Transformando planos de ação em ações: como engajar equipes

Ao fim de ciclos, uma retrospectiva é fundamental para avaliar resultados e discutir planos de evolução. Quando os times são participativos e discutem saudavelmente tanto os pontos positivos quanto aqueles que precisam ser melhorados, várias sugestões surgem e todos se mostram dispostos a buscar a mudança. Mas, e a partir daí? Como nós, enquanto Scrum Masters, podemos agir para fazer com que aquilo que foi discutido não fique apenas no campo das ideias?

Uma vez que o time tenha levantado e explorado suas ideias e percepções, uma boa retrospectiva deve ter como saída planos de ação, para incentivar a melhoria contínua por meio de atos do próprio time. Mas propor planos de ação nem sempre é o suficiente para que o time esteja comprometido em adotar a mudança e, assim, o Scrum Master tem um papel fundamental em ajudar o time a executar as ações propostas. Confira aqui algumas dicas que nós, do #LocalizaLabs, utilizamos para incentivar a melhoria contínua nos nossos times ágeis.

Crie planos de ação bem definidos

É comum que, depois de refletir e debater sobre algum tema, o time identifique o principal tópico de discussão como um plano de ação. Precisamos melhorar a qualidade das entregas. Mas ‘melhorar a qualidade das entregas’ é um plano de ação ou é o objetivo final que queremos alcançar? O plano de ação deve focar no como e não no o que.

Se queremos melhorar a qualidade das entregas, incentive o time a pensar em ações concretas para tal. Vamos fazer code reviews? Aumentar a cobertura dos testes? Podemos até mesmo identificar mais de um plano de ação para atingir esse objetivo e o time deve priorizar por onde começar. Uma boa dica para garantir que seu plano de ação seja bem definido é que ele seja mensurável quantitativamente. Melhorar a qualidade das entregas não deixa claro um indicador de resultados, mas aumentar a cobertura dos testes em X% nos fornece um indicador claro e mensurável.

Defina um embaixador para o plano de ação

Os planos de ação são do time todo, mas é interessante que uma pessoa seja encarregada de fazer aquela ação acontecer, evitando assim o efeito “mas eu achei que fulano estava fazendo”. Ao identificar um embaixador para o plano de ação, não estamos definindo que aquela pessoa será o único responsável por ele, mas sim que teremos alguém no time que irá puxar os demais para fazer a ação se concretizar.

Enquanto SM, evite ao máximo sugerir alguém para ser o embaixador do plano de ação ou assumir você mesmo. Um plano de ação com um voluntário do time para tocá-lo provavelmente terá mais engajamento do que aquele que ninguém quis assumir.

Limite tempo e escopo

A melhoria deve ser contínua, sendo alcançada com um passo de cada vez. Planos de ação muito abrangentes podem levar o time a perder o foco do que estão tentando alcançar e a se desmotivar com o tempo. Ter critérios de aceite bem definidos e mensuráveis para saber se aquela ação foi executada com sucesso pode ajudar o time a limitar seu escopo para cada passo de melhoria.

O ideal é que os planos de ação sejam executados na Sprint seguinte àquela em que foram definidos, mas, se não for possível, ajude o time a definir uma data de início e uma data limite para executar a ação. Se as datas estiverem muito no futuro, vale a reflexão: será que esse é um plano de ação com o qual queremos nos comprometer agora?

Tenha um acompanhamento visual

Já dizia o ditado: longe dos olhos, longe do coração. Os planos de ação devem ser acompanhados por todo o time e, para isso, é necessário que sejam registrados e de fácil acesso. Existem diversas formas como isso pode ser feito. Aqui no Labs, temos boards específicos para planos de ação, que podem ser acompanhados por todos da tribo. Alguns squads trabalham também colocando o plano de ação no backlog da Sprint.

Se o time tiver um local de trabalho presencial, considere fazer um quadro de planos de ação físico. Afinal, não existe sensação melhor do que mover um post-it para concluído e contemplar aquela parede de ações de melhoria que o time já conseguiu realizar.

O sucesso dos planos de ação depende de sua perenidade

Concluir um plano de ação não significa que não vamos mais executar a ação contida nele. Significa que já nos adaptamos o suficiente para que aquela ação se torne parte da rotina do time ou que não obtivemos o ganho esperado e vamos nos adaptar novamente com um novo plano.

A melhoria deve ser sempre contínua. A mudança deve ser sempre abraçada. Quanto mais engajado o time estiver com os planos de ação, sejam eles identificados em retrospectivas ou não, mais efetivas serão as mudanças e maior será a agilidade para implementá-las.