Design para bastidores

Desenhando um produto para controlar a qualidade e quantidade dos ingredientes, evitar desperdício e construir uma cadeia de produção mais inteligente e sustentável.

Contexto

Um princípio fundamental que orienta nossas decisões na Liv Up é “fazer a coisa certa do jeito certo”. Isso significa olhar com cuidado para cada etapa da produção. Além da parceria direta com agricultores e produtores, também nos preocupamos em usar os ingredientes de forma consciente com eficiência. Essa abordagem reduz gastos para o negócio e, acima de tudo, evita o desperdício de matéria-prima — frutas, legumes, grãos, carnes, entre tantos outros — durante o processo.

Para alcançar essa visão, é necessário um sistema capaz de monitorar todo ingrediente que passa pela cozinha da Liv Up. Ao rastrearmos individualmente cada matéria-prima usada por receita, temos uma perspectiva mais clara da eficiência delas. Por exemplo, na produção de 50kg de Filet Mignon com Chimichurri, quantos quilos são descartados? Ou ainda: temos 2 fornecedores diferentes de carne, existe alguma diferença na produção de receitas quando são comparados?

Desafio

Gerenciar ingredientes significa completar múltiplas etapas com tempo determinado e com controle minucioso de qualidade. A cozinha da Liv Up produz de 32 a 40 receitas por dia. Por mês, isso significa o processamento de aproximadamente 160 toneladas de frutas, legumes, verduras e proteínas animais para a produção de 367 mil refeições. O desafio em inserir tecnologia criativamente nesse processo é também o de não impactar a flexibilidade da produção.

Mas como traduzir as necessidades de gerenciamento num único sistema? O dia a dia da produção é pouco óbvio para quem vê de fora. Portanto, nossa primeira tarefa foi ficar lado a lado com o time de estoque e entender sua rotina de trabalho, tarefas mais comuns e suas necessidades. Essa proximidade foi parte fundamental do processo de discovery.

O primeiro entregável de Design do projeto foi um mapa que explica o processo de trabalho dos estoquistas. Esse documento tem 3 componentes principais:

1. Identificação das personas envolvidas
2. Separação das atividades que cada persona executa
3. Um indicador de quais etapas são feitas online e offline

Assim, o objetivo desse material foi traduzir um processo — antes abstrato — numa visualização simples e objetiva. Com isso, o time pode estudar o fluxo com calma e entender onde estavam as dores da experiência de produção.

Jornada do estoque de matéria-prima e personas

Aprendizados

Entender o espaço físico, o timing do ciclo da produção e os momentos de input de informações foram os principais aprendizados na etapa de discovery.

O trabalho do time de estoque inclui múltiplas atividades: receber itens vindos de fornecedores, separar e pesar a matéria-prima para as receitas, organizar tudo em carrinhos e caixas e depois alocar tudo isso em containers refrigerados. Ou seja, a rotina de estoquistas é andar de um lado para outro o dia inteiro. Por isso, o ambiente em que trabalham tem grande influência na forma como eles usam suas ferramentas digitais.

Um outro fator importante é que as tarefas dos estoquistas devem estar alinhadas com a produção na cozinha que, por sua vez, funciona quase como um carrossel. O processo é uma sequência de passos, onde cada etapa influencia a etapa seguinte. Para a cozinha executar a receita de um falafel com legumes às 8h, é necessário que todos os ingredientes estejam separados e organizados às 7h30. Portanto, sincronização é fundamental.

Teste de usabilidade (Foto tirada em Jan/2020)

Soluções

1. Fatiar o fluxo de trabalho — Para simplificar o processo, dividimos o fluxo de trabalho em 3 etapas distintas, porém mais curtas: separação, retorno e descarte. Aqui entendemos que, ao finalizar tarefas mais objetivas e com mais foco, é possível ter um retorno positivo contínuo. Por outro lado, fluxos mais extensos aumentariam a chance de erros. Outra conclusão crucial a que chegamos foi que um aplicativo mobile é a melhor solução para ajudar os estoquistas na movimentação exigida pela sua função, pois um sistema fixo na mesa de trabalho claramente tornaria o processo mais lento.
2. Facilitar a interpretação — Na rotina dos estoquistas, os pontos de contato com o sistema são muito rápidos. Eles mantêm um olho na tela e outro no ambiente físico. Por isso, limitamos a quantidade de instruções textuais e utilizamos tamanhos maiores que o comum para as letras. Além disso, usamos cores para diferenciação entre as áreas do aplicativo. Azul para separação, vermelho para descarte, roxo para retorno e assim por diante. É um recurso que requer menos esforço de entendimento e é facilmente interpretado pelos olhos.

Exemplos das telas de cada área dentro do App

Resultados preliminares

Centralização, rastreabilidade e métricas

Até o lançamento desse projeto, o gerenciamento de ingredientes e matéria-prima era feito através de planilhas. Com um sistema digital, conseguimos centralizar os dados enviados pelos estoquistas em uma ferramenta de fácil acesso e visualização. Agora é mais simples identificar a data, o turno, o fornecedor, os dados de recebimento de cada ingrediente — e isso nos dá maior poder de rastreabilidade. Com isso, será possível definir KPIs mais claros para medir a eficácia da produção e o sucesso dos projetos.

Aproximação e co-criação

Durante a etapa de criação, fizemos testes de usabilidade com protótipos para refinar a interface. O engajamento dos estoquistas foi fundamental. Com esse contato, eles puderam influenciar as decisões finais do produto e moldar o design de acordo com suas necessidades. Por outro lado, o time de Design pôde enriquecer sua perspectiva em relação à cadeia de alimentação. O lado humano é uma parte intrínseca e crucial para que nossa comida chegue com qualidade até os clientes. E isso ficou ainda mais evidente depois de conhecermos a rotina de quem cuida dos ingredientes.

Considerações finais

Entregar uma refeição prática, saudável e saborosa significa entender profundamente a cadeia de produção. Na Liv Up, acreditamos que essa inteligência nos bastidores é um diferencial competitivo fundamental. E para nós designers, é uma oportunidade de pensarmos de forma crítica e estratégica sobre as metas do negócio e a operação logística. Desenhar o que acontece por baixo da superfície, na nossa visão, é tão importante quanto refinar a vitrine.

*Esse artigo foi escrito em colaboração com Thiago Franco, Associate Design Director na Liv Up