Se acerca el fin del correo electrónico para gestionar información útil

El correo electrónico y los grupos de WhatsApp pueden ser obstáculos para difundir información relevante en su organización

Hace un par de semanas tuve la oportunidad de apoyar un proceso de facilitación estratégica de una entidad pública del orden nacional. Estos procesos están dirigidos fundamentalmente a alinear a los equipos directivos de las entidades a las orientaciones que prevé el Plan Nacional de Desarrollo, y a la perspectiva estratégica que plantee el gerente público responsable.

La planeación pública es un universo complejo. Implica muchos instrumentos (planes, proyectos) y diversos mecanismos de reporte y seguimiento para públicos con intereses y necesidades diferentes. Además de las obligaciones previstas por la ley, los gerentes públicos determinan un conjunto de resultados e impactos de su gestión que requieren ser medidos, informados y coordinados con un conjunto de actores internos diversos y con un conjunto de entidades externas con necesidades complementarias u opuestas a la de la entidad.

Un hallazgo que llamó mi atención en desarrollo de la sesión fue la observación frecuente de los participantes sobre la cantidad de correos e información que reciben vía WhatsApp en distintos grupos creados para gestionar e informar.

La evidencia demuestra que un alto porcentaje de información valiosa y necesaria para la organización se pierde en una avalancha de correos electrónicos que cada usuario debe gestionar, analizar, procesar y, en muchos cosas, tomar decisiones estratégica u operativas sobre el contenido del mismo. En algún estudio preliminar que hicimos para un cliente hace un par de años, encontramos que un ejecutivo del nivel medio recibía alrededor de 40 a 60 correos promedio día. Esto significa un promedio de 15.840 correos al año. Es decir, la probabilidad de perder información valiosa o relevante depende del sesgo de clasificación de información que tenga cada persona para organizar y gestionar su correo electrónico.

La tecnología ha dispuestos otros mecanismos, aparentemente más eficientes, para difundir información relevante o gestionar proyectos en las organizaciones. Así, los grupos de Whatspp, aplicaciones como Google Messenger o Slack, se han convertido en una fuente alterna y, en muchas ocasiones complementaria y si se quiere repetitiva, de la información que se envía por correo electrónico. Muchos de estos grupos se convierten en fuente de información desordenada e irrelevante, no se promueven conversaciones o no se utiliza adecuadamente para soportar los procesos de difusión de información clave y toma de decisiones.

En un post anterior analizamos los efectos que tienen este tipo de temas en los proceso de comunicación interna de las organizaciones. Sin duda, las pérdidas de información relevante en estos medios de comunicación tienen impactos directos en la capacidad de los ejecutivos de gestionar sus responsabilidades y en la forma en la que la información de alto valor fluye a los distintos niveles de la organización. La información interna debe estar clasificada en distintos niveles de prioridad y cada líder debe encontrar los canales y los medios para poder difundir, posicionar y hacer seguimiento a la gestión de su equipo y a la consecución de metas específicas de negocio.

En este sentido, las organizaciones necesitan promover con sus colaboradores un uso racional de los recursos de comunicación disponibles, unas reglas de gestión de información en cada uno de ellos y unos mecanismos para garantizar el seguimiento y el uso que se le da a esta información en la gestión general de la organización. Igualmente, la organización necesita identificar e inventariar la información relevante para la toma de decisiones, la información que busca generar interés o promover iniciativas propias, la información relacionada con la gestión del talento humano y la información relevante sobre la promoción de valores, perspectiva estratégica o mecanismos para la toma de decisiones.

De otro lado, no debe perderse de vista la perspectiva del usuario. Las organizaciones se preocupan demasiado por evaluar la satisfacción de los usuarios con sus productos actuales, pero dan poco espacio o dedican poco tiempo a escuchar y a entender hábitos de consumo de información, tiempos disponibles para hacerlo, uso de la información en la toma de decisiones entre otros.

La gestión de la información en las organizaciones debe analizarse desde la demanda. La excesiva oferta de información lleva a los usuarios a bajar su valor percibido, a utilizar recursos para filtrar información que consideran de poco valor, y a recurrir a sesgos (cargo, tema, entre otros) para “cazar” la información que consideran puede ser de valor.

La comunicación masiva en las organizaciones puede ocasionar efectos no deseados en la gestión de información relevante y de alto valor para la toma de decisiones que es, al final, la información más importante que requiere el talento humano para apoyar la realización de la visión y la misión de una organización.

¿Cómo gestiona su organización la información para la toma de decisiones? ¿Cómo está garantizando que la información llegue a quien debe llegarle y genere el efecto deseado en la gestión de su organización o empresa? ¿Conversamos, debatimos o nos encontramos? Me encuentran en: www.outoftheblu.co o en jorge@outoftheblu.co