¡Cómo escribir correos con precisión militar!
En el ejército, un correo electrónico mal formateado puede ser la diferencia entre una misión cumplida y una misión fracasada.
Uno de los integrantes de Liftit estuvo en la milicia y durante su servicio aprendió a estructurar correos electrónicos para maximizar las posibilidades de éxito de sus misiones.
“Desde que regresé del servicio he aplicado estas lecciones a los correos electrónicos que escribo en el trabajo y mis mensajes ahora son más nítidos y limpios, obteniendo respuestas más rápidas y de mayor calidad.”
La idea es que mantengas la creatividad y el estilo en tus correos, pero siguiendo estos consejos aseguraras efectividad y una mayor tasa de respuestas. Aquí, les compartimos tres de los principales consejos que aprendimos sobre cómo dar estructura a tus correos electrónicos con precisión militar:
1.“Asunto” con palabras clave:
Lo primero que ve tu destinatario del correo electrónico es tu nombre y la línea de asunto; por lo que es crítico que el asunto indique claramente el propósito del correo electrónico y específicamente, lo que desea que hagan con el mismo. El personal militar, utiliza palabras clave que caracterizan la naturaleza del correo electrónico en el asunto. Algunas de estas palabras clave incluyen:
- Acción — Obligatorio para que el receptor tome alguna reacción.
- Firmar — Requiere la firma del destinatario.
- Información — Para propósitos informativos . No necesita respuesta o acción requerida.
- Decisión — Requiere una decisión del receptor.
- Solicitud— Solicita permiso, aprobación o información por parte del destinatario.
- Coordinar — Coordinación con el receptor.
La próxima vez que envíes una actualización de la empresa por correo electrónico, utiliza la línea de asunto: INFORMACIÓN — Nueva Actualización. Si eres un gerente que requiere respuestas de varias personas a tu informe semanal de implementación, escribe ACCIÓN — Reporte semanal de implementación. Estas líneas de asunto pueden parecer obvias o innecesariamente exclamativas porque están capitalizadas. Sin embargo, tus correos electrónicos se destacarán sin duda en la bandeja de entrada de tu destinatario y el receptor no tendrá que averiguar el propósito.
2. Sobre todo ve directo al punto , o BLUF (Bottom Line Up Front).
Los profesionales militares escriben sus correos electrónicos con una breve declaración conocida como BLUF, donde se declara el propósito del correo electrónico y la acción requerida (En el ejército, hay un acrónimo para todo). El BLUF debe responder rápidamente estas cinco preguntas: ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿por qué?; un BLUF eficaz destila la información más importante para el lector. Aquí, les mostramos un ejemplo de un BLUF adaptado para uso corporativo:
Asunto: INFORMACIÓN — Trabajar desde la casa.
Jorge,
BLUF: Vamos a reducir el número de días que los empleados pueden trabajar desde su casa de tres a un día por semana a partir del 1 de diciembre.
Contexto: Este es un esfuerzo para alentar la moral del equipo y fomentar la colaboración. Todos los miembros del comité de gestión apoyaron esta decisión.
Atentamente,
En este correo, Jorge entiende que no se requiere respuesta porque tiene el asunto INFORMACIÓN. También se le facilita entender rápidamente la información en el correo gracias al BLUF. En este caso, se proporcionan detalles de Contexto porque es un gran cambio en la política corporativa y se demuestra que la decisión es definitiva y apoyada por la administración.
3.Corto y dulce:
El personal militar sabe que los correos electrónicos cortos son más eficaces que los largos, por lo que intentan ajustar todo el contenido en una oración. También evitan la voz pasiva porque tiende a hacer las oraciones más largas, o como dice el manual de la Fuerza Aérea:
Además de alargar y retorcer las oraciones, los verbos pasivos llenan los correos de barro…
En su lugar, usa la voz activa. Así quedará claro quién está haciendo la acción. En lugar de, “La fábrica fue bombardeada por un F18”, los militares dirían: “Un F18 bombardeó la fábrica”.
Este es un ejemplo de correo electrónico de tipo corporativo con un toque amable y estilo propio. Aquí podemos ver como se utilizan palabras clave en el asunto, un “bluf”, un contexto y una voz activa:
INFORMACIÓN — Cambio de reunión
Hola Jorge, ¡un gusto saludarte nuevamente!
Hemos re-programado la reunión semanal de equipo para el Jueves a las 2 pm GMT para acomodar el horario del CFO.
Buscamos otros horarios disponibles y este es el único que funciona. Espero que puedas comprender. Es importante que estés en la llamada para que compartas las ganancias y perdidas de tu departamento.
El CFO estará en Bogotá el Jueves junto con el comité directivo.
Quiere revisar el informe financiero que se puede encontrar aquí (link) antes de la llamada. Esto te ayudara a prepararte.
Cordialmente,
Si adoptas una estructura de correo electrónico militar y lo combinas con tu creatividad para ganarte a la gente, lograrás mayor claridad en la comunicación con tu equipo y con tus clientes.
