1º Hackathon #LocalizaLabs: nossa forma de organizar e aprendizados

Decidimos organizar o nosso primeiro Hackathon para o #LocalizaLabs, o que já era um desejo antigo, afinal o evento promove uma enorme chance de se tirar ideias do papel e resolver problemas relevantes do negócio de uma forma diferente. Mas essa nem era nossa principal motivação: estamos passando por uma intensa transformação e esta seria mais uma importante iniciativa para estimular e consolidar ainda mais a cultura e os comportamentos que vão gerar os resultados extraordinários que queremos alcançar.

A mudança cultural é um grande desafio em qualquer transformação digital e ágil, e não seria diferente num Laboratório com tanta gente. O #LocalizaLabs, que já conta com mais de 800 pessoas, tem como ambição se tornar o maior e melhor laboratório de tecnologia e ciência de dados da América Latina. E o Hackathon é mais uma importante ferramenta para criar uma cultura de construção, desafios, colaboração e, claro, inovação.

Então, partimos das seguintes ambições para este 1º Hackathon:

1. Promover engajamento das pessoas;
2. Dar oportunidades para que as pessoas possam se conhecer melhor, afinal muitos colaboradores entraram para o time quando já estávamos 100% remotos;
3. Promover e fortalecer os valores da Localiza;
4. Incentivar os comportamentos de Agilidade que esperamos dos times.

Decisões foram tomadas

Já sabíamos o que queríamos, então era necessário decidir, em pouco tempo, como colocar isso em prática. Depois de idas e vindas de ideias sobre como fazer o Hackathon, tomamos algumas decisões.

Quando: Rodamos o SAFe, trabalhamos em PIs (Program Increment) trimestrais e entre elas temos duas semanas de Inovação e Planejamento. Identificamos que seria o momento perfeito para um Hackathon, pois os times estão fora do ritmo normal de entregas e é viável usar dois dias para o evento.

Duração: 2 dias

Times: 7 a 10 pessoas, sendo no máximo 2 pessoas do mesmo Squad. Afinal, queremos promover a interação entre pessoas de times diferentes.

Tema: Livre para que a inovação não tenha limites. Criamos uma lista com 25 desafios super relevantes pro contexto do Labs, mas deixamos os times livres para trabalharem em qualquer desafio que quisessem.

Entrega: Cada time deveria entregar um vídeo de até 2 minutos explicando o problema identificado (desafio) e mostrando as soluções desenvolvidas. Qualquer consideração sobre o trabalho deveria estar contida nesse vídeo, pois seria o único contato que as bancas teriam com as soluções para avaliarem e escolherem os finalistas.

Avaliação: Montamos 4 bancas multidisciplinares para avaliar os materiais e escolher os finalistas, com pessoas das áreas de produto, agilidade, engenharia, operações e cultura corporativa. Cada banca avaliaria os resultados com base em seis critérios.

1. Cliente em Foco: Clientes foram ouvidos e o time mostrou evidências de que a solução tem conexão com as necessidades apuradas?
2. Orientação a valor: O time estimou o impacto esperado com a solução e a forma de monitorar seu resultado posteriormente?
3. Colaboração e Diversidade: O time era diverso quanto a mistura de tribos, squads, áreas do Labs, papéis, etc?
4. Ousadia e Protagonismo: A solução proposta é inovadora?
5. Simplicidade: A solução proposta é fácil de ser implementada?
6. Cultura: A solução impulsiona e impacta os valores da Localiza?

Estímulo: Para estimular ainda mais o envolvimento de todo o Labs, decidimos que um dos times finalistas seria escolhido diretamente pelo voto popular. O vídeo com maior quantidade de interações (usamos o Teams e contabilizamos os likes em cada postagem) também iria para a final. Com as decisões tomadas, divulgamos todos os detalhes e organizamos a logística para conseguir concretizar nosso plano.

Nasceu!

O Hackathon aconteceu com mais de 200 pessoas inscritas em 23 times. Uma quantidade excelente para nossa primeira edição. O nosso CTO, André Petenussi, fez a abertura do evento e depois disso os times maratonaram por dois dias.

As equipes eram multidisciplinares e responsáveis pela própria organização (assim como os times ágeis). Precisavam correr atrás de qualquer informação ou recurso que precisassem, sempre contando com a empresa para prover o que fosse necessário (assim como os times ágeis). O tempo era curto e o desafio grande (assim como na rotina dos times ágeis). Alguns times descobriram que era melhor mudar de ideia no meio do caminho (assim como times ágeis). Problemas surgiram durante o desenvolvimento da solução e alguém precisava remover os impedimentos pro time caminhar (acho que você já entendeu… 😊).

Assim que ia se aproximando o prazo final de entrega, os times estavam focados na produção do vídeo, já que 2 minutos é muito pouco tempo para mostrar tudo o que foi construído pela equipe ao longo de quase 2 dias. Assim que publicados os vídeos, a votação popular movimentou os chats do Labs e o protagonismo dos times entrou mais uma vez em ação, afinal o tempo era curto e a disputa estava acirrada. Cada voto faria toda a diferença.

No final, deu tudo certo. Todos os times conseguiram enviar um vídeo explicativo no prazo, mostrando o desafio escolhido e a solução proposta desenvolvida nos dois dias. E aí foi a vez da banca premiar os finalistas, mas não acaba aí. Após a revelação dos times vencedores, agendamos um feedback estruturado com todos os grupos para compartilharmos as percepções e feedbacks sobre as soluções propostas, de forma a incentivar a evolução contínua de todos os envolvidos.

Deu tudo certo, mas ainda tem muita coisa para melhorar

Do nosso ponto de vista, o Hackathon foi um sucesso e aprendemos muito sobre o que funciona e o que não funciona para um evento desse tipo aqui no #LocalizaLabs.

O que deu certo:

• Engajamento e envolvimento ativo das lideranças foi essencial para o sucesso do evento;
• As pessoas amam desafios e a vontade de participar foi maior que a de ganhar a premiação;
• Autonomia é fundamental e funciona melhor ainda sem definição formal de papeis e cargos nos times;
• Não basta fazer uma ótima solução, tem que saber vender o peixe e contar bem a história para a banca;
• Colaboração é algo natural para os times quando o desafio está claro;
• Times multidisciplinares funcionam muito bem;
• As pessoas perceberam que a tecnologia precisa ir além da solução técnica e mergulhar na necessidade e na dor do cliente;
• Pessoas gostam de sair da rotina;
• Mesmo no formato virtual, é possível que tenhamos ferramentas ágeis e sustentáveis;
• É importante e necessário promover a integração de pessoas de times diferentes, principalmente durante esse período em que estamos remotos.

O que aprendemos para fazermos diferente no próximo?

Já sabemos que vamos fazer um próximo Hackathon, não há dúvida disso, e já temos uma lista de melhorias, sendo as principais:

• Tempo: as bancas avaliadoras precisam de mais tempo para conversar e fazer uma avaliação ainda mais profunda das soluções.
• Ferramenta de votação: podemos explorar melhor e encontrar soluções amigáveis e eficientes para promover a votação popular de uma forma a engajar ainda mais as pessoas.
• Critérios de avaliação: quanto mais claro e detalhado, melhor! Para o time, é muito importante construir uma apresentação do desafio considerando os critérios que eles serão avaliados. No próximo Hackathon, vamos detalhar melhor cada critério para que os times tenham clareza sobre o que é esperado da apresentação final. Da mesma forma, é importante dar visibilidade do que levou os finalistas ao ranking final.
• Ir além de apresentar uma ideia: as bancas sentiram falta de mostrar resultado em funcionamento e não só a ideia proposta. Vamos reforçar ainda mais com os times os elementos fundamentais do Pitch final do desafio e como fazer um vídeo-apresentação que ressalte os pontos mais relevantes da solução.

Transformação digital é muito mais sobre pessoas do que sobre tecnologia

A lição que fica é que vale muito a pena realizar um Hackathon na empresa e principalmente participar. É preciso começar! Por aqui, foram dois dias de muita energia, conexão entre as pessoas e desconexão da rotina. Foi um símbolo de inovação na prática e uma representação do modelo de trabalho colaborativo e cultura que queremos todos os dias, o que nos agregou muito quanto a aprendizados. Afinal, se tem um clichê que concordamos por aqui é que “transformação digital é muito mais sobre pessoas do que sobre tecnologia”.

O Hackathon e este artigo foram pensados e tirados do papel junto com Laura Venâncio, Leonardo Burkowski, Lorena Loiola e Natália Moreira Resende