High Stakes Meetings

A Loft é uma empresa jovem, e por isso temos pouco legado para carregar. Não estamos presos a práticas de gestão específicas, e temos a oportunidade de criar as nossas próprias. Isso é muito legal! A nossa empresa parece um software. Um software é, justamente, soft. Ele pode ser transformado e modelado conforme necessário. Nossa empresa também. E quando uma equipe descobre uma boa prática, ela é disseminada na empresa. Todos nós aprendemos quando um de nós aprende.

Um exemplo de prática inovadora e disseminada

Temos um bom exemplo para compartilhar, vindo da nossa equipe de ciência de dados. Nós trabalhamos em squads, então os cientistas de dados são alocados em pequenas equipes (com colaboradores de outras áreas). É claro que existem assuntos que interessam a todos os cientistas.

Queremos discutir vários assuntos em um período de tempo limitado, sem deixar nenhum deles para trás. Também queremos que todos tenham a oportunidade de falar e colocar seus assuntos em pauta.

Reuniões devem afastar qualquer motivo de pânico

A nossa solução é a seguinte:

1. Temos uma reunião semanal, em que cada uma tem um Project Manager from Hell (PMFH).
2. O PMFH escolhe os objetivos da reunião. Em tese, ele pode usar a reunião para qualquer assunto.
3. A palavra, na reunião, é do PMFH. Ele que controla a reunião e passa a palavra para cada pessoa.
4. O PMFH pode interromper as pessoas como quiser.
5. Por fim, o PMFH muda a cada semana.

Ou seja, instituímos uma tirania democrática rotativa nas nossas reuniões de área. Cada PMFH pode adotar a estratégia que quiser na reunião.

Na prática, as reuniões convergiram para um formato interessante:

1. O PMFH designado monta a pauta antes de cada reunião. Cada um da equipe sugere assuntos que gostariam de discutir durante a reunião, é totalmente colaborativo.
2. No início da reunião, o PMFH revisa a pauta (sugerida pela equipe inteira) e pode incluir ou tirar algum assunto, priorizando a pauta da forma que achar mais interessante e produtiva.
3. O PMFH passa por cada pauta e pede a opinião de cada pessoa. Cada uma tem um minuto para colocar sua opinião. Se um assunto precisa de mais tempo nós vamos dando mais rodadas aos poucos.
4. O importante é que todos falam e que não passamos tempo demais em um assunto.
5. Conforme cada pessoa fala, o PMFH anota as observações. Isso vira um log das reuniões, e nós sempre revisitamos este log para ver como nossas prioridades mudam com o tempo.
6. Qualquer PMFH pode mudar a estrutura da reunião. Acontece que ela convergiu para uma que funciona sem que nós deixássemos ela muito engessada e sem que fosse imposto um formato.

Resultados

Com este formato, nós conseguimos passar por um enorme número de assuntos sem demorar muito em cada um, e sem perder tempo em temas de prioridade mais baixa. Além disso, todos da equipe tem a oportunidade de liderar reuniões, dos mais juniores aos mais seniores. Isso ajuda a nos desenvolvermos como líderes.

Este formato trouxe ganhos para a equipe. As pautas ficaram mais ricas e focadas, com mais assuntos mais importantes. Sempre conseguimos passar por todos os assuntos. Cada reunião é produtiva e acionável, e é um momento importante da semana — não é aquele tipo de reunião que as pessoas vão por obrigação.

As reuniões High Stakes foram disseminadas e passaram a ser adotadas por outras equipes da empresa. Nenhuma equipe precisa seguir o formato, mas diversas já o fazem. Para reuniões abertas, esse esquema funciona muito bem.

Trabalhando na Loft, você vai ter a mesma liberdade para propor práticas de trabalho. Nós não estamos presos a nenhuma convenção improdutiva! Venha trabalhar conosco.