Los secretos mejor guardados de las escuelas deportivas y artísticas

Era noviembre del 2016, y como grupo de emprendedores de la ciudad de Bogotá nos encontramos con la motivación de entender los retos que tiene la administración de las escuelas, grupos, equipos, academias y clubes (en adelante ‘organizaciones’) de formación deportiva y artística.

Así que para entender las mecánicas detrás de su operación, iniciamos un proceso de entrevistas con organizaciones, a quienes nos acercamos y les dijimos:

“Queremos charlar contigo acerca de los procesos operativos en tu organización, cómo llevas anotaciones de los pagos, los cobros, las asistencias, la categorización de alumnos, y muchas otras dudas que tenemos. Estamos buscando las razones de porqué las mejores logran operar de manera tan maravillosa. ¿Quieres conversar con nosotros al respecto?”

Sorprendentemente, la mayoría estaban muy abiertas a la conversación, en donde más que cualquier encuesta, las preguntas y respuestas llevaban a nuevas preguntas que no estaban preparadas, y que nos permitían entender los retos administrativos a los cuales se enfrentan día a día estas organizaciones que tanto bien le traen al deporte y artes en la ciudad.

Preguntamos acerca de pagos, cobros, matrículas, asistencias, qué tan puntuales suelen ser los alumnos, qué tantos inconvenientes se presentan con los papás o acudientes, y en general qué estrategias tienen para mantener toda la información organizada. Nos abrió los ojos acerca de un reto increíble delante de nosotros, la administración de estas organizaciones, y nos dio a pensar en una manera más sencilla de hacer lo que ahora hacen.

Luego de hablar con aproximadamente 30 de estas organizaciones (entendemos que en escala puede ser una muestra muy pequeña), logramos obtener conclusiones muy interesantes; por eso decidimos ahora compartirlo ahora con ustedes:

Hemos dividido esta presentación en dos segmentos: Los hallazgos y Las recomendaciones. Sabemos que aquí vas a sentirte identificado, así que siéntate y disfruta de este análisis preparado para ti y tu organización.

Los hallazgos

En el mundo de la administración de estas organizaciones, encontramos prácticas positivas, neutras y oportunidades de mejora.

Hallazgos Positivos

Una alternativa extracurricular sana es lo más importante

El 95% de los fundadores y directores de estas organizaciones tienen una razón maravillosa para hacer lo que hacen. Todos ellos buscan ofrecer una alternativa sana a sus respectivas comunidades, incluso por encima de la importancia de hacer dinero o negocio al respecto.

La comunicación es vital para sentir pertenencia a la organización

90% de las organizaciones saben que la comunicación es vital para generar un sentido de pertenencia. Padres, alumnos, profesores y administrativos; todos ellos deben tener un canal constante de comunicación, que los haga sentirse parte de una familia: WhatsApp, Facebook y otras redes.

Más allá del ámbito deportivo, el desempeño académico.

Los acudientes ven en las organizaciones un apoyo gigante en la formación de sus hijos, así que si estas, van más allá de su formación deportiva/artística, y solicitan reportes del rendimiento académico de sus alumnos. Es un gesto que la mayoría ve con buenos ojos. El 75% de las organizaciones ejecutan esta práctica.

¡El mercado está creciendo, cada vez hay mas niños y jóvenes interesados!

El hallazgo positivo más importante que encontramos, es que el 90% de las organizaciones detecta un interés creciente en actividades deportivas y artísticas por parte de nuevos alumnos: “Todos los fines de semana estamos recibiendo alumnos nuevos”.

Hallazgos neutros

Todas las organizaciones cobran los mismos conceptos

A diferencia de muy pocas, el 75% de las organizaciones cobran los mismos conceptos (con diferente valor). Esto quiere decir que la mayoría cobra Matrícula, Mensualidades, Uniformes, Implementos, Torneos, y algunos otros que son estándar en la industria. ¿Por qué esto es importante?, porque los papás están acostumbrados a los mismos cobros, sin importar si cambian de una organización a otra.

Excel, listas en papel, y recibos de caja son la triada más común

Todas las organizaciones suelen llevar un registro de las deudas, los pagos, las asistencias y la información básica de cada alumno en fichas, y mil hojas de papel. El 90% soluciona esta necesidad con la combinación de Excel, listas en papel para las asistencias, y recibos de caja para los pagos.

El mercado crece, ¿podré crecer yo con él?

Sabemos que el mercado está en crecimiento, pero el 45% de las organizaciones no está seguro de poder crecer al mismo ritmo que lo exige el mercado. Abrir una nueva sede, un nuevo deporte, o incluir a más profesores trae consigo un trabajo administrativo titánico, llevar cuentas, que estas cuentas no se salgan de las manos, y poder tener el control es algo que les preocupa.

Oportunidades de mejora

Algunas organizaciones son muy flexibles con las fechas de pago

Las deudas de los alumnos son uno de los dolores de cabeza más comunes entre los administradores y directores de las organizaciones (78%). Si estos dos perfiles no se ponen de acuerdo en una política estricta de plazos para recibir los pagos, y las medidas cuando los alumnos no paguen, van a seguir sufriendo por estos atrasos de cartera de sus alumnos.

Solamente el 22% de las organizaciones tienen todos sus meses en positivo

El 22% es el pequeño porcentaje de organizaciones que cumple sus políticas de cobros a tiempo, y que por dicha razón todos sus meses reportan ganancias y crecimiento constante en la operación de su organización. No se trata de ser implacable, sino de cumplir aquello de lo que se advierte a los alumnos acerca de los pagos.

Si se daña el computador o se pierde el cuaderno, ¡ESTAMOS EN PROBLEMAS!

La información de los pagos, cobros y asistencias es la información más valiosa recolectada por las organizaciones. Sin embargo esta información no está protegida con copias de seguridad. En una eventualidad o catástrofe en donde se pierda el computador, o la libreta de anotaciones, volver a tener esta información al día puede llegar a ser una tarea imposible de cumplir para el 90% de las organizaciones.

Multiples versiones de la misma información

Las listas de asistencia, el reporte de pagos, y la información de los alumnos viven en lugares diferentes y en diferentes manos (director, profesores, administrativos, oficina, todo es un sancocho). Cuando la información vive así, se dice que no se encuentra “centralizada”, como es el caso de 78% de las organizaciones. Intentar centralizar la información es una tarea desgastante y agotadora que realiza la administración una o dos veces por semana.

¡Excel no es el software para esto!

Son raros los casos de conocimientos avanzados en Excel, el 95% de las organizaciones se enfrentan al problema de administrar sus listas en esta herramienta porque constantemente están manejando la misma información en muchos lugares, y actualizando reportes de asistencias, pagos o cartera de formas no estándar, lo cual puede provocar errores, llevándolos a tomar malas decisiones.

Las recomendaciones :)

Estas son estrategias que buscan continuar las prácticas positivas, tomar ventaja de las neutras, y mejorar paulatinamente en donde hay oportunidad. Si te llevas una sola cosa de esta publicación, queremos que te lleves en la mente estos cinco tips:

Alinear al equipo de trabajo, fundamental

La visión del administrador, profesores y ayudantes acerca de la organización puede ser muy valiosa para complementar el objetivo del director de la organización. Las decisiones compartidas hacen que todos dirijan los esfuerzos hacia el mismo lugar. Desde las políticas de pagos y becas, hasta las decisiones mas pequeñas deben estar alineadas.

La cultura regional se mueve por premios y castigos

Todos siempre buscamos descuentos y huimos de las multas; los alumnos y sus familias no son diferentes. Implementar medidas inteligentes de descuentos por pronto pago, y recargos a quienes paguen fuera de fechas puede llegar a tener un efecto deseado en la recolección de cartera de la organización.

Lo que no nos cuesta, hagámoslo fiesta

Las becas son una constante en el mundo de las organizaciones deportivas y artísticas, y esto está perfecto, se alinea con la motivación principal de por qué existen estas organizaciones. Sin embargo, el 100% de la beca no es recomendable en la mayoría de los escenarios, ya que un aporte por parte del alumno puede significar mayor compromiso con los entrenamientos, torneos y actividades de la organización. Intenta con números un poco más pequeños: ¿80%?, ¿75%?, ¿70%?

¡Asistencias y pagos deben vivir juntos, siempre!

¿Te imaginas darte cuenta que el alumno más moroso es aquel que más viene a entrenar?, puedes cobrarle mucho más seguido; ¿o que el alumno más cumplido en sus pagos no ha venido a entrenar el último mes?, puede estar pensando en retirarse o cambiarse de organización. Los pagos y las asistencias se relacionan más de lo que parecen, y si tienes ambas partes de información, ¿porqué no unirlos?

Un software diseñado para tus necesidades, no para peluquerías, gimnasios, restaurantes…

Necesitas una herramienta que vaya más allá de las sumas y restas, más allá de Excel, las listas en papel y los recibos de pago. Una herramienta que pueda realizar por ti estos análisis, reportar vigencia o vencimiento de las deudas, cruzar los datos de asistencia con pagos, y darte un control centralizado de la información para todo tu equipo de trabajo: directores, administradores, profesores, y ayudantes. ¿Dónde encuentro una herramienta así? La respuesta más abajito ↓

Conclusiones e invitación

Estos hallazgos y recomendaciones no buscan ser la última palabra en las buenas prácticas de administración deportiva y artística, sino más bien un paso en la dirección correcta, para encontrar entre todos un mejor camino para cumplir el objetivo principal: Ofrecer a jóvenes y niños una alternativa sana en nuestras comunidades.

Si te interesa conocer y usar una aplicación que ha nacido basado en estos hallazgos, y ofrece una solución a estos retos que encontramos, nos encantaría conocerte y hablar contigo, contáctanos en nuestras redes facebook.com/liztum o twitter.com/liztum, o puedes ir directamente a liztum.com y empezar a vivir de tu pasión.

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Cuéntanos en la sección de comentarios: ¿Te sentiste identificado con estos hallazgos?, ¿Estarías dispuesto a implementar las recomendaciones en tu propia organización?