ».

Souvent nous avons l’impression que ce que nous faisons est essentiel. Ne nous voilons pas la face, c’est la plupart du temps pour éviter l’important.

Conclusion

Récapitulons : hiérarchiser, déléguer, planifier, grouper, consacrer du temps, se reposer, être honnête. Si il faut toujours avoir ces mots à l’esprit, il n’y a pas de recette miracle pour optimiser la gestion des tâches et du temps. Cependant je pense honnêtement que commencer par se concentrer sur ce qui est vraiment important est pour nous l’essentiel du travail. En effet, si l’objectif de l’action nous importe, nous trouverons toutjours le moyen de la réaliser efficacement.

Pour approfondir, je vous renvoie vers la semaine de 4 heures de Timothy Ferriss. En effet toute la première partie de son livre est consacrée à vous expliciter en détails les points évoqués plus haut.

Merci de m’avoir lu et n’hésitez pas à partager cet article à ceux à qui il pourrait rendre service.

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