Gruppi WhatsApp per lavoro: come gestirli al meglio
In questi momenti di lavoro virtuale, ma anche in situazioni normali, con la necessità di condividere rapidamente le informazioni, WhatsApp è uno degli strumenti più comodi e utili da usare, anche per scopi lavorativi. In effetti grazie alla rete dei nostri contatti, WhatsApp può in effetti essere considerato un vero e proprio social network.
Certo, rimane una grande differenza con altri social network: stiamo parlando di un servizio di messaggistica, quindi quello che decidiamo di condividere è inviato direttamente alla persona (o alle persone) con cui interagiamo. WhatsApp prevede regole di buon comportamento, la “social education”, l’educazione all’utilizzo di applicazioni e social network, che siamo tutti invitati a seguire, anche se spesso non sono considerate, perché non conosciute. Non sono regole scritte, non esiste un manuale, ma ci permettono di abitare un ambiente rendendolo utile.
Naturalmente dovremo prima capire le modalità di utilizzo corrette e capire quindi se sia opportuno creare un gruppo aziendale da utilizzare per lavoro.
Un gruppo WhatApp dovrebbe far risparmiare tempo; dovrebbe favorire il dialogo; dovrebbe essere un ambiente utile e di scambio per le finalità per cui è stato creato.
E invece, molto spesso, che succede? Che per la mancanza di buone regole di comportamento, i gruppi su WhatsApp si trasformano in trappole tecnologiche, fonti di discussioni, polemiche e fraintendimenti. Eppure se ci pensiamo bene non è l’applicazione, ma è l’uso che gli utenti ne fanno a essere il vero problema.
«Esistono comunque numerosi vantaggi» afferma André Spicer, professore di Comportamento aziendale dell’Università di Londra. «Rende le comunicazioni più trasparenti e migliora le relazioni appiattendo le gerarchie allo stesso livello». Tuttavia, potrebbe sopraffare le persone aggiungendo ulteriore traffico di informazioni che i dipendenti devono controllare in modo costante, confondendo ulteriormente il confine tra casa e ufficio. I confini, insomma, sono importanti. E i gruppi di lavoro su WhatsApp rischiano di abbattere ognuna di queste barriere.
Sul Financial Times, un manager affermava che non avrebbe mai inviato messaggi al suo team durante il fine settimana poiché «li avrei obbligati a rispondere. Invece come manager devi stare attento a come usi queste chat». Infatti, l’informalità di tali servizi di messaggistica può rivelarsi più invasiva dell’email e, quindi, un’arma a doppio taglio. Nel 2017, il Chartered Institute of Personnel and Development, l’organo professionale per i manager delle risorse umane, ha chiesto ai professionisti l’impatto che i gruppi di WhatsApp hanno avuto sulla loro vita aziendale. Il 26% degli intervistati ha ritenuto di aver migliorato la propria relazione con i colleghi, incoraggiando la collaborazione e il supporto reciproco. Ma i più sono stati pessimisti: il 40% ha detto di aver visto utilizzare queste chat in modo sempre meno appropriato, senza che le persone si rendessero conto del loro comportamento. Parlare male dei colleghi non presenti nel gruppo era fin troppo facile, travisare il tono della conversazione e creare polemiche inutili ancora di più.
Alla fine, è la logica delle chat di classe, a cui tutti i genitori nolenti o volenti non possono sottrarsi. E inizieranno a pullulare le richieste di aiuto sui compiti a casa, le discussioni sulle modifiche all’insegnamento, sulle merendine con troppi zuccheri, sulle circolari che non sono arrivate a tutte le famiglie.
Vale la stessa regola per quelle aziendali: porre delle linee guida di comportamento semplici e chiare con tutti i partecipanti, così che, mantenendo un atteggiamento moderato (e facendone un uso moderato) la chat non diventi una voragine capace di risucchiare energie, tempo, e angosce.
Ecco alcuni consigli su come gestire al meglio le chat di gruppo e farli diventare uno strumento per favorire il dialogo, la collaborazione e fare risparmiare tempo.
1. Selezionare con cura i membri del gruppo, avvisando prima con un messaggio personale se desiderano farne parte. Sappiamo infatti che togliersi dal gruppo diventa una presa di posizione difficile, meglio evitarlo selezionando bene fin dall’inizio i partecipanti. Consideriamo poi che il numero di telefono è un dato personale che un nostro amico, collaboratore, conoscente ha affidato a noi ed è un dato personale protetto dalla legge sulla privacy (e dal buon senso…)
2. Dare un nome al gruppo e identificare chiaramente i suoi obiettivi. È la sintesi delle regole da seguire, con le finalità, e cosa è lecito o meno fare.
3. Se siamo un amministratore, Amministriamo! Rispondiamo, commentiamo, moderiamo. Se necessario, prendiamo le azioni necessarie per riportare il gruppo alle sue finalità originarie.
4. No al commentatore compulsivo. Il silenzio non deve essere un problema. Se l’amministratore pubblica un contenuto, non serve che tutti i membri commentino: “Grazie, grazie a te, grazie a voi…”. Se non è richiesta risposta, non scrivere niente. Vanno evitate situazioni in cui a seguito del contributo di qualcuno del gruppo, tutti i partecipanti forniscano un feedback non richiesto (OK, ricevuto, capito) o ringrazino. Ricevere 50 risposte o ringraziamenti non ha nessuna utilità. Se proprio ci si tiene a ringraziare qualcuno è consigliabile farlo con un messaggio diretto per evitare di innescare una cascata emulativa.
5. Non siamo su una chat personale. Pensiamo sempre che ogni commento è una notifica, cerchiamo di scrivere frasi complete, non spezzoni tra un invio e un altro. Siamo sintetici ed evitiamo di spezzettare quello che vogliamo scrivere in 14 messaggi consecutivi. Esiste la punteggiatura, usiamola e inviamo un unico messaggio. Se notiamo che un messaggio innesca una richiesta particolare da parte di un partecipante del gruppo, evitiamo di proseguire la discussione all’interno del gruppo e spostiamoci in una conversazione diretta.
6. Rispettare degli orari. Tra le 22 e le 7 del mattino la maggior parte delle persone dorme. Non scrivere messaggi alle 2 di notte. Non pretendere che alle 7 qualcuno ci abbia già risposto.
7. Foto, immagini, video, aforismi. Solo se sono strettamente necessari, meme, video e foto, pesano nella memoria del telefono. Ma anche messaggi della buonanotte, del buongiorno. Condividiamo solo se necessario e soprattutto solo se si tratta di oggetti confacenti allo scopo/tema del gruppo. Prestiamo molta attenzione ai file media perché potrebbero essere coperti da una qualche forma di diritto come il diritto d’autore o l’obbligo di riservatezza per i documenti interni alle aziende. WhatsApp è un’applicazione di proprietà di Facebook S.p.A., quindi privata. Non andrebbe mai confusa con l’e-mail aziendale perché anche se tutti i partecipanti del gruppo appartengono alla stessa organizzazione quei file finiranno comunque in mano e nelle disponibilità di un’azienda privata esterna.
Un altro appunto da fare sui file media e in particolare foto e video e quello della potenziale viralità che la condivisione via WhatsApp può avere con tutti i possibili risvolti sulle persone immortalate. Non è detto che quelle persone abbiano dato il consenso o vogliano che quelle immagini o video siano diffuse. Anzi è molto più probabile l’esatto contrario. Condividere quei file equivale a commettere gli stessi illeciti di chi li ha messi in circolazione per primo e può arrecare pesantissimi danni psicologici ai soggetti interessati. In qualche caso hanno spinto persone al suicidio e per questi motivi che andrebbe valutata attentamente la condivisione con chiunque di questi file.
8. Niente note vocali infinite. Le note sono utili e veloci ma note, non “sermoni vocali”! Sono molto alla moda e per questo se ne abusa. Consideriamo prima di inviare una nota vocale che le persone del gruppo dovranno ascoltarla e che con loro la vostra nota potrebbe venire ascoltata da tutti coloro che in quel momento si trovano nelle vicinanze. Nella migliore delle ipotesi uno dei destinatari, per il fastidio di far sentire la nota vocale alle persone intorno a lui, semplicemente la ignorerà. Per questi e altri motivi le note vocali nei gruppi WhatsApp andrebbero limitate al massimo alle situazioni in cui non possiamo ricavarci quei secondi per scrivere a mano e il messaggio è improcrastinabile. Comunque la nota vocale non deve mai eccedere i 30 secondi e non deve essere mai inviata nelle ore serali notturne.
9. Valutare l’utilizzo delle liste broadcast invece di creare un gruppo. Se si vuole inviare un messaggio a molte persone, le liste broadcast sono utilissime: organizzano la nostra rubrica in gruppi personali d’interesse, quindi sono visibili solo a noi. L’utente non sa di essere inserito nella lista e riceve il messaggio come se fosse stato inviato a lui personalmente. Gli altri utenti non vedono i numeri degli appartenenti al “gruppo” e una condizione è che l’utente deve aver registrato il nostro numero, quindi fa sicuramente parte dei nostri contatti stretti
In conclusione, l’utilizzo dei gruppi è attentamente da valutare e se si decide di iniziare, bisogna sorvegliare molto strettamente l’uso, creando le condizioni per un ambiente protetto, sicuro e accogliente, un po’ il salotto di casa, dove non vogliamo che nessuno inquini l’ambiente con conversazioni non consone, o parlando con un tono e di argomenti che possono mettere in imbarazzo le persone.
