A quoi ça ressemble un onboarding chez LiveMentor ?

“HELLO This way." by Samuel Zeller

Lors de ma deuxième année d’étude, j’ai eu la chance de faire mon premier stage à l’étranger dans une université écossaise. Je me souviens encore très clairement de la première matinée: à 19 ans et avec un anglais approximatif, j’étais à la fois angoissé et excité de commencer. Après m’être trompé de bâtiment je suis arrivé dans les bons bureaux pour découvrir que mon responsable de stage n’était pas présent, que personne ne savait où je pouvais m’asseoir et qu’il n’y avait aucun ordinateur sur lequel je pouvais travailler.
Fort heureusement la suite du stage a été beaucoup plus plaisante et j’ai adoré tout ce que j’ai appris ainsi que les personnes avec lesquelles j’ai pu collaborer.
Depuis cette experience, j’ai eu l’occasion d’accueillir de nouveaux coéquipiers dans plusieurs équipes.

Autant dire que je sais ce qu’est un mauvais onboarding et que c’est un sujet qui me tient à coeur.

Alors quand j’ai appris que le club RH, co-organisé par Anaïs et Pierre (Unow) se retrouvait autour du sujet de l’onboarding, je me suis volontiers greffé à leur session. Ce club regroupe plusieurs membre de startups parisiennes qui se réunissent régulièrement pour échanger sur des sujets RH. Lors de cette session étaient notamment présent Deborah (Alan), Flore (CaptainContrat) et Alison (Side).

C’était une parfaite occasion de re-travailler notre onboarding et de l’adapter aux spécificités de notre équipe produit. Surtout que nous étions sur le point d’accueillir Emmanuel.

L’onboarding, ça commence bien plus tôt que le premier jour

J’ai toujours eu un peu de mal à comprendre comment une entreprise qui investit beaucoup de resources et de temps à construire une relation lors du process de recrutement peut, par la suite, faire silence radio entre la signature du contrat et le premier jour. Surtout que cette période peut durer de longs mois dans le cas de préavis de départs.

Chez LiveMentor nous adoptons une autre philosophie: dès lors qu’un nouveau membre signe son contrat, il fait parti de l’équipe. Nous l’invitons aux différents workshops et conférences organisés par LiveMentor. On le met en copie de certains emails d’annonce interne. Il se joint à nous lors de sorties karaokés endiablées et bien arrosées.

L’effet du Karaoké est vérifié 👌

Découvrir un futur collègue, c’est aussi découvrir ce qui l’anime dans la vie

On propose au nouvel arrivant de réponse à ces questions, pour que l’équipe puisse découvrir qui se cache derrière le collègue.

1. En quelques lignes, qui est Emmanuel — we want to know !
2. En dehors de LiveMentor (passion essentielle), qu’est ce qui fait scintiller tes yeux ? Qu’est ce que tu coures faire une fois ta journée avec les élèves finie ?
3. Ton endroit favori pour travailler en remote
4.Un truc génial que tu as appris récemment
5. Qui est ton mentor ?
6. Ton lunch préféré ? Spicy, healthy, etc… ?
7. Un livre vraiment chouette que toute l’équipe devrait lire (si ce n’est pas déjà le cas !)

C’est un superbe moyen de créer des points d’accroches avant même les premières rencontres. Les réponses à ces questions sont souvent source de discussions lors du déjeuner de bienvenue avec toute l’équipe.

Ça rassure de recevoir un tel accueil avant son premier jour !

Une TODO pour bien commencer

En ce qui concerne le côté opérationnel de l’onboarding, on utilise, sans surprise, une board Trello. L’un des canvas qui fonctionne bien dans notre situation c’est de lister les sujets en utilisant l’échelle suivante: 1er jour, 1ère semaine et 1er mois.

Voici à quoi ressemble l’onboarding d’un dev

Toute les cartes comment par “Je …” et sont binaires (ai-je complété cette tâche: oui/non). Cela permet à la nouvelle recrue de facilement gérer son onboarding de façon autonome.

Parmi ces cartes, certaines sont spécifiques à l’équipe Produit.

Les spécificités d’un onboarding pour un dev

Dans l’équipe produit nous sommes très fan du déploiement dès le premier jour car cela implique plusieurs choses.

Le nouvel arrivant déploie en production dès le premier jour

Installer le projet

Tout d’abord il faut installer le projet sur une nouvelle machine et avoir un environnement de développement fonctionnel. C’est d’ailleurs l’un des sujets sur lequel nous avons encore une bonne marge de progression ! Quoi de plus frustrant que de perdre 1h à faire de la configuration serveur alors que le process pourrait être automatisé.

Premier commit

Une fois le projet installé, tout est prêt pour le premier commit. Ça na pas besoin d’être compliqué, le but ici est de passer sur tout le process de déploiement continue. Chez nous le premier commit consiste simplement à se rajouter à la liste de super admin (encore hard codée).

Pair-programming

Dès que l’occasion s’y prête nous faisons du pair-programming chez LiveMentor . Lors des premières semaine d’un nouveau membre on pousse cette pratique à l’extreme. Un nouvel arrivant va passer une majorité de son temps en pair-programming. Pourquoi ? Car cela peut être intimidant de s’attaquer à une code base conséquente et compliquée, de se faire un schéma mental de l’architecture d’un projet. Il n’y a rien de mieux à mes yeux que de commencer avec des cas concrets et découvrir une code base composant par composant. Le fait de le faire à deux permet d’introduire les bonnes pratiques utilisées par l’équipe et de poser des questions sur des sujets rarement documentés du type: “Pourquoi est ce que vous utilisez X pour faire Y ?”, “Si jamais je voulais faire X comment est ce que je m’y prendrais ?”, “C’est marrant, dans ma dernière équipe on faisait plutôt X que Y”…

Induction ou se mettre à la place d’un collègue

FX, notre Product designer, présente les tenants et aboutissants du produit

Les phases d’inductions sont une étape commune à toute personne rejoignant LiveMentor. Une induction consiste principalement à se greffer à une autre équipe de LiveMentor, cela peut durer une heure comme une journée. L’idée étant de bien assimiler les problématiques et enjeux de chaque équipe et de surtout comprendre pourquoi nous faisons ce que nous faisons. C’est d’autant plus important pour un poste de développeur, le pourquoi d’une nouvelle feature devrait être la première information communiquée à tout développeur.

C’est notamment lors de ces phases d’induction qu’Emmanuel à pu:

  • Assister à un cours en direct avec Edouard, mentor en marketing digital
  • Comprendre comment nous communiquons les valeurs de l’école en dehors de nos murs virtuels grâce à l’induction avec l’équipe marketing
  • Suivre des appels de coaching d’élèves avec l’équipe académique

Le rapport d’étonnement, une mine d’information

À la fin de sa première semaine, nous demandons à chaque nouveau membre de fournir un rapport d’étonnement. Les consignes sont simples: il suffit de restituer tout ce qui a étonné, en bien ou en mal, lors de la première semaine. Ces moment où l’on se dit “Ha tiens, …”.

L’idée est de capitaliser sur un moment unique, lorsque qu’un nouveau membre rejoint une équipe,

Le format, tant sur le fond que sur la forme, est volontairement libre. L’idée est de capitaliser sur un moment unique, lorsque qu’un nouveau membre rejoint une équipe, il/elle arrive avec un regard neuf et est beaucoup moins résilient à la douleur que le reste de l’équipe. Il/elle va donc s’étonner de beaucoup plus de choses.

C’est notamment grâce à des rapports d’étonnements que nous nous sommes rendu compte qu’il était temps de réparer le test instable qui nous faisait perdre tant de temps lors de certains déploiement. C’est encore un rapport d’étonnement qui nous à fait prendre conscience du volume trop important de notifications automatiques que l’on recevait dans Slack.

Nous accordons tellement d’importance à ce genre de feedback que nous avons mis en place un programme d’excubation chez LiveMentor. Mais ça c’est une autre histoire.

Enfin, l’onboarding est un process sur lequel nous itérons constamment et nous sommes conscient qu’il y a grande marge de progrès. Mais, lorsque nous demandons à Emmanuel ce qu’il a pensé de son onboarding, on se dit que nous sommes sur la bonne voie :)

Je n’ai pas eu une seconde le sentiment d’être un candidat ou un prestataire.
J’ai été traité comme un collègue dès le premier jour. D’ailleurs j’ai
fait mon premier commit quelques heures seulement après mon arrivée. CQFD

Alors, si toi aussi tu as envie de vivre un tel onboarding, LiveMentor recrute.

Continuons la discussion

Psst, si cet article t’a intéressé, n’hésite pas à t’abonner. Nous écrivons régulièrement sur des sujets qui passionnent l’équipe produit LiveMentor.