Em tempos de home office….

No ano passado escrevi um post sobre alguns pontos de atenção que são importante nos atermos, ao se trabalhar em ambientes distribuídos. Dado o momento atual em que a distância social é a melhor forma para evitarmos a propagação da COVID-19, achei que seria legal voltar a falar sobre o tema trazendo algumas dicas para ajudar as pessoas que estão fazendo essa transição de ambiente de escritório para trabalhar de casa.

Algo que precisamos ter sempre em mente é a mentalidade remote first, que agora estamos sendo forçados a viver. Em resumo é sempre pensar primeiro em como as pessoas que estão distribuídas serão impactadas por alguma decisão ou ação tomada e mudar nossa forma de agir de modo a colocar essas pessoas em primeiro lugar. Um exemplo de pensamento remote first é que mesmo quando a maioria do time está colocada no mesmo escritório é uma boa prática que durante reuniões todos participem do seu próprio computador, evitando assim o risco de conversas paralelas e mostrando maior acolhimento das pessoas que não estão no local.

Outro exemplo de pensamento remote first é que quando uma ou mais pessoas da equipe estão trabalhando fora do escritório, elas não ouvirão discussões ad hoc que possam ocorrer durante o dia de trabalho. Dessa forma é importante que caso uma discussão dessas ocorra, tentar fazer um a videoconferência para que as pessoas fora do escritório possam participar. No caso de não fazer sentido o envolvimento dessas pessoas, ainda assim é importante escrever um resumo da discussão e do caminho optado, na ferramenta de comunicação assíncrona escolhida, para que as pessoas não percam contexto.

COMUNICAÇÃO

Como falei no outro post, a parte da comunicação é peça chave para o bom funcionamento de um time quando estamos distribuídos.

A comunicação em ambientes distribuídos se dá de duas formas: síncrona(videoconferência, telefone) e assíncrona(e-mail, slack, mensagens instantâneas). Precisamos ter claro em quais situações devemos utilizar uma forma ou outra, a dica é dar preferência para as formas assíncronas e deixar para a comunicação síncrona os casos de urgência e reuniões. Visto que a maior parte da comunicação será assíncrona é necessário que as pessoas criem o hábito de algumas vezes por dia lerem essas mensagens.

O canal de comunicação assíncrono é um pouco diferente do canal síncrono, então uma dica é evitar mandar uma mensagem com apenas “Oi, tudo bom?” e já levar a mensagem completa. Do contrário a comunicação fica muito vagarosa e aumenta a quantidade de interrupções que as pessoas recebem. Além disso caso precise tirar alguma dúvida, lembre-se de trazer o contexto do porque você teve aquela dúvida, dessa forma, aumentam as chances de que mais pessoas consigam saná-la. Se a dúvida for algo que esteja te criando um impedimento no andamento do seu trabalho, prefira utilizar algum canal de comunicação síncrono.

Tente sempre comunicar para o seu time sobre períodos de indisponibilidade durante seu dia de trabalho. O ideal é sempre avisar ao sair e voltar de breaks para almoçar, lanche, além do início e do final da sua jornada de trabalho. As pessoas do seu time devem ter clareza de quando você está ou não está disponível.

É importante criarmos mecanismos que façam o papel de algumas atitudes que temos no ambiente do escritório. Um exemplo comum nos escritórios é o uso de fone de ouvidos em momentos que requerem maior concentração, como no home-office as pessoas não irão se ver, é importante comunicar claramente esses momentos de concentração, criando alguma forma de contato em casos mais urgentes.

SAÚDE PSICOLÓGICA

Algo que precisamos nos atentar também, é na parte social do trabalho. É muito comum as pessoas se sentirem isoladas quando trabalham de casa e o maior fator disso é a falta dos breaks que temos num ambiente de escritório, como o horário de almoço ou chamar o time para tomar um café . Dessa forma, caso seja possível, faça breaks virtuais com as pessoas do time, por meio de videoconferência, para estreitar esses laços. Além dos ganhos de relacionamento também temos ganhos de produtividade ao fazer esses breaks. O post a seguir (em inglês), explica os ganhos de fazermos esses mini-breaks e trás algumas opções de métodos https://open.buffer.com/science-taking-breaks-at-work/

Também devemos nos atentar com os limites quando trabalhamos de casa. Como nessa forma de trabalho o local de trabalho e a nossa casa se transformam em uma coisa só, é muito fácil trabalharmos mais do que o horário normal, visto que sempre estamos no ambiente de trabalho. Dessa forma, é importante ficar atento para não deixarmos que isso ocorra e mantermos um bom worklife balance. Ter um local específico para o trabalho, quando possível, é uma boa saída para criar uma divisão psicológica entre a sua casa e o seu trabalho.

Manter a rotina de horário de trabalho, assim como o de acordar e dormir, como se estivéssemos indo ao escritório também ajuda, evitando ao máximo a tentação de acordar e trabalhar da cama. Além da rotina, também é importante manter alguns ritos que teríamos se estivéssemos indo ao escritório como por exemplo trocar de roupa para a “roupa de trabalho”. Embora seja muito atraente (e provavelmente bem confortável) trabalhar de pijamas, isso pode trazer efeitos psicológicos negativos pois quebra um passo importante de transição entre “momento de trabalho” e “momento de descanso”.

CONCLUSÃO

Nesse momento que a maioria das pessoas está sendo “forçada” a fazer home-office, estamos sofrendo bastante com a falta de proximidade social. Ainda mais na cultura brasileira, isso acaba se agravando. Na Loft, já tínhamos uma política de alguns dias por semana fazermos home-office, mas agora tudo está mais intenso. Temos toda uma política atualizada em tempo real de como vamos lidar nesses tempos de coronavírus. Veja aqui https://docs.google.com/document/d/1PvR_dI5L_5mhjDWovgIgkkSMtFFHFQ9bRYCY9hx30ZE/edit?ts=5e6a7c6f#

O interessante é que todos os nossos processos estão se adequando a esse novo cenário. O onboarding para novos Lofters começou a ser feito inteiramente distribuído, assim como todas as entrevistas (temos vagas aqui https://jobs.lever.co/loft), e entre os times estamos incentivando horários de café juntos por videoconferência, almoços, momentos de descontração fora todo o trabalho que já está acontecendo remoto.

Uma coisa super importante nesse momento é ter em mente que é normal errar quando se está começando a trabalhar em times distribuídos. É importante manter a calma e não se cobrar se as coisas não estiverem funcionando tão bem quanto antes. É um processo de aprendizado e como todo processo desse tipo, leva um pouco de tempo para pegar um ritmo bom. Além das dicas acima, é importante ir observando o que funciona e o que não funciona junto com o time e co-criar a forma que faça mais sentido pro seu contexto específico, não existe uma resposta certa pra tudo

Na semana que vem irei escrever mais um post, dessa vez dando exemplos de boas práticas no uso da ferramenta de comunicação Slack (#notsponsored).