Değiştir!.. Ama Nasıl?
Agile yönetimlerde de oluşturulan takımların cross-functional (çok fonksiyonlu) olması çevikliği artıran en önemli etmenlerden birisidir.
Mehmet Ali Erbil’in ünlü yarışması “Değiştir”i hatırlayanlar burada mı?
Yaşı yetenler çok iyi bilirler 😊. Ekran karşısında, ünlü deyimle milyonların karşısında şarkı söylemek çok zordu. Aslında zor olan şarkı söylemek değildi, hızlıca bir şarkıdan başka bir şarkıya geçmekti. Tabi ki başaran sayısı da çok azdı. Ekran karşısında izlerken de yarışmacıların “değiştiremeyişlerine” gülüp geçerdik.
Ufak bir nostalji yapalım ve Mehmet Ali Erbil’in bu ünlü yarışmasını aşağıda hatırlayalım.😅
Tabi bu yarışmayı izlerken gönlümüz hemen Erkan Yolaç’ın “Evet-Hayır” yarışmasına da kaydı ama o başka zamanın konusu, biz biraz insan olarak neden kolay değiştiremeyeceğimizi konuşacağız. 😎
“Cross-Functional”
Günümüzün en önemli kavramlarından biri olarak karşımıza çıkan “cross-functional”ın tanımı, belli bir hedefe koşan grup içinde farklı yetkinliklere sahip kişilerin her işle ilgilenebilmesi olarak yapılabilir.[1] Çok yeni bir kavram olmasa da rekabetin artması, şirketlerin uluslarası düzeyde büyümesi ve bu bağlamda yönetimlerin yerelleştirilerek hızlandırılması ile “takım” olma hedefi artmış ve insan kaynağının verimli kullanılması amaçlanarak sorun veya proje yönetimleri takım düzeyine çekilmiştir.
Bir çok yetkinliğe sahip kişilerden oluşan takımların en büyük avantajı;
- Daha derin bilgiye sahip olmaları,
- Hızlı karar alıyor olmaları,
- Aynı hedefe koşmaları, olarak özetlenebilir.
Agile yönetimlerde de oluşturulan takımların cross-functional (çok fonksiyonlu) olması çevikliği artıran en önemli etmenlerden birisidir. Agile çalışmayı tercih etmiş takımlardan ilk beklenti gerçekten “agile” felsefesini anlamaksa, ikinci beklenti de çok fonksiyonlu çalışabilmek olacaktır. Özellikle agile yönetimde “işi vermek” değil, sırada bekleyen “işi almak” söz konusu olduğundan, işi biten bir takım elemanı başka bir takım elemanının bekleyen işini alarak hem takımı rahatlatacak hem de projenin çevik bir şekilde bitmesine katkı sağlayacaktır. Bunun arkasında yatan en önemli felsefe ise “benim işim”den “takımın işi”ne geçiş yapabilmektir.
Buraya kadar her şey güzel, peki çok fonksiyonlu nasıl çalışacağız?
İşte göz ardı edilen ama üzerinde en çok çalışılması gereken, bu yazının da konusuna cevap arayalım. Cevap ararken ne kadar zor bir konu ile ilgilendiğimizi de şu şekilde açıklayalım; Psikoloji bilim dalı, insanlık tarihinin en geç ortaya çıkan bilim dalı olmasına rağmen üzerine en çok araştırma yapılmış bilim dalı aynı zamanda. Yani bu kadar araştırmamıza rağmen insan ve insan beyni ile ilgili çoğu boşluğu doldurabilmiş değiliz. Üstüne üstlük bu araştırmaların %96'sı dünya nüfusunun sadece %16'sı tarafından yapılıyor.[2] Buna da WEIRD people deniyor. Western Educated Industralized Rich Democratic.
Ünlü Alman dergisi Die Zeit’ın popüler bilim yayını olan ZeitWissen, Temmuz-Ağustos sayısında bu konuyu ele alarak Max Planck Enstitüsü’nün araştırmasına yer vermiş.[3] Bağımsız bir enstitü olan Max Planck Enstitüsü, beynin haritasını çıkararak görevler arasında geçiş yapan insan beyninin bu süreci nasıl yönettiğini araştırmış. Günlük işlerimiz arasında geçiş yapmak gibi düşünsek de aslında her türlü görev arasında geçiş yapmak insan beyni için bir görev ve vücudumuz bu geçiş için de bir çaba sarf ediyor. Örnek vermek gerekirse iş yerinde çalışıyorsunuz telefonunuz çalıyor ve eşiniz akşam nereye yemeğe gideceğinizi soruyor. O anda bile insan beyni bir kartı kapayarak diğerini raftan çıkarıyor ve işlemeye başlıyor. İşte bu kartlar arasındaki geçiş bile beyin için bir efor gerektiriyor. Çünkü her operasyon için beynin farklı bir bölümü çalışıyor. Bu efora ise “switch cost” deniyor.
Bu araştırmaya rağmen halen ilgili konuya ait çok fazla bilinmeyen olduğunu ekleyen enstitü, eğer görevler arasında değişim yapılırken bir kartın tamamlanmadan kapanması gerçekleşirse, o bilginin beyne tamamlanmadan kaydedileceğini de vurguluyor. Yani görevler arası geçiş yaparken bir görevi yarıda bırakırsanız beyniniz onu yarıda kalmış şekilde kodluyor ve o şekilde kaydediyor.
Multi Tasking Öğrenilebilir mi?
“Multi-tasking” yani çok fazla işi aynı anda yapma eğiliminde ise insanın harcayacağı maliyet yüksek olabilir. Çok fonksiyonlu çalışayım derken çok maliyetli (çok yorulan) bir iş yapış alışkanlığı kazanabilirsiniz. Bu maliyet de çok yönlü çalışan grupların bir engeli olabilir. Ancak sevindirici bir haber var. Beynin bu çalışma prensibi yönetilebilir. Yani çok yönlü çalışma öğrenilebilir ve geliştirilebilir. Hatta enstitü araştırmacısı Christian Doeller buna ilave olarak beynin bu kısmının bizim entellektüel yapımızı oluşturduğunu da ekliyor. “İnsanın restaurantta hangi yemeği elle, hangisini çatal bıçakla yiyeceğini biliyor olması bu bölgenin eseridir” diyor.
Benim yüksek lisans tez çalışmamda yaptığım bir araştırma ise zaman içerisinde bu araştırmaya atıfta bulunmuş ben de yeni öğrendim.[4] Özel bir şirkette yaptığım araştırmaya göre bekarlar, evlilere göre daha yetkeci.[5] Yani yetkiyi daha fazla kendi elinde tutmak isteyen, başkalarına danışsa bile kendi kararını uygulayan bir yapıya sahip. Bu da özel hayatı evlilere göre daha küçük olan bekar çalışanlarda bu kartın gelişmediğini gösteriyor.
Geliştirmek İçin öneriler!
Son olarak bu yeteneğimizi geliştirmek için 6 öneri sıralamayı da ihmal etmemiş ZeitWissen. Buyrun o önerilere bir bakalım;
1. Kendinize zaman tanıyın,
İş veya görev değiştirmek zor bir süreç. Odaklanmak için kendinize zaman tanıyın. Yürümenin yaratıcılığı artırdığı kanıtlanmış. İşleriniz arasında değişiklik yapmadan kısa yürüyüşlere çıkın.[6]
2. Saatin sonunda değil, iş sürecinin sonunda mola verin,
İşin bölünebilecek kısmını bitirdikten sonra mola verin. Bu sayede beyin öğrenmesi tamamlanarak ilgili görevi başarıyla kaydedecektir. Ancak onun da enerji harcadığını ve molaya ihtiyacı olduğunu unutmayın. Saatinize göre değil, işlerinize göre aralar verin.
3. Farkında olun,
İşleriniz arasında geçiş yapacağınızın farkında olmak bu geçişi yönetebileceğiniz anlamına geliyor. İnsanın karar alma sürecini etkileyen prefrontal kortex alanı,[7] beynin yeni geçiş yapılacak alanlarına da etki edeceğinden geçişler arasındaki eforunuz daha düşük olacaktır. Bir nevi beyni kendi alanı ile yönetmiş olacaksınız.
4. Çalışma alanınızı değiştirin,
Çok yönlü iş yapmak içerik tabanlı bir eylem. Çevrenizi değiştirmek, e-maillerinizin sesini kapamak, yeni görevinize geçerken beyninizi rahatlatacaktır.
5. Birbirine eşit işlere odaklanın,
İşler arasında geçiş yaparken birbirine eş işleri seçmek yine bu alanda harcanacak eforu azaltacaktır. E-maillerinizi okuduktan sonra yeni bir şirket sunumuna başlamak yerine, whatsapp mesajlarınızı okumak, odaklanmanızı kolaylaştıracaktır.
6. Zeigarnik Efektinden kaçının.
Yaklaşık 100 yıl önce rus psikiyatrist Bluma Zeigarnik [8], beyinde tamamlanmamış yarım kalmış işlerin, tamamlananlara göre çoğunlukta olduğunu keşfetmiş. Tamamlanmamış işlerin beyni daha fazla meşgul ettiğini unutmayalım.
KAYNAKÇA
[2] https://twitter.com/SinanAlper_/status/1150768734002393090
[4] Levent Can Özokutucu, İşletmelerde Bürokrasi Kavramının Örgüt Kültürü İle İlişkisi Üzerine Bir Araştırma, (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Marmara Üniversitesi SBE., 2019)
[5] Şükrü Özen, Bürokratik Kültür 1, 1. Basım, Ankara: TODAİE Yayın, 1996
[6] http://www.openculture.com/2015/07/how-walking-fosters-creativity.html
[7] http://www.wikizero.biz/index.php?q=aHR0cHM6Ly9lbi53aWtpcGVkaWEub3JnL3dpa2kvUHJlZnJvbnRhbF9jb3J0ZXg
[8] http://www.wikizero.biz/index.php?q=aHR0cHM6Ly9lbi53aWtpcGVkaWEub3JnL3dpa2kvQmx1bWFfWmVpZ2Fybmlr
