Como construir iniciativas usando RACI (e outros aprendizados)
Impacte positivamente a empresa em que trabalha, desenvolvendo pessoas e times em projetos paralelos à rotina
Nós, do time de Design da Loft, acreditamos que estruturar um modelo de trabalho que permita às pessoas dedicarem horas em iniciativas e projetos que vão além do “seu escopo de atuação do dia a dia” produz um ciclo positivo para todos.
Apesar de este ser um texto sobre aprendizados dentro do time de Design da Loft ao usar o modelo RACI e outras estratégias para estabelecer iniciativas mais relevantes e escaláveis, acho que a leitura vale para qualquer time ou área de uma empresa.
Qualquer time mesmo. Independente do tamanho.
Tá bom… E em que isso ajudaria o meu time?
As iniciativas têm um papel relevante em nossa estratégia como time de Design e podem ajudar a:
- Potencializar nossa atuação na empresa, fazendo com que as pessoas sejam vistas como referências em outros temas além de Design;
- Aumentar nosso raio de impacto, porque criamos parcerias para resolver problemas e abraçamos oportunidades que não estariam no dia a dia do time;
- Criar espaço para protagonismo. As iniciativas trazem ainda mais visibilidade e reconhecimento de forma estruturada para aqueles que participam;
- Fortalecer o time. Nada é construído sozinho;
- Desenvolver pessoas. Qualquer um pode escolher ou sugerir uma iniciativa que faça sentido para seu desenvolvimento profissional e pessoal;
- Atrair talentos a partir da construção de uma cultura aberta para trocas e aprendizados dentro e fora da empresa, mostrando como é o nosso dia a dia no trabalho e otimizando nossos processos internos.
Um pouco de contexto…
Em 2019, o time de Design da Loft se comprometeu a reservar um espaço na agenda para atividades que não faziam parte de suas rotinas. Com iniciativas como #BadUx¹, Design Talks² e outras, chegamos a outro patamar sobre o que poderíamos fazer enquanto equipe a fim de desenvolver pessoas e suas habilidades em temas de interesse, reverberar pautas importantes dentro dos times e, assim, gerar mais valor para a companhia.
Não falamos só de “oxigenar” nossos cérebros com iniciativas visando apenas designers, falamos sobre isso porque queremos potencializar nossa cultura, atrair e manter talentos, conectar times, empoderar pessoas e deixar nossos processos internos ainda mais escaláveis a medida que crescemos como profissionais, time e empresa.
Ao longo desse tempo, aprendemos muita coisa sobre como organizar todo processo para continuar entregando projetos que fazem sentido para a companhia e preservando esse ambiente de trocas em uma forma segura.
¹ #BadUx: um canal de Slack usado para discutir experiência de clientes, resolução de problemas reais e aprendizado contínuo para toda Loft.
² Design Talks: evento interno da Loft que convida membros da comunidade de tecnologia para compartilhar aprendizados, histórias e vivências.
Lições aprendidas no caminho
Desde as ações pioneiras em Design, testamos e iteramos este processo diversas vezes. Separamos alguns pontos que foram cruciais para construção coletiva dessas iniciativas.
Modelo RACI
"Como fazer uma iniciativa acontecer e ser relevante?"
Criar uma governança para fazer as ideias se materializarem foi necessário. Ao conversar com o time, encontramos a oportunidade de definir papéis para que as pessoas pudessem se organizar de uma maneira mais objetiva e eficiente para, assim, entregar valor para todo mundo envolvido.
Ao analisar diversos modelos e frameworks, o RACI pareceu mais adequado para nossa realidade. O modelo consiste em quatro escopos de atuação:
- Responsável: é o único papel obrigatório. Pois, são aqueles que fazem o trabalho. Garantem que todo o processo está acontecendo e garantem que shit gets done. São as pessoas que põem a mão na massa e são o ponto focal do projeto.
- Aprovadora: sabem tudo que está acontecendo no projeto. Possuem poder de veto e decisão na iniciativa. Sua função é ajudar a remover barreiras para permitir o trabalho. Fazem dupla com os responsáveis. Dão feedback e conselhos e se entende que sua opinião é obrigatória para o andamento do projeto.
- Consultada: são pessoas que já tiveram alguma experiência com esse tipo de projeto. São consultados nas decisões e mudanças que podem ocorrer. Podem votar e ajudar nas decisões.
- Informada: são as pessoas no loop. Não participam diretamente das decisões ou do trabalho em si, mas são informados sobre o que está acontecendo, seja por fóruns ou comunicação assíncrona. Para esse papel, devemos considerar sempre todo o time de Design e outros públicos de interesse.
Gestão de tempo
"Quanto tempo posso me dedicar em uma iniciativa?"
Tudo começou com teste na alocação de nosso tempo em 80–20. Essa forma de gestão de tempo, criada e difundida pelo Google, estipula que 80% do nosso tempo de trabalho seria para atividades do dia a dia e os outros 20% para outros projetos e iniciativas alheias à rotina e descritivo de função ou cargo.
Porém, essa proporção para “reservar tempo” para atividades alheias a nossas funções em squads e tribos não era posto em prática. Precisávamos achar outra maneira de nos organizarmos e conseguir priorizar os interesses da empresa.
Conversamos com os designers e outros Lofters³ para entender como poderíamos chegar a um denominador comum que trouxesse a eficiência e flexibilidade necessárias para continuar gerando valor e expandindo o impacto do time para outros lugares dentro da empresa. Alinhamento e clareza são fundamentais para engajar essas pessoas.
Assim, estipulamos dois momentos fixos de 1h cada em nossas agendas dedicados às atividades, totalizando um tempo de 2h/semana. Porém, cabe a nossa maturidade e entendimento do contexto para entendermos o melhor momento de gastarmos mais ou menos horas em iniciativa durante a semana.
A flexibilização de tempo junto com muito alinhamento, destravou o time para co-criar ainda mais nestes projetos paralelos.
³ Lofters: pessoas que trabalham na Loft.
Visibilidade e engajamento
“O que é e como posso participar de uma iniciativa?”
Nosso time de Design cresceu. E muito.
O acolhimento de novas pessoas no time pode ser oneroso e nem sempre conseguimos ensinar todos os atalhos para que esses novos integrantes tenham a autonomia para decidir como se desenvolver ou onde pedir ajuda.
Ao falar com as pessoas do time, um dos nossos maiores aprendizados foi que poucos sabiam ao certo o que eram e quem participava das iniciativas. Conclusão: o processo não era inclusivo e precisamos comunicar mais e melhor o que estava sendo feito para todos. Isso valia para membros de Design recém-chegados como também aqueles que já tinham um tempo de casa considerável.
A partir daí, uma série de ações foram tomadas para que a informação fluísse melhor dentro dos times da Loft (principalmente, o de Design):
- Criação de uma documentação sobre como criar, participar e também saber mais sobre as iniciativas;
- Mapa de integrantes em cada iniciativa para agilizar o contato e poder promover conexões mais rápidas;
- Inclusão de materiais e conteúdos sobre iniciativas no onboarding de novos integrantes do time de Design;
- Canais de Slack específicos para trocas do time sobre iniciativas que estão acontecendo naquele momento;
- Pauta fixa em nossa reunião quinzenal de Design (a Bi-weekly) para comunicar o que cada vertical está fazendo e engajar novos participantes
- Parcerias com o time de People⁴ para alcançar pessoas de outros times que se interessam pelos temas propostos pelas iniciativas.
⁴ Time de People: nome da equipe da Loft que cuida de Recursos Humanos (RH)
Apoio da Liderança
“Há algum suporte para trabalhar em outras atividades além do meu escopo?”
O papel como líder é de garantir o protagonismo das pessoas e que a barra de habilidades técnicas e interpessoais só tenha uma direção: para cima.
Por isso, promover um ambiente seguro para sugerir e testar ideias é fundamental para o desenvolvimento de profissionais. E o contexto de iniciativas e projetos paralelos propostos pelo time é estratégico para isso.
Na prática
Para garantir direções que reforcem nossa estratégia como time, criamos quatro verticais com temas, iniciativas e objetivos específicos.
1. Design Team Org
Foco em estruturar e melhorar processos, fluxos e documentações da nossa equipe de Design.
Um dos destaques dessa frente é a iniciativa de Hiring que está conduzindo constante melhorias para facilitar nosso processo de recrutamento e seleção junto com o time de People.
Palavra-chave: escalabilidade
2. Education & Craft
Elevar a barra do time e potencializar conhecimento técnico das pessoas é a missão desse grupo.
A frente funciona com um grupo de iniciativas que organizam e promovem eventos internos para todos os Lofters. O objetivo é trocar experiências e realizar workshops onde todos podem colocar a mão na massa para reforçar aquilo que aprenderam.
Palavra-chave: conhecimento
3. Employer Branding
A marca Loft se posiciona para o mercado. Com o nosso time de Design, não poderia ser diferente. Além de mostrar nosso trabalho, rotinas e aprendizados para a comunidade, é uma importante frente para criar conexões e atração de novos talentos.
No momento, estamos atuando nas plataformas: LinkedIn, Instagram e Medium.
Palavra-chave: comunicação
4. Team Building
Iniciativas para gerar engajamento e sensação de pertencimento das pessoas do time de Design. Essa frente é responsável por facilitar a interação entre designers e garantir um ambiente seguro para conversar e dar visibilidade a projetos e debater sobre o que está funcionando e o que não está funcionando no dia a dia.
As principais ferramentas que usamos nesta frente são: nossa reunião quizenal de Design e também o Donut⁵.
Palavra-chave: conexão
⁵ Donut: aplicação de Slack que pode ser usada para randomizar encontros ee agendar encontros de pessoas do time para criar ou fortalecer conexão.
Iniciativas e projetos paralelos ao dia a dia abrem espaço para inovação e, principalmente, criam conexões que não seriam feitas em uma rotina de trabalho restrita, ainda mais em um contexto pandêmico e de home office. E o melhor: é possível fazer aos poucos.
Entendendo o que faz as pessoas se motivarem faz esse processo ser flexível para desenvolver pessoas para atender mudanças que acontecem pelo caminho. Dar transparência de cada passo e combinar bem o jogo é o que constrói times mais fortes e engajados.
Organizar é importante, porém, é preciso primeiro ouvir as pessoas e empoderá-las para testar ideias no mundo real.
Design é sobre pessoas e, por isso, esses aprendizados podem ser usados para qualquer time ou contexto.
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#VemPraLoft: Se inscreva em nossas vagas: https://jobs.lever.co/loft
Agradecimentos especiais a todo time de Design da Loft e também às pessoas que ajudaram na produção e revisão deste artigo para chegar até vocês: Maria Santos, Diogo Kpelo e Huxley Dias.
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