O que aprendi moderando uma dinâmica presencial após dois anos de pandemia
Não há como negar, o advento da pandemia mudou nossa forma de nos relacionarmos com o mundo. Da minha posição de designer de produto cujos estudos começaram logo no início da quarentena, aprender sobre facilitação de dinâmicas e workshops foi uma experiência conflitante — muito se falava sobre encontros presenciais mas, a cada dia que se passava, eles pareciam menos prováveis.
Meu primeiro Discovery de Produto foi online, por videoconferência e utilizando o Miro. E todos os que se seguiram após este. Até que subitamente caiu de paraquedas a oportunidade de facilitar uma dinâmica presencial de três dias, cujos participantes estavam vindo de várias partes do Brasil para contribuir — como substituta de um colega que estava de licença médica.
O objetivo da dinâmica era integrar diversos times que faziam parte de uma mesma jornada, entender suas dores nas diversas etapas deste processo e tentar compreender quanto esforço seria necessário para sanar estas dores, e o quanto de valor resolver cada um desses problemas geraria para o negócio. Queríamos que os times se ouvissem e se entendessem, gerando clareza de onde eles se influenciam e se integram.
Acabei mergulhando de cabeça na experiência desse workshop, com a consciência de que tudo que desse errado seria um aprendizado para o futuro. Com menos de 24 horas de planejamento frente aos imprevistos, consegui montar junto de meus colegas de equipe uma dinâmica que muito nos ensinou sobre adaptabilidade, relações interpessoais e coragem de enfrentar novos desafios.
Em três dias de dinâmica, absorvi uma coleção de aprendizados que com certeza contribuirão para todo encontro, presencial ou online, que eu puder participar no futuro:
Os primeiros a chegarem, os últimos a saírem
Algo interessante que percebi frente à minha falta de experiência com dinâmicas presenciais é que a preparação demanda muito mais tempo. Com frequência, é necessário reservar salas de reunião, organizar mesas e cadeiras, testar a conexão dos computadores, comprar materiais, experimentar os equipamentos de projeção, providenciar lanches e café. No primeiro dia, devido ao pouco tempo de preparo prévio, cheguei muitas horas antes do início do workshop para organizar tudo. E, percebi, foi a decisão correta.
As pessoas se adaptam bem ao modelo híbrido
O ser humano possui uma capacidade de adaptação incomparável. Após dois anos de reuniões e dinâmicas online, pode-se dizer que estamos bem acostumados com esse novo modelo. Sendo assim, retomar o uso de post-its e canetinhas coloridas pode parecer arcaico para alguns, ou tradição para outros. Não acredito que exista forma correta de abordar dinâmicas presenciais no que diz respeito aos materiais, mas descobri que os participantes se adaptaram muito bem à utilização do Miro em um encontro presencial.
Fizemos a nossa facilitação em uma mistura interessante do presencial e online, com um moderador estando no ambiente e outro dando apoio à distância por meio do Teams — e o workshop se deu de forma extremamente dinâmica e produtiva.
Desconecte-se para se conectar
De certa forma, o uso do celular é menos frequente em encontros presenciais. Quando fazemos dinâmicas online, é fácil se distrair com a câmera desligada, abrir novas abas no computador, ou logar rapidamente no Instagram enquanto outras pessoas falam. Quando todos os participantes estão juntos no mesmo ambiente, é menos comum que eles percam o foco ou sintam a "coragem" de tirar o celular do bolso para mexer nas redes sociais. Sendo assim, percebi maior índice de contribuição dos participantes em geral, mesmo trabalhando com quase 20 pessoas ao mesmo tempo.
O tempo passa rápido quando estamos nos divertindo
Talvez devido ao foco aumentado e à disposição dos participantes de fazerem contribuições, percebi no primeiro dia de dinâmica que não estávamos produzindo tão rapidamente quanto gostaria. As discussões eram longas e detalhadas, e as pessoas envolvidas no workshop estavam curiosas em relação aos pontos de vista umas das outras. Ao fim do primeiro dia, não tínhamos chegado na metade da primeira atividade mapeada. Eu e meu colega percebemos que talvez seria o momento de limitar as discussões que corriam soltas entre os participantes, e adicionamos um timer que estabeleceria um tempo limite para os debates. A princípio houve resistência dos participantes, mas logo todos percebemos que era fácil se adaptar ao novo ritmo de conversa.
Quebra-gelo, brincadeiras e recompensas
O olho no olho gera certa timidez em algumas pessoas. Nem todo mundo é extrovertido ou se sente confortável em conversar com pessoas que não conhecem bem, por isso é recomendado trazer alguma técnica de quebra-gelo antes do início da dinâmica. Um dos meus colegas me sugeriu a técnica que pede aos participantes compartilharem uma curiosidade sobre si, algo que não têm no LinkedIn. Rodamos pela sala, com cada participante contribuindo com uma informação, e foi possível ver as conexões entre eles se formando, e as tensões diminuindo ao vivo.
Por outro lado, no último dia da dinâmica meu colega sugeriu que fizéssemos um jogo e levássemos chocolates e brindes para os participantes. Todos se divertiram em um quiz simples e levaram para casa copos e bombons — finalizando um workshop longo e cansativo com uma sensação de diversão e leveza.
Somos todos iguais
Mesmo que, durante o workshop, eu e meu colega tenhamos ficado à frente da moderação, percebi claramente a necessidade de reafirmar que nossa presença como facilitadores não deve ser hierarquizada. É fácil intimidar os participantes com nossos processos e técnicas, e é fácil inibir suas opiniões e dúvidas se formos muito rígidos com a dinâmica. Sendo assim, foi simples entender que era necessário usar uma linguagem leve, sorrir, perguntar opiniões e me colocar à disposição para responder dúvidas. Durante alguns momentos do processo, mudei levemente a direção do workshop com base em uma sugestão de algum participante e vi resultados extraordinários no dinamismo e velocidade das contribuições.
Imprevistos são excelentes professores
Apesar do frio na barriga, pouco tempo de planejamento e, num geral, da sensação de correria que eu senti quando me preparava pra essa dinâmica, tudo ficou mais fácil quando eu pensava no aprendizado que carregaria comigo para sempre após esses três dias. Todo erro é uma oportunidade de aprender, e é só aprendendo que conseguiremos acertar no futuro.
Gostaria de agradecer aos meus colegas de equipe pelo apoio, mesmo que não pudessem estar comigo presencialmente no momento da dinâmica. Apesar das dificuldades, foi uma experiência que me agregou muito e me gerou bastante orgulho do nosso trabalho.
Após muito tempo distantes, estamos começando a ver o início de uma flexibilização que nos possibilita nos encontrarmos e trabalharmos juntos em pessoa. Desde o início da pandemia, você moderou ou participou de alguma dinâmica presencial? Se sim, o que essa experiência lhe ensinou?
