Como organizar la información de mis alumnos en Liztum?
Nos alegra mucho que quieras empezar a usar Liztum para llevar la administración de tu organización, y el primer reto que tenemos es cargar la información de tus alumnos y sus acudientes en la plataforma.
Sabemos que es una tarea tediosa y demorada y por eso queremos ayudarte. Si tienes 20 o 30 alumnos ingresarlos uno a uno es fácil, pero qué sucede si mi organización tiene más de 50? más de 100? más de 500?.
En conversaciones con algunos de nuestros clientes hemos detectado este reto, y recomendamos dos estrategias:
1. Los alumnos completan sus datos, en la aplicación
En una sesión de entrenamiento o tu oficina, puedes invitarlos a pasar uno por uno, o en grupos pequeños, a que se acerquen al lugar en donde tienes tu teléfono, tableta o computador, y que ellos mismos completen el formulario, y lo que tú haces es verificar que los datos que ingresan son correctos.
2. Los alumnos completan sus datos, desde un formulario
Una manera más eficiente, es darles acceso a un formulario en internet, y un límite de tiempo para actualizar sus datos, les envías el enlace por WhatsApp y redes. Ellos completan los datos desde sus casas, con toda la calma del caso.
Este es un acercamiento más eficiente si algunos de tus alumnos son aún muy pequeños, y debes dar este formulario a sus acudientes para esta información.
Existen numerosas herramientas gratuitas en internet para recopilar información de personas a través de formularios. Desde Liztum nuestras favoritas son Google Forms y TypeForm. Este ejemplo lo haremos desde Google Forms por que es gratuito y nos ha funcionado bien.
Paso #1: Crea o usa tu cuenta de Google
Para crear un formulario, debes tener una cuenta de correo de google, como juan@gmail.com o mi-academia@gmail.com. Inicia sesión, y ve a drive.google.com
Paso #2: Crea un nuevo Formulario
Botón Nuevo > Más > Google Forms
Paso #3: Prepara las preguntas
Puedes crear tantas preguntas desees. Las preguntas pueden ser obligatorias y opcionales, y pueden ser de respuestas de texto largo, corto, o incluso escoger entre algunas opciones que tú les brindes.
Idealmente, las preguntas que crees aquí, deben ser las mismas que se solicitan en el formato de Excel para cargar los datos a Liztum.
Paso #4: Comparte el formulario con tus alumnos
Una vez preparadas las preguntas, puedes compartir el formulario para que tus alumnos o acudientes llenen la información.
Botón Enviar > Link > Copiar
Las personas a quienes compartas este enlace podrán ver el formulario para responder las preguntas así:
Paso #5: Revisar y enviar información
Cuando se cumpla el plazo que hayas definido para que los alumnos completen sus datos, podrás encontrar todas las respuestas que ellos te han entregado, en una Hoja de Cálculo de Google (igual que un Excel), en donde podrás filtrar y corregir posibles errores, y descargar el archivo que finalmente compartirás con el equipo de soporte de Liztum, quienes cargarán estos datos a la plataforma. (Muy pronto podrás tú mismo cargar estos archivos a tu organización).
Paso #6: Bono final
Hemos preparado un formulario base, con las preguntas necesarias para ser cargadas a Liztum que se ve así. Si deseas puedes copiarlo a tu cuenta, agregar más preguntas o eliminar algunas que creas que no son necesarias, y retomar el proceso desde el paso #4 (Te intentamos ahorrar el paso #1, #2 y #3).
Para obtener este formulario base, por favor escríbenos a hola@liztum.com y te enviaremos indicaciones acerca de cómo copiarlo a tu cuenta.
Resumen
Preparar la información para cargar a Liztum puede ser un proceso un poco largo, pero muy reconfortante a largo plazo. Si ya tienes esta información organizada en un Excel, tienes este trabajo adelantado, sin embargo si aún no la tienes, puedes apoyarte en que tus alumnos te ayuden a llenarla y tú solo debes comprobar que esta información es correcta.
Recuerda, cualquier duda puedes contactarnos a través de nuestros perfiles en redes sociales, o en nuestro correo hola@liztum.com
¡Que tengas una gran semana!
